先看三樣：要你做什麼、期限怎麼算、誰簽發的
結論：不管標題是什麼，先用一支筆在文書上圈出這三處，五分鐘內你就知道它有多急。
第一，要你做什麼。找正文裏的動詞：到場、出席、提交、答覆、説明理由、繳納、補交、離境。沒有任何要求、只是告知某個結果的，緊急程度最低；要求你在某個日期前做某件事的，就是你的待辦事項。
第二，期限怎麼算。期限可能寫成具體日期，也可能寫成「收到本文書之日起若干日內」。後一種的起算點是簽收日，不是文書落款日，所以簽收日期一定要記下來，並保留信封或簽收記錄。期限寫法看不懂，寧可按更早的那個理解去準備。
第三，誰簽發、案號是什麼。看落款部門和簽名人，以及文書上的案號或檔案號。案號是你以後追問、調卷、申請副本時的鑰匙。
另外留意文書是寄給你本人、你的僱主還是你的代辦。如果寄給了別人才轉到你手裏，簽收日期和你實際收到的日期可能不同，這一點在計算期限和以後説明情況時都很重要。
確認是真的移民局文書：核對落款部門、案號格式和寄送方式，有疑問就帶着原件到移民局窗口核實，不要按文書上可疑的電話或賬户聯繫、付款。
按緊急程度分三檔：哪種當天處理、哪種幾天內、哪種存檔
結論：要你到場、答辯或説明理由的，最急；要你補件繳費的，次之；告知結果的，看結果決定。
當天就開始處理：傳喚類文書（常見名稱如 Summons、Subpoena），要求你在某日到場或出席；要求你説明理由的命令（常見名稱如 Show Cause Order）；帶有聽證或約談日期的通知（Notice of Hearing 一類）；涉及遣返、黑名單、取消簽證等不利措施的命令。這些文書錯過期限的後果可能很重，收到當天就要聯繫律師或持牌機構。
幾天內處理：要求補交材料、補繳費用、按時到某窗口完成某個步驟的通知。期限通常相對短，拖到最後一天才動容易出問題。
看內容決定、並存檔：告知你的申請已被批准的命令（例如簽證批准令），或者對你此前申請、請求作出決定的決議。批准類的，核對信息後妥善保管；不利結論的，要立刻看清楚文書裏有沒有寫明可以請求複議或申訴、期限多長。
分檔只是幫你排先後，不代表某一類文書一定不重要。任何你看不懂的文書，都按「當天處理」那一檔對待，先找人看，再決定。
Order：同一個詞，可能是好消息也可能是壞消息
結論：Order 一般指機關作出的決定或命令，先看它是在批准你的事，還是在要求你做某事、對你採取某種措施。
批准類：你提交簽證或其他申請後，收到寫着批准的命令，常被稱為批准令。它是你身份的重要憑證，後面的續期、ACR 卡、出境手續都可能要用到。核對姓名、護照號、簽證類別、有效期後，原件妥善保存，複印件和掃描件另存，丟了的補辦方法見 批准令、收據、回執丟了怎麼補。
要求類：要求你在期限內做某件事的命令，例如説明理由、提交文件、到場。按正文要求和期限處理。
不利措施類：涉及取消簽證、遣返、列入名單等措施的命令，後果最重。看清楚它是最終決定還是程序中的一步、是否寫明可以請求複議、期限多長。收到這類文書，不要自己去窗口爭辯，也不要私下找人「疏通」，先找執業律師。
同一份文書裏可能同時有決定和要求，例如駁回申請並要求在某日前離境。逐段讀，把每一項要求和期限都列出來。
Resolution：通常是對申請或請求的處理結論
結論：Resolution 一般是機關對某項申請、請求或案件作出的決定，看清結論是什麼、還有沒有下一步。
你提交過的某項請求，例如複議請求、更正請求或其他書面申請，機關作出處理後，可能以決議的形式通知你結論。決議裏通常會寫明事實、理由和結論。
結論有利的：按決議裏的要求完成後續手續，例如去窗口領取文件、繳費、更新記錄。別以為拿到決議就萬事大吉，很多決議後面還有你要做的步驟。
結論不利的：先找出文書裏關於後續救濟的説明，例如能否再次請求複議、向上級機關申訴，以及期限。不同程序的救濟途徑不同，不能套用別人的經驗，以文書寫明的內容和律師意見為準。
公司事務裏也常見 Resolution 這個詞，例如董事會決議，那是公司內部文件，和移民局的決議不是一回事，不要混淆。
收到決議後，把它和你之前提交的請求放在一起歸檔。以後如果需要正式副本，可以申請 移民局核證副本。
Notice 與 Summons：通知你、還是傳喚你
結論：Notice 是告知類，範圍很廣；傳喚類文書則要求你在指定時間到場或作出回應，錯過的後果通常更重。
Notice 的範圍很廣：可能是通知你補件、繳費、領取文件，也可能是通知你某日參加約談或聽證。所以看到 Notice，不能只看標題，一定要看正文。帶有具體日期和地點、要求你出席的，按傳喚同等緊急程度對待。
傳喚類文書（常見名稱如 Summons、Subpoena）要求你本人或你的代表在指定時間到場，或者在期限內提交答辯、文件。收到後要立刻做三件事：確認日期和地點；確認是否允許律師代表或陪同；開始準備要求的文件。
如果你認為文書送錯了人、寫錯了名字，或者你根本沒有收到過它所提到的前一份文書，不要不理，而是在期限內書面説明，並請律師處理。
如果你是在期限過了以後才知道有這份文書，例如通知寄到了舊地址或前僱主那裏，處理方法見 移民局的約談或聽證通知沒收到怎麼辦。文書一直被前僱主或代辦扣着的，見 前公司扣着移民局寄給我的信件怎麼辦。
收到之後的固定動作，以及易行能做什麼
結論：拍照、記簽收日、列待辦、找人看，四步做完再決定怎麼回應。
拍照存檔：每一頁拍清楚，包括信封和簽收單，存到雲端。原件放進專門的文件夾。
記簽收日：在日曆上寫下簽收日期和由此推算出的期限，並提前幾天設提醒。
列待辦：把文書裏要求你做的每一件事和期限逐條列出來，一份文書可能有不止一項要求。
找人看：涉及到場、答辯、説明理由、不利措施的，找執業律師；涉及補件、繳費、領取文件的，可以找持有移民局認證的機構協助。不要只把文書發到羣裏問「這是什麼意思」，網上的猜測不能代替正式意見。
不要做的事：不要不理；不要在沒看懂的情況下自己寫一封長信辯解；不要私下聯繫簽發人或找人「打招呼」。
易行能做的事：幫你判斷文書屬於哪一類、期限怎麼算、需要準備什麼，安排律師或在允許委託的範圍內代為遞交補件材料，並幫你把後續的簽證業務排好順序。易行是在 SEC 註冊的私營諮詢公司（註冊號 CS202009551），持移民局認證 BI Accreditation No. CA-202624381-1（有效至 2027-06-30），並有勞工部 DOLE 與退休署 PRA 認證；我們不隸屬於政府，不能替移民局作決定，也不承諾任何審批結果。個案請諮詢執業律師，本文不構成法律意見。需要協助可聯繫 易行簽證與人力服務。