拿到信的第一個小時：先保存，再分診
第一個小時不需要讀懂全文，只需要把信保存好，並找出四個關鍵信息。
先保存：信封、信件、所有附頁一起拍照存檔，注意拍下信封上的郵戳、收件日期和投遞方式（專人送達、掛號、普通郵件、貼在門上）。很多期限從送達日起算，送達日期本身就是關鍵證據。在紙面上寫下你實際收到的日期和收件人。
找四個信息：一是發件人——信頭、落款、印章、簽名，是哪個機關、法院、律所還是公司；二是期限——找帶日期或「within」「no later than」「upon receipt」字樣的句子；三是要求——要你出席、答覆、補交材料、付款，還是隻是告知；四是案號或參考編號——正規公函通常有案號、文號或參考號。
先別做：不要扔、不要撕、不要在信上亂寫；不要立刻撥打信裏給的電話、掃信裏的二維碼或按信裏的鏈接付款，假冒公函的詐騙正是靠這一步得手。
拿不準的，把照片發給你信任的、讀得懂的人逐句翻譯，或者找專業翻譯，再按下面的分類判斷。
這是哪一類信：五種最常見的來源
絕大多數讓華人看不懂的公函，落在五類裏，每一類的緊急程度和處理方向都不同。
法院文書：抬頭寫着某地區法院、寫有案號、出現 summons、subpoena、order、notice of hearing 等字樣。這類通常有嚴格期限，最急。處理見 收到法院傳票或傳喚通知怎麼辦。
檢察官或警方文書：出現 complaint、subpoena、preliminary investigation 等字樣、來自檢察官辦公室或警局。也很急，需要儘快找律師。
Barangay（社區）通知：來自社區調解處，要你在某日到場調解。很多糾紛要先經過這一步，不去可能影響後續，見 收到 Barangay 調解通知怎麼辦。
政府機關公函：税務局、移民局、勞工部、市政府等發來的通知、補件要求、檢查通知。税務類見 收到 BIR 責令提交賬簿怎麼辦。
律師函或催款函：由律所或個人律師發出，代表對方提出要求，常見是催款、要求停止某行為、警告將起訴。律師函本身不是法院命令，但不該置之不理，見 菲律賓律師函是什麼、收到怎麼辦。
怎麼判斷真假：只用你自己找到的聯繫方式
核實真假的原則只有一條：不要用信裏給的電話、郵箱和鏈接，用你自己從官方渠道找到的聯繫方式去問。
常見的假公函特徵：要求你通過私人賬户、電子錢包或點卡付款；催促你「今天之內」付清否則立即逮捕或遣返；只留了手機號或聊天軟件賬號；文書錯字多、格式粗糙、沒有案號或文號；聲稱來自移民局卻要你把護照交給某個人。
核實方法：從機關或法院的官方網站、官方公告或你以前打過交道的窗口找到聯繫方式，報上信裏的案號或文號詢問是否真實、要你做什麼。法院文書可以向法院書記處詢問；律所發的函可以查該律師的執業信息。
真實的政府機關和法院一般不會要求你把錢轉進私人賬户，也不會通過私人聊天軟件要你交「保證金」。冒充移民局、使館的套路見 冒充移民局、使館來電怎麼辨別。
即使判斷是假的，也把信保存好，必要時報案；如果是真的，按期限盡快處理，不要因為懷疑而拖過期限。
有期限的信：期限怎麼算、來不及怎麼辦
有期限的公函，最大的風險不是內容本身，而是錯過期限後失去答辯、申辯或補正的機會。
先找起算點：期限通常從送達或收到之日起算，也有的寫明具體截止日期。把你實際收到的日期、信上寫的日期都記下來，拿不準起算點的，請律師或發件機關確認，不要自己按最樂觀的方式理解。
來不及準備時：很多程序允許在期限內書面申請延期或説明情況，但要在期限屆滿之前提出，並保留提交憑證。期限已經過了的，也不要就此放棄，儘快找律師看還有沒有補救的餘地。
人不在菲律賓時：信寄到你在菲律賓的地址、你人在國外的，儘快請家人或物業把信拍照發給你，同時聯繫律師。需要委託別人代為處理的，委託書怎麼做見 菲律賓授權書怎麼寫。
本文不寫任何具體天數，各類文書的期限以文書本身和主管機關、法院的規定為準。
翻譯和理解：別隻靠機器翻譯
機器翻譯可以幫你大概知道是什麼信，但決定怎麼回應之前，要有懂行的人逐句看過。
法律和行政公函裏的用詞往往有特定含義，比如 shall、without prejudice、in default、ex parte，機器翻譯經常譯錯或譯得過於輕描淡寫。他加祿語的公函還可能夾雜地方用語。
可行的做法：先用機器翻譯確認大致類型和期限；有期限或涉及法律後果的，請律師或專業翻譯逐句解釋；回覆時用英文，必要時請律師代擬，不要自己用機器翻譯成英文直接寄回。
要上法庭或在檢察官面前陳述而語言不通的，可以申請翻譯，安排方法見 不懂英文要上法庭怎麼辦。
回覆任何公函之前，都先複印或拍照留底，寄出時用能留下憑證的方式，並保存回執。
分完類之後去哪裏，以及易行能做什麼
認出信的類型之後，按類型去對應的處理路徑；涉及簽證、工作許可、公司合規的，可以找專業顧問一起看。
按類型對號入座：法院和檢察官文書——儘快找執業律師；Barangay 通知——按時到場或書面説明；税務、勞工、市政府公函——按要求補件、答覆或找會計師與顧問；移民局公函——核實真偽後按要求處理，必要時找持牌機構協助；律師函——別急着認賬，也別不理，先請律師評估。
信寄錯人：如果信上的收件人不是你、或者是前任租客的，不要拆開別人的公函，在信封上註明查無此人退回，或交給物業，以免日後被誤認為已經收到。
整理習慣：在菲律賓長期生活，建議把所有公函按時間存檔，掃描一份電子版，並記下每一封的期限與處理結果。
易行可以幫你看懂與簽證、工作許可、公司合規有關的公函並安排後續，找 落地生活顧問 即可；涉及訴訟的，我們會建議你找執業律師。同批還寫了 遠程兼職發現是詐騙怎麼脱身。易行國際旅行社是在菲律賓 SEC 註冊的私營諮詢機構（註冊號 CS202009551），持移民局認證（BI Accreditation No. CA-202624381-1，有效至 2027-06-30），並有勞工部 DOLE 與退休署 PRA 認證；與政府部門無隸屬關係，不代替律師出具法律意見，也不承諾任何辦理結果。
免責：本文為一般性説明，不針對個案；各機構的要求、材料與時間以主管部門當期規定為準。個案請諮詢執業律師，本文不構成法律意見。