先判斷：這件事需要發公開聲明，還是隻需要個別通知
不是所有誤會都值得發公開聲明。公開聲明會讓更多原本不知情的人知道這件事，所以先判斷影響範圍。冒名者已經在社交平台公開招攬、多名客户受騙或詢問、媒體或大號已經轉載、政府機關可能介入，這幾種情況下，公開聲明是必要的。只是個別客户被騙、或者只在某個小圈子流傳，書面通知相關客户和合作方往往更合適。
也要分清聲明的類型。澄清聲明是説明「這不是我們」，道歉聲明是承認「這是我們的錯」，兩者措辭和法律風險完全不同，不能混寫。公司或個人確實做錯事要公開道歉，寫法見 道歉聲明怎麼寫。被媒體負面報道時先存檔再回應的順序，見 公司被本地媒體負面報道。
第三類常見情形，是公司收回了前員工、前代理或本地經理的授權，需要告訴外界此人已不代表公司。這種「授權終止公告」也屬於澄清聲明，但要額外寫清終止日期和今後的有效簽字人，配合內部收權的做法見 本地經理濫用授權怎麼辦。
澄清聲明的五個要素：缺一個都容易被質疑
一份能用的澄清聲明，通常包括五個要素。第一，聲明主體：公司的完整註冊名稱和證券登記號，讓讀者知道是哪家公司在説話。第二，澄清事項：具體説明哪個網站、哪個社交賬號、哪個電話或哪個人「不是本公司、未經本公司授權」，寫清名稱或截圖特徵，而不是籠統地説「網上有假冒者」。
第三，核實方法：告訴讀者怎麼確認在跟真正的公司打交道，例如公司只通過哪個官網和哪些官方賬號發佈信息、正式付款只進公司名下的哪類賬户、正式文件上有什麼特徵。第四，唯一聯繫渠道：給出一個固定的郵箱或地址，請受影響的人與公司聯繫，並説明公司會配合主管部門調查。
第五，日期和簽署：寫明發布日期，由有權代表公司的人署名。這五個要素齊全，讀者看得懂，平台審核和政府機關也更容易採信。長度控制在一頁以內，越短越好，信息越具體越好。
措辭邊界：只説能證明的事實，這幾類話不要寫
聲明最容易出問題的是措辭。原則只有一條：只陳述公司能證明的事實。可以寫「某賬號與本公司無關，本公司從未授權其以本公司名義收款」；不要寫「某某人是騙子」「某某人捲款潛逃」這類定性指控，即使你心裏認定如此。點名指控一旦與事實有出入，公司就可能反過來面對誹謗或網絡誹謗的指控。
第二類不要寫的，是揣測對方動機或評價對方人品，例如「出於報復」「心懷不軌」。第三類是承諾賠償或承擔損失，例如「本公司將負責全部損失」，這可能被理解為承認責任。第四類是過度安撫或保證，例如「請大家放心，絕不會再發生」，事後一旦再出現就失去信用。
如果確實需要提到某個人，例如前員工已離職、不再代表公司，只寫客觀事實：此人自某日起不再是本公司員工或代理，此後其行為與本公司無關。不寫離職原因，不寫任何評價。拿不準的措辭，發佈前讓律師看一眼，成本遠低於事後的麻煩。
用什麼語言、發在哪裏：讓真正可能受騙的人看得到
語言跟着受眾走。客户主要是菲律賓本地人的，以英文為主，必要時附他加祿語版本；客户主要是華人的，同時發中文版本。多語言版本內容要一致，以一種語言為準並寫明，避免翻譯差異被人利用。
發佈渠道按優先級排：公司官網首頁醒目位置或公告欄；公司官方社交賬號置頂；向受影響的客户和合作方逐一書面發送；在冒名者活躍的平台上，配合平台的舉報流程提交。被假域名、假網站冒充時的下架投訴，見 假冒公司的域名網站怎麼投訴下架。
報紙公告或付費廣告不是必需的，通常在涉及大量公眾、或律師建議需要更正式的公告時才考慮。發佈後保存好截圖、鏈接和發佈時間，日後報案、向平台申訴或應對糾紛時都用得上。
要不要公證、要不要配宣誓書：看聲明拿去做什麼
貼在官網和社交賬號上的澄清聲明，一般不需要公證。需要公證或做成宣誓書形式的，通常是要提交給某個機構使用的場合，例如向平台申訴下架、向銀行説明某個收款賬户與公司無關、向警方或主管部門報案、在訴訟中作為證據。具體要求以接收機構的口徑為準。
這時候常見的做法，是由公司授權代表就事實做一份宣誓書，附上董事會決議或秘書證明，説明此人有權代表公司陳述。宣誓書怎麼做、找誰做，見 菲律賓宣誓書怎麼辦。
公開聲明和宣誓書的內容要一致，不能對外説一套、對機構説另一套。先把事實時間線和證據整理清楚，再由同一份底稿分別改寫成公開版和提交版。
需要提交給多個機構時，先分別問清楚對方要原件、核證副本，還是要一份抬頭寫給它的新文件。簽好的原件最好在菲律賓留幾份，機構臨時要的時候當天就能送到，不必再等境外寄送。
示範結構，以及易行能做什麼
一份可以改寫的結構：標題寫「關於某某賬號／網站與本公司無關的聲明」；第一段寫公司全稱和登記號，説明近期發現以下賬號或人員冒用公司名義；第二段逐項列出這些賬號或人員，並説明本公司從未授權；第三段説明核實方法和公司唯一的官方渠道；第四段請受影響者通過指定郵箱聯繫，公司將配合主管部門調查；最後寫日期和署名。
易行國際旅行社（SEC 註冊號 CS202009551，菲律賓移民局認證代辦 CA-202624381-1）為中資企業提供 合規託管服務：協助整理冒名事件的時間線與證據，起草中英文聲明底稿，安排宣誓書與秘書證明的公證，協助向平台和主管部門提交材料，並對接執業律師審閲措辭。
我們不是律師事務所，不就誹謗風險出具法律意見，也不承諾平台或機關的處理結果。如果你今天剛發現被冒名，先截圖存證、整理受影響客户名單，再和律師及我們一起定稿，不要匆忙在社交平台上先發一段情緒化的回應。個案請諮詢執業律師，本文不構成法律意見。