第一步：盘点手里有什么、文件要用在哪
动手查档案之前，先把两件事想清楚，能省掉很多来回。
手里有什么。翻出所有和这所学校有关的原件和复印件：毕业证书、成绩报告卡（家长手里常见的 Form 138）、学生证、缴费收据、入学通知、照片册、和学校往来的信件。原件哪怕不完整，也能帮主管部门定位档案，甚至在档案缺失时作为替代证明的一部分。把学校当年的全称、所在城市和地址、入学和离校年份、当年的学号写下来，学校改过名的，新旧名称都记上。
要用在哪。用途决定你需要哪种文件和哪种认证：
- 国内中小学插班或升学：通常要成绩单和在读或毕业证明，是否要认证看国内学校和教育部门的要求，见 孩子回国上学成绩单不认怎么办。
- 国内学历认证或求职：大学阶段的学位证明一般要经过学历认证机构审核，被拒时的处理见 菲律宾学历留服认证被拒怎么办。
- 移民、出国或其他国家使用：通常要海牙认证。
先问清接收方要的是哪几份文件、要不要认证、能否接受核证副本，再去调档，避免拿到了却用不上。
学校停办后，档案一般去了哪里
在菲律宾，私立学校停办时，学生档案通常需要按规定移交或指定保管，常见的去向有几种，以实际查询结果为准：
- 中小学（基础教育）：多由教育部（DepEd）的地方分局（Schools Division Office）或大区办公室接收，或由主管部门指定附近的学校保管。先联系学校原所在地的分局。
- 大学和学院：多由高等教育委员会（CHED）的大区办公室处理停办院校的学生记录。先联系学校原所在大区的办公室。
- 学校被合并、改名或由其他机构接手：档案往往随学校一起转到新的办学主体。查一下当年的学校是否被并入另一所学校，或者原来的举办方（例如教会或基金会）是否还在办其他学校。
查找时用电话和邮件都可以，但最终以书面答复为准。说明你要找的学校全称、地址、就读年份和学生姓名（含当年使用的英文拼写），询问档案是否由该办公室保管、如果不是应该向哪里查询。
很多人卡在第一步，是因为只记得学校的俗称或中文名。把手里文件上的英文全称、印章上的名称都抄下来，查起来会快很多。旧学校的转学和学籍文件基本知识，可参考 Form 137 转学记录怎么开 中关于学校关门的一节。
怎么申请调档、开核证副本
找到保管单位后，申请一般包括以下几样，具体以对方当期要求为准：
- 书面申请：写明学生姓名、出生日期、学校名称、就读年份、需要的文件种类和份数、用途。
- 身份证明：申请人的护照或身份证件复印件；如果当年的学生已经成年，通常要本人申请或本人授权。
- 关系与授权文件：家长代未成年子女申请要有亲子关系证明；委托他人代办要有授权书。人在国外的，授权书通常需要在当地公证或经使领馆办理，再寄到菲律宾，具体形式问清保管单位。
- 手里的旧文件：毕业证、成绩报告卡的复印件，帮助对方核对。
常见的成品有两类：档案原件的核证副本（certified true copy），以及主管部门出具的证明函，说明该生曾在某校就读、在何时毕业。哪一种能满足你的用途，取决于接收方，所以前一步问清楚很重要。
处理时间和费用各办公室不一，以对方答复为准。旧档案需要人工查找，留出比平常更长的时间，不要等到截止日前一周才开始。
拿到之后：认证链怎么走
如果文件要拿到菲律宾以外使用，通常要做认证。常见做法是两段：
- 主管部门核证：基础教育文件常由教育部相应办公室出具核证与核实（常被称为 CAV），大学文件常由高教委办理。停办学校的档案正好由这些部门保管或可查，往往可以一并申请。
- 外交部海牙认证：主管部门核证之后，再到菲律宾外交部办理海牙认证（apostille），基本流程见 菲律宾海牙认证全解。中国已经适用海牙认证，经过 apostille 的文件在中国使用一般不需要再办领事认证。
认证常见的卡点：文件上没有保管单位的正式签章；学生姓名拼写和护照不一致；申请的文件种类不在主管部门的核证范围内。提前对照接收方要求，把姓名拼写不一致的地方准备好说明材料（比如曾用名证明）。
具体哪些文件、由哪个层级核证，各部门规定会调整，以当期答复为准。如果接收方只要核证副本而不要海牙认证，就不必多走一步。
档案确实找不到了：怎么拿到替代证明
少数情况下，学校停办时档案没有完整移交，或者年代久远保存不全。这时要做的是把「找不到」变成一份可以用的书面结论：
- 请保管单位或主管部门出具书面说明，写明经查询未找到某生的记录，或记录不完整。这份说明本身就是接收方判断时的重要依据。
- 整理手里的原件：毕业证、成绩报告卡、学生证、当年的缴费收据。原件比复印件有分量，必要时可以请主管部门对原件出具核证意见，是否可行以对方答复为准。
- 补充旁证：同期的出入境记录、当年学生签或学习许可的记录、学校时期的照片，可以帮助证明就读事实。
- 宣誓书：部分场合接收方会接受本人或家长的宣誓陈述配合其他材料，但能否接受完全取决于接收方，先问再办。
如果是为了国内升学而找不到旧成绩，有时更现实的路是由国内学校安排入学测试或编班评估，而不是执着于补齐每一份旧文件。和接收方沟通时，先说明学校已停办和查询经过，再问对方能接受的替代方式。
要留意的事，以及易行能做什么
几个经验：
- 如果孩子现在还在菲律宾读书，每学年结束时把成绩报告卡原件和学校出具的证明留存一套，扫描备份。档案出问题时，家里的原件是最快的救命稻草。
- 离开一所学校时，顺手开好成绩单、毕业证明和在读证明，哪怕暂时用不上。
- 名字拼写在护照、学校和各类证件上保持一致，避免多年后认证时卡在拼写上。
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