先看三样：要你做什么、期限怎么算、谁签发的
结论：不管标题是什么，先用一支笔在文书上圈出这三处，五分钟内你就知道它有多急。
第一，要你做什么。找正文里的动词：到场、出席、提交、答复、说明理由、缴纳、补交、离境。没有任何要求、只是告知某个结果的，紧急程度最低；要求你在某个日期前做某件事的，就是你的待办事项。
第二，期限怎么算。期限可能写成具体日期，也可能写成「收到本文书之日起若干日内」。后一种的起算点是签收日，不是文书落款日，所以签收日期一定要记下来，并保留信封或签收记录。期限写法看不懂，宁可按更早的那个理解去准备。
第三，谁签发、案号是什么。看落款部门和签名人，以及文书上的案号或档案号。案号是你以后追问、调卷、申请副本时的钥匙。
另外留意文书是寄给你本人、你的雇主还是你的代办。如果寄给了别人才转到你手里，签收日期和你实际收到的日期可能不同，这一点在计算期限和以后说明情况时都很重要。
确认是真的移民局文书：核对落款部门、案号格式和寄送方式，有疑问就带着原件到移民局窗口核实，不要按文书上可疑的电话或账户联系、付款。
按紧急程度分三档：哪种当天处理、哪种几天内、哪种存档
结论：要你到场、答辩或说明理由的，最急；要你补件缴费的，次之；告知结果的，看结果决定。
当天就开始处理：传唤类文书（常见名称如 Summons、Subpoena），要求你在某日到场或出席；要求你说明理由的命令（常见名称如 Show Cause Order）；带有听证或约谈日期的通知（Notice of Hearing 一类）；涉及遣返、黑名单、取消签证等不利措施的命令。这些文书错过期限的后果可能很重，收到当天就要联系律师或持牌机构。
几天内处理：要求补交材料、补缴费用、按时到某窗口完成某个步骤的通知。期限通常相对短，拖到最后一天才动容易出问题。
看内容决定、并存档：告知你的申请已被批准的命令（例如签证批准令），或者对你此前申请、请求作出决定的决议。批准类的，核对信息后妥善保管；不利结论的，要立刻看清楚文书里有没有写明可以请求复议或申诉、期限多长。
分档只是帮你排先后，不代表某一类文书一定不重要。任何你看不懂的文书，都按「当天处理」那一档对待，先找人看，再决定。
Order：同一个词，可能是好消息也可能是坏消息
结论：Order 一般指机关作出的决定或命令，先看它是在批准你的事，还是在要求你做某事、对你采取某种措施。
批准类：你提交签证或其他申请后，收到写着批准的命令，常被称为批准令。它是你身份的重要凭证，后面的续期、ACR 卡、出境手续都可能要用到。核对姓名、护照号、签证类别、有效期后，原件妥善保存，复印件和扫描件另存，丢了的补办方法见 批准令、收据、回执丢了怎么补。
要求类：要求你在期限内做某件事的命令，例如说明理由、提交文件、到场。按正文要求和期限处理。
不利措施类：涉及取消签证、遣返、列入名单等措施的命令，后果最重。看清楚它是最终决定还是程序中的一步、是否写明可以请求复议、期限多长。收到这类文书，不要自己去窗口争辩，也不要私下找人「疏通」，先找执业律师。
同一份文书里可能同时有决定和要求，例如驳回申请并要求在某日前离境。逐段读，把每一项要求和期限都列出来。
Resolution：通常是对申请或请求的处理结论
结论：Resolution 一般是机关对某项申请、请求或案件作出的决定，看清结论是什么、还有没有下一步。
你提交过的某项请求，例如复议请求、更正请求或其他书面申请，机关作出处理后，可能以决议的形式通知你结论。决议里通常会写明事实、理由和结论。
结论有利的：按决议里的要求完成后续手续，例如去窗口领取文件、缴费、更新记录。别以为拿到决议就万事大吉，很多决议后面还有你要做的步骤。
结论不利的：先找出文书里关于后续救济的说明，例如能否再次请求复议、向上级机关申诉，以及期限。不同程序的救济途径不同，不能套用别人的经验，以文书写明的内容和律师意见为准。
公司事务里也常见 Resolution 这个词，例如董事会决议，那是公司内部文件，和移民局的决议不是一回事，不要混淆。
收到决议后，把它和你之前提交的请求放在一起归档。以后如果需要正式副本，可以申请 移民局核证副本。
Notice 与 Summons：通知你、还是传唤你
结论：Notice 是告知类，范围很广；传唤类文书则要求你在指定时间到场或作出回应，错过的后果通常更重。
Notice 的范围很广：可能是通知你补件、缴费、领取文件，也可能是通知你某日参加约谈或听证。所以看到 Notice，不能只看标题，一定要看正文。带有具体日期和地点、要求你出席的，按传唤同等紧急程度对待。
传唤类文书（常见名称如 Summons、Subpoena）要求你本人或你的代表在指定时间到场，或者在期限内提交答辩、文件。收到后要立刻做三件事：确认日期和地点；确认是否允许律师代表或陪同；开始准备要求的文件。
如果你认为文书送错了人、写错了名字，或者你根本没有收到过它所提到的前一份文书，不要不理，而是在期限内书面说明，并请律师处理。
如果你是在期限过了以后才知道有这份文书，例如通知寄到了旧地址或前雇主那里，处理方法见 移民局的约谈或听证通知没收到怎么办。文书一直被前雇主或代办扣着的，见 前公司扣着移民局寄给我的信件怎么办。
收到之后的固定动作，以及易行能做什么
结论：拍照、记签收日、列待办、找人看，四步做完再决定怎么回应。
拍照存档：每一页拍清楚，包括信封和签收单，存到云端。原件放进专门的文件夹。
记签收日：在日历上写下签收日期和由此推算出的期限，并提前几天设提醒。
列待办：把文书里要求你做的每一件事和期限逐条列出来，一份文书可能有不止一项要求。
找人看：涉及到场、答辩、说明理由、不利措施的，找执业律师；涉及补件、缴费、领取文件的，可以找持有移民局认证的机构协助。不要只把文书发到群里问「这是什么意思」，网上的猜测不能代替正式意见。
不要做的事：不要不理；不要在没看懂的情况下自己写一封长信辩解；不要私下联系签发人或找人「打招呼」。
易行能做的事：帮你判断文书属于哪一类、期限怎么算、需要准备什么，安排律师或在允许委托的范围内代为递交补件材料，并帮你把后续的签证业务排好顺序。易行是在 SEC 注册的私营咨询公司（注册号 CS202009551），持移民局认证 BI Accreditation No. CA-202624381-1（有效至 2027-06-30），并有劳工部 DOLE 与退休署 PRA 认证；我们不隶属于政府，不能替移民局作决定，也不承诺任何审批结果。个案请咨询执业律师，本文不构成法律意见。需要协助可联系 易行签证与人力服务。