頭 24 小時：不動聲色地收權限、封賬本
在你掌握基本事實之前，不要讓當事人知道你在查。順序是：收權限 → 封存 → 縮小知情範圍 → 再決定什麼時候攤牌。
- 收回能動錢的權限。網銀操作員與審批員賬號、支票本、公司電子錢包、支付商户後台、備用金保險櫃鑰匙、公司信用卡。能改成雙人審批的當天改，能換成老闆本人持有的當天換。找一個不引人懷疑的理由，比如「銀行要求更新授權」。
- 原樣封存賬務資料。會計系統做一份完整備份並保留操作日誌；紙質憑證、收據存根、銀行對賬單、報銷單、工資表、現金盤點表，全部複印或掃描後把原件鎖起來。當事人的辦公電腦不要重裝、不要清理。
- 直接向銀行調取對賬單。不要用當事人平時交給你的那份。偽造或篡改對賬單是掩蓋挪用最常見的手法，拿銀行直接出具的版本和賬上逐筆核對，往往一眼就能看到差異。
- 把知情範圍壓到最小。老闆本人、一位外部會計師或審計師、律師。不要讓同部門的人蔘與初查，共謀的情況並不少見。
- 先別做三件事：不要當面質問、不要在公司羣裏提、不要扣他的工資或證件。
如果發現的時候錢還在往外走（例如一筆可疑轉賬正在處理），立即聯繫銀行客户經理要求暫緩，這一步排在所有事情前面。老闆或股東自己把錢轉走的情形，邏輯不同，見 合夥人捲款跑路怎麼辦。
查賬：把「感覺少了錢」變成一張逐筆清單
能推動停職、解僱、報案、追償的，不是「賬對不上」，而是一張寫明哪一天、哪一筆、多少錢、用什麼方式、憑證是什麼的清單。
最常見的幾種手法，以及各自去哪裏找痕跡：
- 虛構或關聯供應商。查供應商主檔裏新增的、沒有合同的、地址或賬户與員工本人或其親屬重合的；查發票是否真實、貨物或服務是否實際收到。
- 收款不入賬。現金銷售、客户付到私人賬户或私人電子錢包的貨款。向客户發對賬函，請對方確認付過哪些款、付到了哪裏，這是最直接的辦法。
- 重複或虛假報銷。同一張票據報兩次、塗改金額、用私人消費的單據。
- 工資表做手腳。已離職的人還在領工資、虛增加班、把錢打到同一個賬户。把工資表和實際在崗名單、社保繳納名單對一遍。
- 截留應繳款項。公司給了錢去交税、交社保、交房租，實際沒交或少交。這類最危險，因為窟窿之外公司還欠着罰金。直接向收款方核實。
- 改銀行對賬單與餘額調節表。拿銀行原始版本對。
誰來查：金額不小或手法複雜的，請外部會計師做專項核查並出具書面報告，這份報告日後在勞動程序和刑事程序裏都用得上。公司內部自己查，容易被質疑不中立。
查的邊界：公司的系統、公司的電腦、公司的賬户可以查；員工的私人手機和私人賬户不能擅自查，範圍見 數據隱私法對企業的基本要求。
清單做出來以後，你才知道三件事：金額有多大、持續了多久、是不是一個人乾的。接下來的每個決定都取決於這三個答案。
攤牌與停職：預防性停職怎麼用，面談怎麼談
掌握了基本清單之後，用書面方式啓動正式程序，而不是把人叫進辦公室罵一頓。
預防性停職。當員工繼續在崗會對公司的財產或同事構成現實威脅時，僱主可以在調查期間讓其暫時停職。管錢管賬的人涉嫌挪用，正是這項措施的典型適用情形。要點有三：一是它不是處罰，只是調查期間的隔離措施，通知裏要這樣寫；二是法規對停職期限有上限，超過上限要麼讓人復工、要麼開始支付工資，具體期限以勞工部門現行規定為準；三是停職通知要和要求其書面説明的通知一併或先後發出。
要求書面説明。通知裏寫明具體指控：哪些交易、涉及的金額、違反了公司哪條規定，並給予合理的答覆時間。指控越具體，程序越站得住。之後還要給當事人一次當面陳述的機會，再作出書面決定。這一整套程序的細節見 雙通知與申辯程序怎麼走，本文不展開。
面談時注意：
- 至少兩位公司代表在場，做書面記錄；當事人要求帶人陪同的，允許。
- 只問事實，出示憑證，請他解釋。不要承諾「説了就不報警」，也不要威脅。
- 不要逼簽認罪書。在壓力下簽的自認，日後很容易被推翻，還會反過來成為公司脅迫的證據。他願意自己寫説明的，讓他自己手寫、自己簽日期。
- 不要鎖門、不要扣手機、不要不讓人走。
解僱的依據。對擔任信任崗位的人，喪失信任是法律認可的解僱理由，其證明標準低於刑事定罪；但程序必須走完。程序上僱主最常輸在哪裏，見 勞工仲裁常見坑。
他説願意還錢：還款協議怎麼簽才不白簽
願意還錢是好事，但一份草率的還款協議，可能讓你既沒拿到錢，又丟了後面的路。這是挪用案件裏最常見的結局，值得單獨講。
- 協議裏要有明確的債務確認。寫清楚他確認收到或佔用了哪些款項、總額多少、對應哪些交易。這份確認本身就是證據。自願、無脅迫，最好有他自己選擇的見證人在場。
- 還款安排要可執行。每期金額與日期、任何一期逾期則全部到期、有沒有擔保人、有沒有可以設定擔保的財產。只寫「儘快歸還」等於沒寫。
- 不要寫「公司放棄一切追究」。可以寫「在全部款項按期付清的前提下，公司不再就該筆債務另行提起民事請求」。至於刑事部分，要清楚一點：犯罪成立之後，私下還錢通常並不會讓刑事責任自動消失，公司也不能把「不報案」當成一件可以合法出售的東西。這部分怎麼措辭，必須讓律師看。
- 不能直接從工資里扣。沒有員工的書面同意和合法依據，僱主不得擅自扣發工資抵償損失。最後一筆工資與結清款項怎麼處理，見 離職結算與遣散費。可以做的是讓他在協議裏書面授權以應得款項抵扣一部分，並且這份授權必須是自願的。
- 不要收來路不明的財物抵債。他拿來的車、首飾、別人名下的東西，先確認權屬。
- 不要因為他開始還錢就停止取證。還了兩期就不見人的例子很多。證據清單做完整，封存好。
如果他開支票還款，支票跳票後的處理見 收到的支票跳票了怎麼追。
一個判斷：金額小、一次性、有還款能力、態度配合，協議解決的效率最高；金額大、持續時間長、涉及偽造文件或多人共謀，不要只靠協議。
報案與追償：刑事、民事和勞動程序是三條平行線
解僱他、告他、向他要錢，是三個不同的程序，在三個不同的地方進行，彼此不互相取代。
刑事控告。員工利用職務便利取走公司的錢，常見的定性有兩類，區別在於他對這筆錢的佔有性質：只是經手保管（比如收銀、出納）的，傾向於按加重情節的盜竊處理；被委託管理並負有交付或返還義務的，傾向於按侵佔類的詐騙罪處理。偽造發票、收據、對賬單的，偽造文書是另一項獨立指控。具體怎麼定性由檢察官決定，你要準備的是事實和證據：專項核查報告、逐筆清單、原始憑證、銀行出具的對賬單、當事人的書面説明。先到轄區警局做記錄，再向有管轄權的檢察機關提交控告，流程見 在菲律賓報警怎麼報。線上轉賬、電子錢包、篡改系統數據的，電子證據的固定見 舉報網絡犯罪。
民事追償。可以隨刑事案件一併主張，也可以單獨提起。金額在小額程序限額以內的可以走小額法庭；金額大並且對方有轉移財產跡象的，可以申請保全。追償對象還包括明知而收款的第三方，比如那家虛構的供應商背後的人。
勞動程序。他如果去投訴非法解僱，那是勞動仲裁機構管的事，審的是「公司解僱的理由和程序對不對」，不是他有沒有罪。刑事案件沒有結果，不妨礙公司依法解僱；反過來，刑事案件被駁回，也不當然意味着解僱違法。
現實提醒：刑事程序很慢；被告沒有財產時，贏了也拿不到錢，見 官司贏了對方不執行怎麼辦。公司如果買過員工忠誠保險或相關的商業保險，儘早按保單要求通知保險公司，很多保單對報案和通知期限有要求。
賬上的窟窿怎麼處理，怎麼不再發生，以及何時找專業協助
錢被挪走之後，公司對外的義務一樣都沒少，這是最容易被忽略的二次損失。
- 先查欠了誰。他截留的如果是税款、社保、預提税、房租、供應商貨款，這些錢公司仍然要補交，並且可能已經產生滯納。立刻向各收款方核實實際繳納情況，主動補報通常比被查出來好。三條申報鏈怎麼核對，見 員工薪酬合規怎麼做。
- 賬怎麼記。不要拿別的錢把賬「做平」，也不要把損失塞進費用裏。把被挪用的金額單獨列為對該員工的應收，待追償結果明確後再處理；作為損失在税務上扣除有條件，通常需要報案記錄、核查報告等支撐，口徑以税務局當期規定為準，由會計師判斷。
- 告知審計師。年度審計時如實披露，隱瞞會讓審計報告本身出問題。
補內控，最少做到這幾條：收錢、記賬、對賬由不同的人負責；付款雙人審批並設限額；銀行對賬單由老闆或外部會計直接從銀行獲取；新增供應商要有審批和核實；管錢的崗位強制輪休，很多挪用是在當事人休假期間被發現的；備用金不定期突擊盤點。
該找專業協助的情形：金額大或持續多年；涉及偽造文件；可能不止一個人；被截留的是税款或社保；當事人是外籍員工，涉及工簽與許可的處理；或者他已經先去投訴公司了。整組人離職並帶走客户的情形，見 員工集體辭職帶走客户怎麼辦。
需要有人協助調取並核對銀行與申報記錄、配合會計師與律師準備證據清單、補報被截留的税款與社保、重建付款審批與對賬流程，可以走 易行合規託管服務。易行國際旅行社是在菲律賓馬卡蒂註冊的中文商務諮詢公司，持有 SEC 註冊號 CS202009551、移民局認證 BI Accreditation No. CA-202624381-1（有效至 2027-06-30）、勞工部 DOLE 認證與退休署 PRA 認證；我們與政府部門無隸屬關係，不是律師事務所，不承諾任何報案或追償結果。本文為一般性流程梳理，不構成法律意見，個案請諮詢菲律賓執業律師。