先弄清對方要的是哪一份、為什麼非要核證副本
結論：先回去問清要求方要的文件名稱和用途，很多人跑一趟白跑，就是因為申請了錯的那一份。
常見會要求你提供移民局文件核證副本的場合有：法院或檢察機關在案件裏要你證明某段時間的合法身份；新僱主或勞工部要核對你過去的工簽批准記錄；銀行、學校、房東在審核時要求「經移民局確認的批准文件」；中國或其他國家的機關在辦理公證、認證、婚姻或繼承手續時要求菲方文件經過核證；律師在準備複議或申訴時需要正式的檔案複印件。
不同用途要的文件不同：可能是簽證批准令（Order）、某次延期的批准記錄、ACR 卡的簽發記錄、出入境記錄證明，也可能是一份決議或通知。先拿到要求方的書面説明，最好寫明「文件名稱、對應年份或案號、是否需要加蓋印章或附説明頁」。
還要區分三種東西：普通複印件（自己印的，幾乎沒人認）、核證副本（移民局檔案部門蓋章確認與存檔一致）、證明書（Certification，是另一種文件，例如證明你沒有不良記錄或某項記錄存在）。要求方要的是哪一種，決定了你去哪個窗口、交什麼申請。説不清就再問一次，別憑感覺申請。
決定申請之後，先做的四件準備
結論：把檔案號、文件名稱、用途和到期日寫在一張紙上，再出門。
第一，找出與這份文件相關的任何憑證：當初的受理回執、繳費收據、批准令複印件、護照上相關的簽證頁或貼紙。憑證上的檔案號或案號能讓檔案部門很快定位，沒有的話他們要按姓名和護照號檢索，花的時間更長。
第二，確認你的檔案在哪個辦事處。上一次辦理這項業務是在總部還是某個分局，檔案通常就在那裏。如果你搬過城市、檔案位置不確定，先讀 換城市後移民局檔案怎麼調檔，避免去了才發現檔案不在。
第三，寫一份簡短的書面申請，寫明你的姓名、護照號、ACR 號碼（如有）、要申請的文件名稱和對應時間、用途，以及希望領取的份數。用途寫清楚，窗口才好判斷是否需要附加説明。
第四，看要求方給你的期限。核證副本需要檔案部門調卷、複印、核對、蓋章，往往不是當天就能拿到。如果對方的期限很緊，先書面告訴對方你已提出申請，附上受理憑證，爭取寬限，而不是拖到最後一天才去辦。
去哪個窗口、怎麼遞：本人申請的一般流程
結論：向保管檔案的辦事處的檔案或記錄部門遞書面申請，按當期規定繳費，憑領取憑證回來拿。
一般順序是：到檔案所在辦事處問清負責核證副本的窗口；遞交書面申請和身份證件（護照原件、ACR 卡原件及複印件）；窗口核對你的身份和申請內容後開出繳費單，費用以移民局當期收費標準為準；繳費後拿到收據和領取憑證，憑證上通常寫着可以回來領取的時間或聯繫方式。
領取時再帶一次身份證件和收據。拿到後當場核對：姓名拼寫、護照號、文件日期、印章和簽字是否齊全，頁數是否完整。有任何一處不對，當場提出，比事後再跑一趟省事得多。
有幾種情況窗口可能要求你本人到場：申請的是涉及調查、案件或黑名單記錄的文件；你的檔案裏有身份信息不一致需要核實；或者窗口按當期規定只接受本人申請某類文件。這類要求以窗口當場説明為準，不要試圖找人「打通」。
如果窗口告訴你「這裏不受理、去別處」，請對方説明歸口和理由，並留下記錄，做法見 總部和分局互相推怎麼辦。
卡住了怎麼辦：查不到檔案、文件在別人手裏、窗口説不能發
結論：每一種卡住都先要一個書面答覆，再決定下一步。
查不到檔案：先確認你給的信息和檔案裏的一致，名字拼寫、出生日期、護照號換過沒有。換過護照的，舊護照號也要提供。仍然查不到，請窗口書面説明「未能檢索到」的結果，這份説明本身有時就能交給要求方作為解釋。
檔案在別的辦事處：問清是你去那邊申請，還是由這邊發起調卷。不要兩邊都遞，重複申請容易讓檔案流轉更亂。
原件在前僱主或代辦手裏：核證副本是從移民局存檔複印的，不需要你先拿回原件，所以前僱主扣着文件並不妨礙你申請 CTC。如果連以後寄來的通知也落在他們手裏，見 前公司扣着移民局寄給我的信件怎麼辦。
窗口説這份不能發給你：問清是文件本身不對外提供，還是需要附加手續（例如律師申請、法院調取或本人到場）。拿到理由後再告訴要求方，看對方能否接受替代材料。被要求補充清單外文件的處理方法見 窗口臨時要求清單外的文件。
整個過程不要付任何沒有正式收據的費用。
拿到之後：核對、使用、留底，以及易行能做什麼
結論：拿到核證副本只是一半，交出去之前先核對、先掃描、先問清對方要不要原件。
核對：姓名、護照號、日期、印章、簽字、頁數，一項一項看。有錯別交出去，回窗口更正。
留底：每一頁掃描存檔，和原始憑證放在一起。很多機關會把你交的核證副本收走不退，下次再要又得重新申請。如果你預計會多次用到，申請時就多要幾份，省得反覆跑。
使用：給國外機關使用的，問清是否還需要外交部認證或海牙認證，以及順序。給法院或律師使用的，交給律師處理遞交方式。
有時效：有的要求方只接受近期出具的核證副本。交之前問一句。
易行能做的事：幫你確認要求方需要的是哪一份文件、檔案在哪個辦事處，準備書面申請，在允許委託的範圍內代為遞交和領取，並在需要認證時把後續順序排好。易行是在 SEC 註冊的私營諮詢公司（註冊號 CS202009551），持移民局認證 BI Accreditation No. CA-202624381-1（有效至 2027-06-30），並有勞工部 DOLE 與退休署 PRA 認證；我們不隸屬於政府，不能替移民局作決定，也不承諾任何審批結果。個案請諮詢執業律師，本文不構成法律意見。需要協助可聯繫 易行簽證與人力服務。