先搞清楚角色：陪同、司机、讲解可能是分开的三个人
准备"条件"之前，先弄清楚"中文导游"底下可能站着几个人，你要给的信息最终是分给这几个角色的。常见组合是：中文陪同负责沟通与衔接，司机负责驾驶，专业讲解由当地导游完成、再由陪同转述。三个角色也可能合并成一到两个人，取决于行程复杂度。完整角色区别见 菲律宾中文导游怎么找：领队、地陪与陪同怎么选。
先划一条边界：本文只讲客户这一侧要满足什么，不讲怎么挑人——那是供给侧的问题，渠道形态见 菲律宾中文导游在哪办：中介、机构与直营团队怎么分。
团队人数有没有门槛：从一个人到几十人都能配，但安排逻辑不同
人数本身不是门槛——一个人自由行和几十人的团队都是常见需求，但超过某个规模之后安排逻辑会变，这是该提前知道的事，不是要满足的资格。
- 一到四人。通常一位中文陪同就能覆盖全程，安排最简单。
- 五到十几人。要考虑用车座位数、一位陪同能不能照看到队尾，常见做法是加派协助人员或换更大车型。
- 十几人到几十人。多半要拆成多车、配多位陪同，或由一位领队统筹分段协助，配比取决于行程密度、是不是跨岛。
人数不是资格，是变量。它不决定你能不能请，只决定对方怎么排人排车，把预计人数以及会不会临时增减说清楚，比人数本身重要。
要提前多久联系：常规单日和跨岛、旺季不是一回事
提前量因行程而不同，不是一个统一的数字。市内单日、非旺季的安排通常比较紧凑；跨岛、要跨市随行、旺季（春节、复活节、暑期、圣诞）以及要求全程固定同一个人的安排，都需要更早联系——原因是能跨岛随行、旺季还有档期的人本来就更少，越早说可选范围越大。具体提前多久、从提需求到确认人选的顺序，见 菲律宾中文导游怎么办：从提需求到确认人选的顺序，这里只强调："越晚联系、可选范围越小"是客户这边该承担的现实。
对接前要给齐的四类信息，缺一类就配不准
能不能配对人、配对车，取决于你有没有一次把下面四类信息说全，逐条给比来回补更省时间。
- 人员信息。总人数、有没有老人小孩、体力与行动能力、有没有需要特别照顾的成员。
- 行程与时间信息。抵离日期、航班或船班号、每天大致起止时间、是否跨岛跨市。
- 服务类型信息。要讲解还是纯粹的沟通协调，或者两者都要；有没有需要正式口译的环节。这一项决定该配讲解型还是事务协调型的人。
- 约束与偏好信息。必须准点到达的节点（接机、会议、婚礼）、饮食限制，判断方法见 哪些行程值得配中文陪同。
不需要一次给到最细，但要给到能让对方判断"配不配得出人、配不配得出车"，信息越晚补齐，能选的空间就越小。
不确定自己这趟该给哪些信息才够？→ 把人数、日期和行程大致情况发给易行，按上文四类信息帮你理一遍
人数中途变了怎么办：通知得越早，能调整的余地越大
团队人数在出发前发生变化——加人、减人、有人临时退出——是很常见的事，但客户这边有一条现实要接受：通知得越晚，对方能调整的余地越小。用车座位数、陪同人数、跨岛船位都是按预定人数安排的，人数一变，车型与档期都可能要跟着调，而这些资源不是随时都有空档，尤其是跨岛与旺季这类本就紧张的时段。
实际做法是一旦知道人数会变就第一时间告知，而不是等到出发前才一次性说；这不是固定时限，而是"早说比晚说主动"的现实，临时加人同理，多一个人可能意味着多订一间房、多留一个座位。
真正的硬条件只有两条，其余都是软条件
把上面几节合在一起看，客户这边真正的硬条件只有两条：行程与人数信息要如实、完整地给到；变动要在对方还有调整余地的时候通知到。除此之外，人数多少、要不要讲解、要不要跨岛，都是软条件，只影响安排方式，不构成门槛。
常被误当成门槛的三件事：人少不能请——一个人或两位一起出行都是常见配置；不确定要讲解还是要陪同不能请——把需求说出来即可；没有精确到分钟的行程不能请——大致日期就能开始谈。真正该在意的是上面两条硬条件有没有做到。怎么核实对方这一侧是不是靠谱，属于供给侧问题，见 菲律宾中文导游在哪办：中介、机构与直营团队怎么分。
团队人数还没定死、行程也还在调整，能不能先问一版？→ 把大致情况发给易行，先判断能不能配、需要补哪些信息