五类文件各自的「正式版本」长什么样
- 民事登记类。出生证、结婚证、死亡证、CENOMAR 要 PSA 出具的版本，不需另外公证；市政厅或本地登记机关的副本通常不作数。自 2026 年 3 月 16 日起，PSA 电子证书经 PSA Helpline 的海牙认证专用渠道线上下单，发往缔约方只出电子认证。
- 无犯罪记录。要 NBI 出的正式版本。外交部的材料要求写明它要有钢印、可在线核验，个人留存联不受理。这一类自带时效，办太早到递件时可能已经不能用。
- 私文书。授权委托书、特别授权书、声明书、同意书、公司董事会决议——先由律师公证，再取得监管该公证人的地区审判法院出具的公证行为授权证明（CANA），才进得了认证环节。
- 学历类。毕业证、成绩单一般先取对应教育主管机关的证明；中小学、大专院校、技职分别对应不同机关，高教的电子学历认证走线上系统，并自 2026 年 3 月 16 日起实行全数字化认证。
- 公司与商务文件。注册证、董事会决议、财务文件等，一般要先取得主管机关认证的副本或经公证。商业类还要先过公约排除那一关——直接涉及商业或海关业务的行政文件不在公约适用之列。
递件当天要带的：本人、代办、公司代表各不相同
本人递件。带本人有效政府证件的原件和复印件，外交部在申请流程页列出了可接受的证件，护照在列。窗口这条路自 2024 年 12 月 1 日起只收网上预约，所以还要带上预约确认信；实际递件地点以确认信为准，别按「离家近」自己改。
委托他人代办。认证不要求文件所有人本人到场。代办人要带 3 样：签字的授权书、文件所有人签过名的证件复印件，以及代办人本人证件的原件和复印件。人在国外的，标准做法是出具一份特别授权书（SPA）委托国内的人代办，SPA 本身通常要在你所在国先公证并加签。
公司代表。在上面的基础上另附能证明隶属关系的文件，例如年度信息表或显示职位的工作证。
两条特别容易漏的：未成年人的文件需要父母出具的特别授权书原件；外国人办理与就业相关的文件，按外交部认证处的常见问答，要出示劳工部的外国人就业许可和移民局的 ACR I-Card。
不确定自己这一类文件还差哪一道前置？→ 把文件名称和出具机关发给易行，我们按当期口径核一遍清单
四种一定不收的版本，和三种「看起来对、其实要补」
4 种一定不收：你自己的复印件；扫描打印件；公司或机构自己盖的 certified true copy；以及已经过了收件方时效要求的旧件。前 3 种的共同问题是——外交部核验的是签发机关的签章，而这些版本上没有它要找的那个签章。
3 种「看起来对、其实还差一道」：其一，民事登记证明拿的是本地登记机关的副本而不是 PSA 版；其 2，私文书已经公证，但没取地区审判法院的公证行为授权证明；其 3，学历文件直接拿学校开的证明去加签，没先过教育主管机关那一环。这 3 种都不是「不能办」，是「还差一道」，补上就行，文件本身不用重做。
份数要在第一步就数清楚。一份附加证明书对应一份底层文件，纸本交给登记机关、法院或学校之后通常收不回来。要在 两个地方用就要 两份各自完整的认证件，在调取正式版本那一步一次性申请，比事后补办省下整条前置的时间。
时效上有 两条硬规定：很多收件机关要求民事登记证明在 3 个月或 6 个月内签发；到期未领的附加证明书，自预定发放日起满 3 个月会被销毁。
易行是在菲律宾注册的私营咨询公司（SEC 注册号 CS202009551，移民局认证 BI Accreditation No. CA-202624381-1），与菲律宾外交部、PSA、NBI 及各国使领馆均无隶属关系。我们做的是核对文件版本与前置证明、代为预约、代交代取、衔接翻译；是否受理由主管机关与收件方决定，我们不承诺结果。本文为一般性介绍，不构成法律意见，个案请咨询执业律师；办理口径与时效以菲律宾外交部认证处当期公布为准。