先弄清楚：他为什么不配合
员工不配合续签，背后通常有原因，先问清楚，比直接施压有效得多。常见的情况有几种：他已经在找下一份工作、不打算续了，但还没开口辞职；他担心续签后要继续履行服务期或培训协议；护照快过期或丢了、在等换发，不好意思说；体检怕查出什么问题；或者他对公司有不满，用拖延表达。
每一种原因，处理方式都不同。打算离职的，就按离职流程走，续签可以不办，改为及时注销；护照有问题的，先解决护照，续签顺延到护照换好，换护照期间的身份衔接见 换护照期间签证快到期；担心体检的，告诉他体检是续签的常规要求、结果以医疗机构判断为准，公司不会把体检结果拿去做别的用途。
谈话要有记录：时间、在场的人、员工说的原因、双方约定的下一步。谈完后用书面形式（邮件或签收的通知）把约定再确认一次。这一步既是在解决问题，也是在给公司留证。
不要做的事：不要扣员工的护照来「保证」他配合，扣押他人护照本身就是违法风险；不要威胁「不配合就报移民局抓你」；不要在没跟员工确认的情况下替他填表签字。
书面催告：写什么、怎么送、留什么证
催告要书面、要具体、要有回执。口头提醒十次，到了纠纷时都说不清；一封写明事项和期限的通知，加上员工的签收，就能把责任边界划出来。
一份有效的催告通知通常写明：签证和劳工许可的到期日；续签需要员工本人提供的材料清单（护照原件、照片、体检、签字的申请表等）；公司已经做了哪些准备；需要员工在什么日期前提供；如果不提供，签证到期后可能对他的居留身份造成什么影响；公司接下来会怎么处理。期限要留出合理的办理时间，不要卡在最后几天。
送达方式：当面交给员工并请他签收，或者用公司邮箱发到他的工作和个人邮箱，保留发送记录。员工拒绝签收的，在场的两位同事可以在通知副本上注明「已当面送达、本人拒绝签收」及日期，作为送达记录。
第一次催告无回应，可以再发第二次，语气保持平和，把期限和后果再写清楚一次。两次以上的书面催告，加上前面的谈话记录，基本就能证明公司已经尽到了提醒义务。
责任怎么划分：公司要做到哪一步
公司作为担保方，责任主要在于及时启动、如实申报、尽到提醒，并在签证不再继续时及时收尾；员工本人则对自己的居留身份负有基本责任。如果公司早早启动了续签、多次书面催告、员工始终不提供本人才能提供的材料，签证到期后由此产生的身份问题，主要不应算在公司头上；但公司仍然要及时处理担保收尾，不能放任记录挂着。
反过来，如果公司直到最后一刻才想起续签、或者从来没有书面通知过员工，到时候说「员工不配合」就很难让人信服。所以续签启动要早，提前量以主管机关当期的受理要求和公司以往的办理经验为准，宁早勿晚。
签证到期后员工仍在境内，就可能出现逾期停留的问题，处罚怎么算、怎么补救，属于员工本人身份的问题，以移民局窗口当期口径为准。公司能做的是如实提供雇佣记录和催告记录，配合说明。
这一节说的是一般原则，具体到个案的责任认定，尤其是员工主张公司「故意不办」的时候，要交给律师根据完整记录判断。个案请咨询执业律师，本文不构成法律意见。
最后期限到了还不配合：两条路怎么选
期限到了员工仍不配合，公司通常面对两条路：一是把它当作员工事实上不打算续约，按程序处理雇佣关系；二是员工明确表示还要继续工作，只是有具体障碍，那就针对障碍给新的期限。选哪条路，看员工的真实态度和书面回应。
第一条路：如果员工的行为实际上等于不打算继续，公司要依正当程序处理——书面通知、听取说明、书面决定，不能因为续签没办就直接认定他「自动离职」。雇佣关系结束后，及时办理9G和AEP的注销，注销时点和雇佣结束的书面决定衔接，避免被认为是借签证施压。
第二条路：如果障碍真实存在，比如护照在换、体检排期，公司可以书面同意顺延，并写明新的期限和员工要做的事。同时要关注签证到期日，如果顺延会越过到期日，先问清楚窗口对这种情况的当期处理方式，有没有可以先办的过渡手续，不要自行假设。
无论哪条路，都把每一步的决定和理由写进员工档案。如果员工刚办好签证不久就要离开，公司想追回办证费用，要先看合同约定，处理方式见 刚办好9G员工就跳槽。
签证不续了：担保收尾别忘了
决定不续签，就要及时办注销，不要让签证过期后记录一直挂在公司名下。很多公司觉得「员工不配合、反正要过期了」，就什么都不做，结果几年后被找上门，处理起来比按时注销麻烦得多，这种情形见 前员工9G多年没注销。
注销需要员工配合的部分，比如护照资料，员工如果依然不配合，公司可以准备雇佣结束的证明、催告记录和情况说明，向窗口询问由公司一方办理的方式，以窗口当期要求为准。劳工许可AEP也同步处理。
注销之后，给员工一份书面通知，告诉他公司已经办理注销、他需要自行处理后续身份（离境、转为其他签证或由新雇主申请）。这份通知是公司履行告知的证据，也是对员工的提醒。
员工如果在注销后仍留在境内、没有处理身份，那是他本人的身份问题；但公司已经尽到告知，就要保留好送达记录。
怎么预防，以及易行能做什么
把续签变成有时间表的流程，而不是到期前才找人。证件台账里记下每位外籍员工的签证、AEP和护照到期日，设两道提醒：一道提前启动内部准备，一道提前发书面通知给员工。护照到期日要单独盯，护照快到期往往是续签卡住的第一原因。
劳动合同和员工手册里写明：员工有义务配合办理工作签证与劳工许可的续期，包括按时提供护照、参加体检、签署申请文件；无正当理由不配合的后果。入职时签收，续签时再提醒一次。
员工在外兼职、刚拿到签证就离职、前员工签证多年没注销，这几类雇主侧问题往往相互牵连，台账和书面记录能一次解决大部分，相关处理见 外籍员工在外兼营。
易行可以协助公司建立外籍员工证件台账和续签时间表、准备书面催告文本，并通过正规程序办理续签或注销，由 签证与人力服务承接。易行是在菲律宾 SEC 注册的私营咨询公司（注册号 CS202009551），持移民局认证（BI Accreditation No. CA-202624381-1，有效至 2027-06-30）与劳工部 DOLE 认证，与政府部门无隶属关系，不承诺任何审批结果。雇佣关系的处理是否合法，请由执业律师判断。