先搞清楚角色：陪同、司機、講解可能是分開的三個人
準備"條件"之前，先弄清楚"中文導遊"底下可能站着幾個人，你要給的信息最終是分給這幾個角色的。常見組合是：中文陪同負責溝通與銜接，司機負責駕駛，專業講解由當地導遊完成、再由陪同轉述。三個角色也可能合併成一到兩個人，取決於行程複雜度。完整角色區別見 菲律賓中文導遊怎麼找：領隊、地陪與陪同怎麼選。
先劃一條邊界：本文只講客户這一側要滿足什麼，不講怎麼挑人——那是供給側的問題，渠道形態見 菲律賓中文導遊在哪辦：中介、機構與直營團隊怎麼分。
團隊人數有沒有門檻：從一個人到幾十人都能配，但安排邏輯不同
人數本身不是門檻——一個人自由行和幾十人的團隊都是常見需求，但超過某個規模之後安排邏輯會變，這是該提前知道的事，不是要滿足的資格。
- 一到四人。通常一位中文陪同就能覆蓋全程，安排最簡單。
- 五到十幾人。要考慮用車座位數、一位陪同能不能照看到隊尾，常見做法是加派協助人員或換更大車型。
- 十幾人到幾十人。多半要拆成多車、配多位陪同，或由一位領隊統籌分段協助，配比取決於行程密度、是不是跨島。
人數不是資格，是變量。它不決定你能不能請，只決定對方怎麼排人排車，把預計人數以及會不會臨時增減説清楚，比人數本身重要。
要提前多久聯繫：常規單日和跨島、旺季不是一回事
提前量因行程而不同，不是一個統一的數字。市內單日、非旺季的安排通常比較緊湊；跨島、要跨市隨行、旺季（春節、復活節、暑期、聖誕）以及要求全程固定同一個人的安排，都需要更早聯繫——原因是能跨島隨行、旺季還有檔期的人本來就更少，越早説可選範圍越大。具體提前多久、從提需求到確認人選的順序，見 菲律賓中文導遊怎麼辦：從提需求到確認人選的順序，這裏只強調："越晚聯繫、可選範圍越小"是客户這邊該承擔的現實。
對接前要給齊的四類信息，缺一類就配不準
能不能配對人、配對車，取決於你有沒有一次把下面四類信息説全，逐條給比來回補更省時間。
- 人員信息。總人數、有沒有老人小孩、體力與行動能力、有沒有需要特別照顧的成員。
- 行程與時間信息。抵離日期、航班或船班號、每天大致起止時間、是否跨島跨市。
- 服務類型信息。要講解還是純粹的溝通協調，或者兩者都要；有沒有需要正式口譯的環節。這一項決定該配講解型還是事務協調型的人。
- 約束與偏好信息。必須準點到達的節點（接機、會議、婚禮）、飲食限制，判斷方法見 哪些行程值得配中文陪同。
不需要一次給到最細，但要給到能讓對方判斷"配不配得出人、配不配得出車"，信息越晚補齊，能選的空間就越小。
不確定自己這趟該給哪些信息才夠？→ 把人數、日期和行程大致情況發給易行，按上文四類信息幫你理一遍
人數中途變了怎麼辦：通知得越早，能調整的餘地越大
團隊人數在出發前發生變化——加人、減人、有人臨時退出——是很常見的事，但客户這邊有一條現實要接受：通知得越晚，對方能調整的餘地越小。用車座位數、陪同人數、跨島船位都是按預定人數安排的，人數一變，車型與檔期都可能要跟着調，而這些資源不是隨時都有空檔，尤其是跨島與旺季這類本就緊張的時段。
實際做法是一旦知道人數會變就第一時間告知，而不是等到出發前才一次性説；這不是固定時限，而是"早説比晚説主動"的現實，臨時加人同理，多一個人可能意味着多訂一間房、多留一個座位。
真正的硬條件只有兩條，其餘都是軟條件
把上面幾節合在一起看，客户這邊真正的硬條件只有兩條：行程與人數信息要如實、完整地給到；變動要在對方還有調整餘地的時候通知到。除此之外，人數多少、要不要講解、要不要跨島，都是軟條件，隻影響安排方式，不構成門檻。
常被誤當成門檻的三件事：人少不能請——一個人或兩位一起出行都是常見配置；不確定要講解還是要陪同不能請——把需求説出來即可；沒有精確到分鐘的行程不能請——大致日期就能開始談。真正該在意的是上面兩條硬條件有沒有做到。怎麼核實對方這一側是不是靠譜，屬於供給側問題，見 菲律賓中文導遊在哪辦：中介、機構與直營團隊怎麼分。
團隊人數還沒定死、行程也還在調整，能不能先問一版？→ 把大致情況發給易行，先判斷能不能配、需要補哪些信息