發現當天：先收權，再查賬，最後才談追究
發現授權被濫用的當天，順序很重要。先收權，因為他手裏的授權文件還能繼續用，每多拖一天就可能多簽一份東西。由董事會或有權人出具書面撤銷通知，寫明撤銷的授權文件名稱、日期和自何時起失效，送達經理本人並要求簽收；同時通知開户銀行停用他的簽字權和網銀權限，通知主要客户、供應商和房東今後只認哪位聯繫人。
其次是查賬和查文件：調出近一段時間的銀行流水、合同、收據和公司印章使用記錄，列出他以公司名義做過的所有對外行為。最後才是追究，包括是否要求他説明、是否停職、是否報案。很多老闆反過來做，先在電話裏質問，結果對方連夜轉移文件或繼續簽字。
收權時要注意別把公司自己的運轉也一起停掉。比如工資、税務申報和房租的付款還要有人處理，撤銷前先安排好接手的人，至少是一位臨時的書面授權代表。銀行簽字人變更卡住的情況，見 銀行簽字人離職賬户動不了。
逐項對照：他簽的東西在不在授權範圍裏
能不能不認，首先取決於授權文件本身怎麼寫。拿出當初簽發的授權書、董事會決議或秘書證明，看清楚授權的事項、金額或範圍限制、期限、能否轉授權。很多遠程老闆當初為了圖方便，簽的是一份幾乎什麼都能做的概括授權，這種情況下，經理對外簽的合同大多在授權範圍內，公司事後想否認會非常困難。
把他簽過的東西分成三類。第一類明顯在授權內，例如日常採購和按約定付款，這類一般要認，有問題追究的是經理對公司的責任。第二類明顯超出授權，例如授權只寫了辦理執照卻去簽了借款合同、替第三方擔保、處分公司資產，這類有爭取不認的空間。第三類是灰色地帶，授權寫得含糊、對方又有理由相信他有權，這類最容易打官司。
對照的結果要做成一張表：文件名稱、日期、相對方、金額或義務、授權依據、判斷類別、證據。這張表是你後面和律師、銀行、交易對方談判的底稿。授權書本身怎麼寫才不容易被濫用，見 授權書怎麼寫。
對外怎麼説：通知第三方，但別先單方拒付
越權的合同對公司有沒有約束力，關鍵看交易對方是否知道、是否應當知道他沒有這個權限。所以收權之後要儘快讓外界知道：給已知的交易對方發書面通知，説明授權已撤銷、某些事項未經公司授權、今後以誰的簽字為準；必要時在行業內或公司官方渠道發佈聲明。聲明怎麼寫、哪些話不能説，見 公司澄清聲明怎麼寫。
通知不等於宣佈合同無效。對已經簽了、對方也已經履行的合同，不要自己先宣佈不付款或不交貨，否則可能讓公司從有理變成違約一方。正確的做法是由律師發函，説明公司的立場、請求對方提供簽約文件，再協商處理方式。
對於借款和擔保這類最要命的義務，越早讓出借人和債權人知道越好。他們若在收到通知後仍繼續放款或要求履行，公司的抗辯空間會大很多；若拖到對方已經起訴，再爭就被動了。
對內怎麼處理：停職、調查與追償
對經理本人，處理方式取決於事情的性質。只是越權但沒有私利，可能更多是內部紀律和損失分擔的問題；有虛構交易、收回扣、把錢轉到自己或關聯人賬户的，就涉及侵佔和刑事責任。不論哪種，內部處分要走正當程序：書面説明理由、給他答辯機會、必要時先做預防性停職，不要直接口頭開除或扣押他的私人物品。
調查階段保全證據最關鍵：電子郵件、聊天記錄、印章登記、銀行回單、合同原件都要先封存備份，最好由第三方在場見證。員工挪用資金、做假賬的調查與追償順序，見 員工挪用公款做假賬怎麼辦。
如果他還持有公司的文件、印章、賬號或客户資料不肯交回，先書面要求限期交還並列明清單；仍不交的，再由律師評估民事或刑事途徑。
以後遠程授權怎麼給：小授權、短期限、雙簽字
事後補救的成本遠高於事前設計。以後給本地經理授權，遵守三個原則：一是事項具體，只授權辦理某項手續或簽某類合同，不簽概括授權；二是期限短，到期自動失效，需要再續；三是重大事項雙簽或需董事書面確認，例如借款、擔保、處分資產、超過一定金額的付款。
銀行側要同步設置：網銀分級權限、大額付款需第二人審批、對賬單直接發到老闆郵箱。公司印章和重要原件不要全部交給同一個人保管。開户和銀行事務用的董事會決議怎麼寫，見 董事會決議怎麼寫。
最後，定期抽查。每個月看一次流水和合同清單，每季度核對一次印章使用記錄。授權給出去不是一勞永逸，遠程老闆最大的風險，是很長一段時間根本沒人看賬。
易行能做什麼
易行國際旅行社（SEC 註冊號 CS202009551，菲律賓移民局認證代辦 CA-202624381-1）為老闆不常駐菲律賓的中資企業提供 合規託管服務：協助起草和送達授權撤銷通知，向銀行、主管部門更新授權代表信息，按月整理公司合規日曆與對賬清單，並在需要時對接執業律師處理越權合同和員工紀律問題。
我們不是律師事務所，不代理訴訟，也不對合同效力下結論，更不承諾任何追償結果。我們能做的，是把收權、通知、查賬、補登記這些事務性工作按順序辦好，讓律師可以專注在法律判斷上。
如果你今天剛發現問題，先把授權文件、近期流水和他簽過的文件清單整理出來，再找律師和我們一起排先後。越早收權，後面需要爭的事越少。老闆長期不在菲律賓、經營還要繼續的公司，可以從遠程月度檢查清單做起，把風險控制在可以發現的範圍內。個案請諮詢執業律師，本文不構成法律意見。