前三天：保護現場、報案拿報告、通知保險，一步都不能省
火撲滅、人員清點完之後，第一件事是把現場封起來：拉警戒線、派人值守、禁止任何人搬動或清理，包括你自己的員工。火災現場要等消防局的火災調查人員勘查，他們出具的火災調查結論和火災證明是保險理賠、税務申報和責任認定的共同基礎；盜竊現場要等警方勘查，門鎖、窗户、監控錄像、出入登記都是證據。在專業人員到場前，你能做的是從各個角度拍照錄像，記錄時間、天氣、在場人員，把監控錄像另存一份並防止被覆蓋。
第二件事是報案並索取書面文件：火災向轄區消防局報告並申請火災證明，盜竊向轄區警察局報案並索取報案記錄，報案的做法見 在菲律賓報警怎麼報。第三件事是當天書面通知保險公司或保險經紀人，告知出險時間、地點、大致情況，請其指派公估人；保單一般要求在出險後很短的期限內通知，並在規定期限內提交正式的損失證明，具體期限以保單條款為準。第四件事是防止損失擴大：把未受損的貨轉移到安全處、遮蓋淋濕的貨、臨時加固門窗和增派保安，這些合理費用留好單據。在公估人看過之前，受損貨物不要丟棄或變賣。
證明損失：賬面庫存、實地盤點和單據三樣要對得上
保險公司和税務局問的是同一個問題：出事那一刻倉庫裏到底有什麼、值多少錢，你拿什麼證明。做法是三樣東西相互印證。第一是賬面庫存：從倉庫管理系統或會計賬裏導出出事前最近一次的庫存明細，連同此後到出事當天的入庫單、出庫單，推算出理論庫存。第二是實地盤點：在公估人或調查人員在場時清點殘存貨物，分為完好、可修復或可降價處理、全損三類，逐項拍照。第三是價值依據：採購發票、進口報關單、付款憑證，證明每一類貨的成本。理論庫存減去殘存，就是損失數量，再乘以有據可查的成本。
最常見的麻煩是賬實本來就不符，或者關鍵單據就放在被燒的倉庫裏。所以要儘快從供應商、銀行、報關行、會計師那裏調取副本，雲端有備份的立刻導出。如果倉庫裏有別人的貨，比如你是替客户保管的，或者你是三方倉的客户、貨和別家混放，要分別列清各自的清單，不要把別人的貨算進自己的損失，也不要漏掉自己對別人貨物的賠償責任。被盜的情形還要查內部：出入庫權限、鑰匙和門禁記錄、近期離職人員，懷疑內部人員參與時的處理順序見 發現員工偷東西怎麼辦。
誰來賠：自有倉、租來的倉、三方倉三種情形責任不一樣
責任歸屬取決於貨是誰在看管，先分清你是哪一種：自己租倉自己管、把貨交給三方倉管、還是你自己就是替別人管貨的倉儲方。自己租倉自己管的，存貨的風險原則上在你自己身上，主要靠你自己的財產保險；房東的保險通常只保建築物本身，不保你的貨。只有當火災或盜竊是因為房東的過錯，比如電路年久失修屢次報修不理、消防設施失效、承諾的安保沒有到位，你才有向房東索賠的基礎，這要看租約怎麼寫和證據夠不夠。鄰居倉庫起火殃及你的，則是向有過錯的鄰居或其保險公司追償。
把貨交給三方倉的，倉儲方作為保管人負有妥善保管的義務，貨在它保管期間滅失或被盜，原則上由它證明自己沒有過失；但幾乎所有倉儲合同都寫了賠償限額和免責情形，有的限額相對貨值非常低，有的直接約定貨主自行投保。所以要立刻把倉儲合同找出來看三條：責任期間、賠償標準、通知期限，並在期限內書面索賠。三方倉的選擇與合同要點見 菲律賓三方物流怎麼用 和 在菲律賓選倉庫。反過來，如果你是倉儲方，就要同時通知自己的責任保險和每一位貨主。運輸途中的貨損是另一套規則，見 運輸途中貨損怎麼索賠。
保險理賠：配合公估、別誇大、注意保額不足會按比例賠
理賠階段的原則是配合、如實、留底。公估人會要求查看現場、賬冊、採購與銷售單據、消防局或警方的報告、租約和倉儲合同，你按清單逐項提供，提供不了的説明原因並給出替代證據。有幾件事要有心理準備。其一，保額不足會按比例賠付：如果你按較低的金額投保而實際庫存遠高於保額，即使只是部分損失，賠款也會按投保比例打折。其二，保單通常列有保證條款，例如消防設施保持有效、易燃品按規定存放、夜間有人值守、監控正常運行，出險時不符合這些條件可能成為拒賠理由。其三，盜竊險往往要求有明顯的暴力侵入痕跡，監守自盜或者説不清怎麼丟的「神秘失蹤」常在除外責任裏。
千萬不要為了多賠而虛增庫存、偽造單據，保險欺詐會導致整張保單的賠付被拒，並帶來刑事風險。對公估結論有異議時，以書面形式逐項説明並補充證據；仍談不攏的，保單裏一般有爭議解決條款，也可以瞭解保險監管部門的投訴渠道。賠款到賬前如果資金緊張，可以問保險公司能否對無爭議部分先行預付。殘值貨物的處理要取得保險公司同意。如果倉庫還放着向銀行質押的貨或者供應商保留所有權的貨，賠款的受益人可能不是你，要一併核實。
税務損失申報與對客户、供應商的交代
存貨因火災、盜竊等意外損失，在税務上能否作為損失扣除，取決於你有沒有在税務局規定的期限內提交經宣誓的損失申報並附上證明文件；這個期限從出事之日起算並且不長，具體以税務局當期規定為準。申報通常需要説明事件經過、損失資產的清單和成本、消防局或警方的報告、保險索賠情況。保險賠回來的部分不能再重複作為損失扣除。損失貨物已經抵扣的進項税怎麼處理、被燒燬的賬簿發票如何向税務局報告並重建，都要請你的會計師當週就跟進，賬簿損毀如果沒有及時報告，日後稽查時很難解釋。
對外溝通同樣要在前幾天做。給受影響的客户發一份事實清楚、不推諉的書面通知：發生了什麼、哪些訂單受影響、預計何時恢復供貨或如何替代、聯繫人是誰。合同裏有不可抗力或交付延遲條款的，按條款規定的方式和期限發出通知，不通知可能喪失援引的權利。給供應商和銀行也要説明情況，尤其是有賒購賬期、存貨質押或信用額度的。員工方面，如果倉庫停擺需要臨時停工或調崗，按勞動法的程序辦理。倉庫重新啓用前，消防和營業許可可能需要重新檢查，見 消防年檢全解 與 消防檢查不過怎麼辦。
出事之前該做的五件事，以及易行能做什麼
倉庫風險的預防不貴，貴的是沒做。第一，存貨保險的保額跟着實際庫存走，旺季備貨前先調高保額，並確認保的是重置成本還是採購成本；第二，庫存記錄、採購發票和賬簿在倉庫之外另有備份；第三，每季度做一次賬實盤點；第四，消防器材、電路、監控、門禁按期檢查並留記錄，這些既是防範也是保單保證條款的證據；第五，與三方倉或房東的合同裏把責任、賠償限額和保險安排寫清楚。使用保安公司的，核實其執照和保安人員資質，見 保安行業合規。易燃、易爆、冷鏈等特殊貨物另有存放要求，不要和普通貨混放。
易行國際旅行社（SEC 註冊號 CS202009551，菲律賓移民局認證代辦 CA-202624381-1）為在菲中資企業提供 合規託管服務：證照與消防年檢的日曆管理、倉儲與租賃合同的條款梳理、出險後報案材料、損失清單與税務申報文件的整理跟進，以及對接會計師、公估機構和執業律師。我們不是保險公司或律師事務所，不承諾任何理賠或追償結果。如果你的倉庫昨晚剛出事，現在先別清理現場，把保單、租約或倉儲合同、最近一次庫存表找出來，先把報案和保險通知發出去。個案請諮詢執業律師，本文不構成法律意見。