前三天：保护现场、报案拿报告、通知保险，一步都不能省
火扑灭、人员清点完之后，第一件事是把现场封起来：拉警戒线、派人值守、禁止任何人搬动或清理，包括你自己的员工。火灾现场要等消防局的火灾调查人员勘查，他们出具的火灾调查结论和火灾证明是保险理赔、税务申报和责任认定的共同基础；盗窃现场要等警方勘查，门锁、窗户、监控录像、出入登记都是证据。在专业人员到场前，你能做的是从各个角度拍照录像，记录时间、天气、在场人员，把监控录像另存一份并防止被覆盖。
第二件事是报案并索取书面文件：火灾向辖区消防局报告并申请火灾证明，盗窃向辖区警察局报案并索取报案记录，报案的做法见 在菲律宾报警怎么报。第三件事是当天书面通知保险公司或保险经纪人，告知出险时间、地点、大致情况，请其指派公估人；保单一般要求在出险后很短的期限内通知，并在规定期限内提交正式的损失证明，具体期限以保单条款为准。第四件事是防止损失扩大：把未受损的货转移到安全处、遮盖淋湿的货、临时加固门窗和增派保安，这些合理费用留好单据。在公估人看过之前，受损货物不要丢弃或变卖。
证明损失：账面库存、实地盘点和单据三样要对得上
保险公司和税务局问的是同一个问题：出事那一刻仓库里到底有什么、值多少钱，你拿什么证明。做法是三样东西相互印证。第一是账面库存：从仓库管理系统或会计账里导出出事前最近一次的库存明细，连同此后到出事当天的入库单、出库单，推算出理论库存。第二是实地盘点：在公估人或调查人员在场时清点残存货物，分为完好、可修复或可降价处理、全损三类，逐项拍照。第三是价值依据：采购发票、进口报关单、付款凭证，证明每一类货的成本。理论库存减去残存，就是损失数量，再乘以有据可查的成本。
最常见的麻烦是账实本来就不符，或者关键单据就放在被烧的仓库里。所以要尽快从供应商、银行、报关行、会计师那里调取副本，云端有备份的立刻导出。如果仓库里有别人的货，比如你是替客户保管的，或者你是三方仓的客户、货和别家混放，要分别列清各自的清单，不要把别人的货算进自己的损失，也不要漏掉自己对别人货物的赔偿责任。被盗的情形还要查内部：出入库权限、钥匙和门禁记录、近期离职人员，怀疑内部人员参与时的处理顺序见 发现员工偷东西怎么办。
谁来赔：自有仓、租来的仓、三方仓三种情形责任不一样
责任归属取决于货是谁在看管，先分清你是哪一种：自己租仓自己管、把货交给三方仓管、还是你自己就是替别人管货的仓储方。自己租仓自己管的，存货的风险原则上在你自己身上，主要靠你自己的财产保险；房东的保险通常只保建筑物本身，不保你的货。只有当火灾或盗窃是因为房东的过错，比如电路年久失修屡次报修不理、消防设施失效、承诺的安保没有到位，你才有向房东索赔的基础，这要看租约怎么写和证据够不够。邻居仓库起火殃及你的，则是向有过错的邻居或其保险公司追偿。
把货交给三方仓的，仓储方作为保管人负有妥善保管的义务，货在它保管期间灭失或被盗，原则上由它证明自己没有过失；但几乎所有仓储合同都写了赔偿限额和免责情形，有的限额相对货值非常低，有的直接约定货主自行投保。所以要立刻把仓储合同找出来看三条：责任期间、赔偿标准、通知期限，并在期限内书面索赔。三方仓的选择与合同要点见 菲律宾三方物流怎么用 和 在菲律宾选仓库。反过来，如果你是仓储方，就要同时通知自己的责任保险和每一位货主。运输途中的货损是另一套规则，见 运输途中货损怎么索赔。
保险理赔：配合公估、别夸大、注意保额不足会按比例赔
理赔阶段的原则是配合、如实、留底。公估人会要求查看现场、账册、采购与销售单据、消防局或警方的报告、租约和仓储合同，你按清单逐项提供，提供不了的说明原因并给出替代证据。有几件事要有心理准备。其一，保额不足会按比例赔付：如果你按较低的金额投保而实际库存远高于保额，即使只是部分损失，赔款也会按投保比例打折。其二，保单通常列有保证条款，例如消防设施保持有效、易燃品按规定存放、夜间有人值守、监控正常运行，出险时不符合这些条件可能成为拒赔理由。其三，盗窃险往往要求有明显的暴力侵入痕迹，监守自盗或者说不清怎么丢的「神秘失踪」常在除外责任里。
千万不要为了多赔而虚增库存、伪造单据，保险欺诈会导致整张保单的赔付被拒，并带来刑事风险。对公估结论有异议时，以书面形式逐项说明并补充证据；仍谈不拢的，保单里一般有争议解决条款，也可以了解保险监管部门的投诉渠道。赔款到账前如果资金紧张，可以问保险公司能否对无争议部分先行预付。残值货物的处理要取得保险公司同意。如果仓库还放着向银行质押的货或者供应商保留所有权的货，赔款的受益人可能不是你，要一并核实。
税务损失申报与对客户、供应商的交代
存货因火灾、盗窃等意外损失，在税务上能否作为损失扣除，取决于你有没有在税务局规定的期限内提交经宣誓的损失申报并附上证明文件；这个期限从出事之日起算并且不长，具体以税务局当期规定为准。申报通常需要说明事件经过、损失资产的清单和成本、消防局或警方的报告、保险索赔情况。保险赔回来的部分不能再重复作为损失扣除。损失货物已经抵扣的进项税怎么处理、被烧毁的账簿发票如何向税务局报告并重建，都要请你的会计师当周就跟进，账簿损毁如果没有及时报告，日后稽查时很难解释。
对外沟通同样要在前几天做。给受影响的客户发一份事实清楚、不推诿的书面通知：发生了什么、哪些订单受影响、预计何时恢复供货或如何替代、联系人是谁。合同里有不可抗力或交付延迟条款的，按条款规定的方式和期限发出通知，不通知可能丧失援引的权利。给供应商和银行也要说明情况，尤其是有赊购账期、存货质押或信用额度的。员工方面，如果仓库停摆需要临时停工或调岗，按劳动法的程序办理。仓库重新启用前，消防和营业许可可能需要重新检查，见 消防年检全解 与 消防检查不过怎么办。
出事之前该做的五件事，以及易行能做什么
仓库风险的预防不贵，贵的是没做。第一，存货保险的保额跟着实际库存走，旺季备货前先调高保额，并确认保的是重置成本还是采购成本；第二，库存记录、采购发票和账簿在仓库之外另有备份；第三，每季度做一次账实盘点；第四，消防器材、电路、监控、门禁按期检查并留记录，这些既是防范也是保单保证条款的证据；第五，与三方仓或房东的合同里把责任、赔偿限额和保险安排写清楚。使用保安公司的，核实其执照和保安人员资质，见 保安行业合规。易燃、易爆、冷链等特殊货物另有存放要求，不要和普通货混放。
易行国际旅行社（SEC 注册号 CS202009551，菲律宾移民局认证代办 CA-202624381-1）为在菲中资企业提供 合规托管服务：证照与消防年检的日历管理、仓储与租赁合同的条款梳理、出险后报案材料、损失清单与税务申报文件的整理跟进，以及对接会计师、公估机构和执业律师。我们不是保险公司或律师事务所，不承诺任何理赔或追偿结果。如果你的仓库昨晚刚出事，现在先别清理现场，把保单、租约或仓储合同、最近一次库存表找出来，先把报案和保险通知发出去。个案请咨询执业律师，本文不构成法律意见。