五類文件各自的「正式版本」長什麼樣
- 民事登記類。出生證、結婚證、死亡證、CENOMAR 要 PSA 出具的版本，不需另外公證；市政廳或本地登記機關的副本通常不作數。自 2026 年 3 月 16 日起，PSA 電子證書經 PSA Helpline 的海牙認證專用渠道線上下單，發往締約方只出電子認證。
- 無犯罪記錄。要 NBI 出的正式版本。外交部的材料要求寫明它要有鋼印、可在線核驗，個人留存聯不受理。這一類自帶時效，辦太早到遞件時可能已經不能用。
- 私文書。授權委託書、特別授權書、聲明書、同意書、公司董事會決議——先由律師公證，再取得監管該公證人的地區審判法院出具的公證行為授權證明（CANA），才進得了認證環節。
- 學歷類。畢業證、成績單一般先取對應教育主管機關的證明；中小學、大專院校、技職分別對應不同機關，高教的電子學歷認證走線上系統，並自 2026 年 3 月 16 日起實行全數字化認證。
- 公司與商務文件。註冊證、董事會決議、財務文件等，一般要先取得主管機關認證的副本或經公證。商業類還要先過公約排除那一關——直接涉及商業或海關業務的行政文件不在公約適用之列。
遞件當天要帶的：本人、代辦、公司代表各不相同
本人遞件。帶本人有效政府證件的原件和複印件，外交部在申請流程頁列出了可接受的證件，護照在列。窗口這條路自 2024 年 12 月 1 日起只收網上預約，所以還要帶上預約確認信；實際遞件地點以確認信為準，別按「離家近」自己改。
委託他人代辦。認證不要求文件所有人本人到場。代辦人要帶 3 樣：簽字的授權書、文件所有人簽過名的證件複印件，以及代辦人本人證件的原件和複印件。人在國外的，標準做法是出具一份特別授權書（SPA）委託國內的人代辦，SPA 本身通常要在你所在國先公證並加簽。
公司代表。在上面的基礎上另附能證明隸屬關係的文件，例如年度信息表或顯示職位的工作證。
兩條特別容易漏的：未成年人的文件需要父母出具的特別授權書原件；外國人辦理與就業相關的文件，按外交部認證處的常見問答，要出示勞工部的外國人就業許可和移民局的 ACR I-Card。
不確定自己這一類文件還差哪一道前置？→ 把文件名稱和出具機關發給易行，我們按當期口徑核一遍清單
四種一定不收的版本，和三種「看起來對、其實要補」
4 種一定不收：你自己的複印件；掃描打印件；公司或機構自己蓋的 certified true copy；以及已經過了收件方時效要求的舊件。前 3 種的共同問題是——外交部核驗的是簽發機關的簽章，而這些版本上沒有它要找的那個簽章。
3 種「看起來對、其實還差一道」：其一，民事登記證明拿的是本地登記機關的副本而不是 PSA 版；其 2，私文書已經公證，但沒取地區審判法院的公證行為授權證明；其 3，學歷文件直接拿學校開的證明去加簽，沒先過教育主管機關那一環。這 3 種都不是「不能辦」，是「還差一道」，補上就行，文件本身不用重做。
份數要在第一步就數清楚。一份附加證明書對應一份底層文件，紙本交給登記機關、法院或學校之後通常收不回來。要在 兩個地方用就要 兩份各自完整的認證件，在調取正式版本那一步一次性申請，比事後補辦省下整條前置的時間。
時效上有 兩條硬規定：很多收件機關要求民事登記證明在 3 個月或 6 個月內簽發；到期未領的附加證明書，自預定發放日起滿 3 個月會被銷燬。
易行是在菲律賓註冊的私營諮詢公司（SEC 註冊號 CS202009551，移民局認證 BI Accreditation No. CA-202624381-1），與菲律賓外交部、PSA、NBI 及各國使領館均無隸屬關係。我們做的是核對文件版本與前置證明、代為預約、代交代取、銜接翻譯；是否受理由主管機關與收件方決定，我們不承諾結果。本文為一般性介紹，不構成法律意見，個案請諮詢執業律師；辦理口徑與時效以菲律賓外交部認證處當期公佈為準。