先弄清對方要的是什麼：查看、更正、刪除、反對，是不同的請求
菲律賓的數據隱私法賦予資料主體一組權利，常見的有：被告知資料如何被處理、查看自己的資料、更正不準確的資料、要求刪除或封存、反對某些處理、以及在一定條件下取得資料的副本。企業要建立哪些制度來對應這些權利，見 菲律賓數據隱私法對企業的基本要求。
實際收到的請求往往是混合的，例如離職員工説「把我的人事檔案給我一份，然後把我的資料都刪了」，客户説「你們為什麼有我的手機號，馬上刪掉，別再聯繫我」。第一步是把請求拆開：哪一部分是查看，哪一部分是刪除，哪一部分是停止營銷聯繫。不同的請求，公司的義務和可以拒絕的理由都不一樣。
還要分清請求人是誰、請求的是哪一類資料：員工的人事檔案、薪資和考勤記錄、監控錄像、面試和背景調查記錄，客户的訂單、聊天記錄和聯繫方式，往往分散在不同的系統和不同的部門。先讓一個人負責牽頭，把相關部門拉進來，而不是讓收到請求的前台或客服自己處理。
第一步：核實身份並書面確認收到，不要直接把資料發出去
收到請求後，先核實請求人確實是資料主體本人或其合法授權的代理人。把員工的完整人事檔案發給一個冒充者，本身就是一次資料泄露，後果比不回覆更嚴重。
核實的方式要與資料的敏感程度相稱：在職員工可以由人事當面核對；離職員工或客户可以通過公司已登記的聯繫方式回電確認，或要求提供能證明身份的信息；由他人代為請求的，要求出示書面授權。核實時只收集必要的信息，不要藉機要求對方提供更多與請求無關的個人資料。
身份核實後，書面確認收到請求，説明公司會在合理時間內答覆，以及如果需要進一步澄清請求範圍會怎樣聯繫對方。答覆期限以隱私法規和隱私委員會當期規定為準，公司內部應當設一個明確的處理時限，並記錄收到請求的日期。
如果請求範圍過於籠統，例如「把你們有的關於我的一切都給我」，可以禮貌地請對方説明重點，但不能以範圍不清為由拒絕處理。
查看和取得副本：給什麼、不給什麼、怎麼給
原則上，資料主體有權知道公司保存了哪些關於他的個人資料、資料的來源、用途、接收方和保存期限，並取得資料的副本。
整理答覆時，要逐一檢索相關係統：人事系統、薪資和考勤、郵件和聊天記錄、監控錄像、客户管理系統、紙質檔案。把屬於請求人的資料彙總，按可讀的形式提供。需要特別處理的是涉及他人的內容：監控畫面裏的其他員工、聊天記錄裏其他人的信息、投訴材料裏的證人身份等，提供前要對他人的個人資料作遮蓋處理，避免滿足一個人的請求卻侵犯了另一個人的隱私。
有些內容可以依法不提供或限制提供，例如涉及正在進行的調查、法律程序或法律特權的資料，或者提供會嚴重損害他人權利的內容。是否適用這些例外要個案判斷，拿不準時請教律師或隱私顧問，並在答覆中説明不提供的部分和理由，不能只説「公司規定不能給」。
提供方式要安全：加密的電子文件、通過已核實的渠道發送，或者當面交付並簽收。
刪除和停止處理：哪些能刪，哪些依法必須留
資料主體可以要求刪除或封存資料，但這項權利不是絕對的。公司在滿足刪除請求之前，要先判斷這些資料有沒有依法必須保留的理由。
常見的必須保留的情形：勞動法規要求僱主保存的人事、薪資和考勤記錄；税務法規要求保存的交易和會計憑證；為應對已經發生或可以合理預見的勞動爭議、訴訟而需要保留的證據；以及合同仍在履行中所必需的資料。這些資料可以拒絕刪除，但要限制用途、不再用於其他目的，並在保存期屆滿後刪除。各類記錄的保存期限以相關法規當期規定為準。
可以刪除或應當停止處理的常見情形：營銷用的聯繫方式和偏好，在對方明確拒絕營銷後應停止使用；已經沒有處理目的、也沒有保留義務的資料；當初收集時就不必要的資料。刪除要覆蓋所有副本，包括業務人員個人手機裏存的客户聯繫方式、共享盤裏的導出表格和備份。
答覆時寫清楚：哪些已刪除或停止使用、哪些依法保留以及保留的理由和期限。如果請求人對答覆不滿意，告知其可以向隱私委員會提出投訴——這既是透明，也表明公司有底氣。
員工請求的幾個常見場景：離職、糾紛中、要看監控
員工的請求最常發生在關係緊張的時候，處理不當很容易與勞動爭議糾纏在一起。
離職員工要人事檔案副本：提供其個人資料部分，涉及他人的內容遮蓋，公司內部對其表現的評價性記錄是否提供、如何提供，要個案判斷。員工要求刪除全部資料：勞動法規要求保存的記錄不能刪，但要説明理由，並停止將其資料用於與保存義務無關的用途，例如從公司宣傳材料、內部羣組中移除。
正在發生勞動糾紛的員工提出查看請求：這時請求往往是在為爭議收集證據。公司仍要按隱私法規答覆，不能以「有糾紛」為由一概拒絕，但對屬於法律特權或正在調查的部分可以依法處理。最好讓負責勞動糾紛的律師一起看答覆內容。員工要求查看監控錄像：先確認錄像是否還在保存期內，提供涉及其本人的片段，對其他人的影像作遮蓋處理。公司使用指紋、人臉打卡和監控時應當告知員工的事項，見 用指紋人臉打卡合法嗎。
招聘中被拒的應聘者要求查看背景調查結果，也屬於常見請求，相關邊界見 菲律賓背景調查怎麼做。
把一次請求變成制度，以及易行能做什麼
第一次收到這類請求時，很多公司會手忙腳亂。處理完之後，正好把流程固定下來：指定隱私負責人和聯繫方式、在隱私聲明裏寫明如何提出請求、建一個請求登記表記錄收到日期、核實方式、處理人、答覆日期和結果、整理一份公司保存的個人資料清單和各類資料的保存期限。
資料清單最有用：知道資料存在哪裏、誰能訪問、保存多久，下一次檢索就從幾天縮短到幾小時，也能在資料泄露時快速判斷影響範圍，見 客户數據泄露了怎麼辦。同時提醒業務人員不要把客户資料存在個人設備和私人賬號裏，這是刪除請求最難徹底執行的地方。
易行國際旅行社（SEC 註冊號 CS202009551，菲律賓移民局認證代辦 BI Accreditation No. CA-202624381-1，並持有勞工部 DOLE 認證）為在菲企業提供 合規託管服務，包括隱私聲明與內部流程的梳理、資料請求登記表和答覆模板的整理、員工資料保存期限的核對，以及在涉及勞動爭議或法律特權時對接執業律師和隱私顧問。答覆期限、例外情形和資料保存期限以隱私委員會及相關法規當期規定為準。個案請諮詢執業律師，本文不構成法律意見。