先判断：这件事需要发公开声明，还是只需要个别通知
不是所有误会都值得发公开声明。公开声明会让更多原本不知情的人知道这件事，所以先判断影响范围。冒名者已经在社交平台公开招揽、多名客户受骗或询问、媒体或大号已经转载、政府机关可能介入，这几种情况下，公开声明是必要的。只是个别客户被骗、或者只在某个小圈子流传，书面通知相关客户和合作方往往更合适。
也要分清声明的类型。澄清声明是说明「这不是我们」，道歉声明是承认「这是我们的错」，两者措辞和法律风险完全不同，不能混写。公司或个人确实做错事要公开道歉，写法见 道歉声明怎么写。被媒体负面报道时先存档再回应的顺序，见 公司被本地媒体负面报道。
第三类常见情形，是公司收回了前员工、前代理或本地经理的授权，需要告诉外界此人已不代表公司。这种「授权终止公告」也属于澄清声明，但要额外写清终止日期和今后的有效签字人，配合内部收权的做法见 本地经理滥用授权怎么办。
澄清声明的五个要素：缺一个都容易被质疑
一份能用的澄清声明，通常包括五个要素。第一，声明主体：公司的完整注册名称和证券登记号，让读者知道是哪家公司在说话。第二，澄清事项：具体说明哪个网站、哪个社交账号、哪个电话或哪个人「不是本公司、未经本公司授权」，写清名称或截图特征，而不是笼统地说「网上有假冒者」。
第三，核实方法：告诉读者怎么确认在跟真正的公司打交道，例如公司只通过哪个官网和哪些官方账号发布信息、正式付款只进公司名下的哪类账户、正式文件上有什么特征。第四，唯一联系渠道：给出一个固定的邮箱或地址，请受影响的人与公司联系，并说明公司会配合主管部门调查。
第五，日期和签署：写明发布日期，由有权代表公司的人署名。这五个要素齐全，读者看得懂，平台审核和政府机关也更容易采信。长度控制在一页以内，越短越好，信息越具体越好。
措辞边界：只说能证明的事实，这几类话不要写
声明最容易出问题的是措辞。原则只有一条：只陈述公司能证明的事实。可以写「某账号与本公司无关，本公司从未授权其以本公司名义收款」；不要写「某某人是骗子」「某某人卷款潜逃」这类定性指控，即使你心里认定如此。点名指控一旦与事实有出入，公司就可能反过来面对诽谤或网络诽谤的指控。
第二类不要写的，是揣测对方动机或评价对方人品，例如「出于报复」「心怀不轨」。第三类是承诺赔偿或承担损失，例如「本公司将负责全部损失」，这可能被理解为承认责任。第四类是过度安抚或保证，例如「请大家放心，绝不会再发生」，事后一旦再出现就失去信用。
如果确实需要提到某个人，例如前员工已离职、不再代表公司，只写客观事实：此人自某日起不再是本公司员工或代理，此后其行为与本公司无关。不写离职原因，不写任何评价。拿不准的措辞，发布前让律师看一眼，成本远低于事后的麻烦。
用什么语言、发在哪里：让真正可能受骗的人看得到
语言跟着受众走。客户主要是菲律宾本地人的，以英文为主，必要时附他加禄语版本；客户主要是华人的，同时发中文版本。多语言版本内容要一致，以一种语言为准并写明，避免翻译差异被人利用。
发布渠道按优先级排：公司官网首页醒目位置或公告栏；公司官方社交账号置顶；向受影响的客户和合作方逐一书面发送；在冒名者活跃的平台上，配合平台的举报流程提交。被假域名、假网站冒充时的下架投诉，见 假冒公司的域名网站怎么投诉下架。
报纸公告或付费广告不是必需的，通常在涉及大量公众、或律师建议需要更正式的公告时才考虑。发布后保存好截图、链接和发布时间，日后报案、向平台申诉或应对纠纷时都用得上。
要不要公证、要不要配宣誓书：看声明拿去做什么
贴在官网和社交账号上的澄清声明，一般不需要公证。需要公证或做成宣誓书形式的，通常是要提交给某个机构使用的场合，例如向平台申诉下架、向银行说明某个收款账户与公司无关、向警方或主管部门报案、在诉讼中作为证据。具体要求以接收机构的口径为准。
这时候常见的做法，是由公司授权代表就事实做一份宣誓书，附上董事会决议或秘书证明，说明此人有权代表公司陈述。宣誓书怎么做、找谁做，见 菲律宾宣誓书怎么办。
公开声明和宣誓书的内容要一致，不能对外说一套、对机构说另一套。先把事实时间线和证据整理清楚，再由同一份底稿分别改写成公开版和提交版。
需要提交给多个机构时，先分别问清楚对方要原件、核证副本，还是要一份抬头写给它的新文件。签好的原件最好在菲律宾留几份，机构临时要的时候当天就能送到，不必再等境外寄送。
示范结构，以及易行能做什么
一份可以改写的结构：标题写「关于某某账号／网站与本公司无关的声明」；第一段写公司全称和登记号，说明近期发现以下账号或人员冒用公司名义；第二段逐项列出这些账号或人员，并说明本公司从未授权；第三段说明核实方法和公司唯一的官方渠道；第四段请受影响者通过指定邮箱联系，公司将配合主管部门调查；最后写日期和署名。
易行国际旅行社（SEC 注册号 CS202009551，菲律宾移民局认证代办 CA-202624381-1）为中资企业提供 合规托管服务：协助整理冒名事件的时间线与证据，起草中英文声明底稿，安排宣誓书与秘书证明的公证，协助向平台和主管部门提交材料，并对接执业律师审阅措辞。
我们不是律师事务所，不就诽谤风险出具法律意见，也不承诺平台或机关的处理结果。如果你今天刚发现被冒名，先截图存证、整理受影响客户名单，再和律师及我们一起定稿，不要匆忙在社交平台上先发一段情绪化的回应。个案请咨询执业律师，本文不构成法律意见。