发现当天：先收权，再查账，最后才谈追究
发现授权被滥用的当天，顺序很重要。先收权，因为他手里的授权文件还能继续用，每多拖一天就可能多签一份东西。由董事会或有权人出具书面撤销通知，写明撤销的授权文件名称、日期和自何时起失效，送达经理本人并要求签收；同时通知开户银行停用他的签字权和网银权限，通知主要客户、供应商和房东今后只认哪位联系人。
其次是查账和查文件：调出近一段时间的银行流水、合同、收据和公司印章使用记录，列出他以公司名义做过的所有对外行为。最后才是追究，包括是否要求他说明、是否停职、是否报案。很多老板反过来做，先在电话里质问，结果对方连夜转移文件或继续签字。
收权时要注意别把公司自己的运转也一起停掉。比如工资、税务申报和房租的付款还要有人处理，撤销前先安排好接手的人，至少是一位临时的书面授权代表。银行签字人变更卡住的情况，见 银行签字人离职账户动不了。
逐项对照：他签的东西在不在授权范围里
能不能不认，首先取决于授权文件本身怎么写。拿出当初签发的授权书、董事会决议或秘书证明，看清楚授权的事项、金额或范围限制、期限、能否转授权。很多远程老板当初为了图方便，签的是一份几乎什么都能做的概括授权，这种情况下，经理对外签的合同大多在授权范围内，公司事后想否认会非常困难。
把他签过的东西分成三类。第一类明显在授权内，例如日常采购和按约定付款，这类一般要认，有问题追究的是经理对公司的责任。第二类明显超出授权，例如授权只写了办理执照却去签了借款合同、替第三方担保、处分公司资产，这类有争取不认的空间。第三类是灰色地带，授权写得含糊、对方又有理由相信他有权，这类最容易打官司。
对照的结果要做成一张表：文件名称、日期、相对方、金额或义务、授权依据、判断类别、证据。这张表是你后面和律师、银行、交易对方谈判的底稿。授权书本身怎么写才不容易被滥用，见 授权书怎么写。
对外怎么说：通知第三方，但别先单方拒付
越权的合同对公司有没有约束力，关键看交易对方是否知道、是否应当知道他没有这个权限。所以收权之后要尽快让外界知道：给已知的交易对方发书面通知，说明授权已撤销、某些事项未经公司授权、今后以谁的签字为准；必要时在行业内或公司官方渠道发布声明。声明怎么写、哪些话不能说，见 公司澄清声明怎么写。
通知不等于宣布合同无效。对已经签了、对方也已经履行的合同，不要自己先宣布不付款或不交货，否则可能让公司从有理变成违约一方。正确的做法是由律师发函，说明公司的立场、请求对方提供签约文件，再协商处理方式。
对于借款和担保这类最要命的义务，越早让出借人和债权人知道越好。他们若在收到通知后仍继续放款或要求履行，公司的抗辩空间会大很多；若拖到对方已经起诉，再争就被动了。
对内怎么处理：停职、调查与追偿
对经理本人，处理方式取决于事情的性质。只是越权但没有私利，可能更多是内部纪律和损失分担的问题；有虚构交易、收回扣、把钱转到自己或关联人账户的，就涉及侵占和刑事责任。不论哪种，内部处分要走正当程序：书面说明理由、给他答辩机会、必要时先做预防性停职，不要直接口头开除或扣押他的私人物品。
调查阶段保全证据最关键：电子邮件、聊天记录、印章登记、银行回单、合同原件都要先封存备份，最好由第三方在场见证。员工挪用资金、做假账的调查与追偿顺序，见 员工挪用公款做假账怎么办。
如果他还持有公司的文件、印章、账号或客户资料不肯交回，先书面要求限期交还并列明清单；仍不交的，再由律师评估民事或刑事途径。
以后远程授权怎么给：小授权、短期限、双签字
事后补救的成本远高于事前设计。以后给本地经理授权，遵守三个原则：一是事项具体，只授权办理某项手续或签某类合同，不签概括授权；二是期限短，到期自动失效，需要再续；三是重大事项双签或需董事书面确认，例如借款、担保、处分资产、超过一定金额的付款。
银行侧要同步设置：网银分级权限、大额付款需第二人审批、对账单直接发到老板邮箱。公司印章和重要原件不要全部交给同一个人保管。开户和银行事务用的董事会决议怎么写，见 董事会决议怎么写。
最后，定期抽查。每个月看一次流水和合同清单，每季度核对一次印章使用记录。授权给出去不是一劳永逸，远程老板最大的风险，是很长一段时间根本没人看账。
易行能做什么
易行国际旅行社（SEC 注册号 CS202009551，菲律宾移民局认证代办 CA-202624381-1）为老板不常驻菲律宾的中资企业提供 合规托管服务：协助起草和送达授权撤销通知，向银行、主管部门更新授权代表信息，按月整理公司合规日历与对账清单，并在需要时对接执业律师处理越权合同和员工纪律问题。
我们不是律师事务所，不代理诉讼，也不对合同效力下结论，更不承诺任何追偿结果。我们能做的，是把收权、通知、查账、补登记这些事务性工作按顺序办好，让律师可以专注在法律判断上。
如果你今天刚发现问题，先把授权文件、近期流水和他签过的文件清单整理出来，再找律师和我们一起排先后。越早收权，后面需要争的事越少。老板长期不在菲律宾、经营还要继续的公司，可以从远程月度检查清单做起，把风险控制在可以发现的范围内。个案请咨询执业律师，本文不构成法律意见。