先弄清楚：他為什麼不配合
員工不配合續簽，背後通常有原因，先問清楚，比直接施壓有效得多。常見的情況有幾種：他已經在找下一份工作、不打算續了，但還沒開口辭職；他擔心續簽後要繼續履行服務期或培訓協議；護照快過期或丟了、在等換髮，不好意思説；體檢怕查出什麼問題；或者他對公司有不滿，用拖延表達。
每一種原因，處理方式都不同。打算離職的，就按離職流程走，續簽可以不辦，改為及時註銷；護照有問題的，先解決護照，續簽順延到護照換好，換護照期間的身份銜接見 換護照期間簽證快到期；擔心體檢的，告訴他體檢是續簽的常規要求、結果以醫療機構判斷為準，公司不會把體檢結果拿去做別的用途。
談話要有記錄：時間、在場的人、員工説的原因、雙方約定的下一步。談完後用書面形式（郵件或簽收的通知）把約定再確認一次。這一步既是在解決問題，也是在給公司留證。
不要做的事：不要扣員工的護照來「保證」他配合，扣押他人護照本身就是違法風險；不要威脅「不配合就報移民局抓你」；不要在沒跟員工確認的情況下替他填表簽字。
書面催告：寫什麼、怎麼送、留什麼證
催告要書面、要具體、要有回執。口頭提醒十次，到了糾紛時都説不清；一封寫明事項和期限的通知，加上員工的簽收，就能把責任邊界劃出來。
一份有效的催告通知通常寫明：簽證和勞工許可的到期日；續簽需要員工本人提供的材料清單（護照原件、照片、體檢、簽字的申請表等）；公司已經做了哪些準備；需要員工在什麼日期前提供；如果不提供，簽證到期後可能對他的居留身份造成什麼影響；公司接下來會怎麼處理。期限要留出合理的辦理時間，不要卡在最後幾天。
送達方式：當面交給員工並請他簽收，或者用公司郵箱發到他的工作和個人郵箱，保留髮送記錄。員工拒絕簽收的，在場的兩位同事可以在通知副本上註明「已當面送達、本人拒絕簽收」及日期，作為送達記錄。
第一次催告無回應，可以再發第二次，語氣保持平和，把期限和後果再寫清楚一次。兩次以上的書面催告，加上前面的談話記錄，基本就能證明公司已經盡到了提醒義務。
責任怎麼劃分：公司要做到哪一步
公司作為擔保方，責任主要在於及時啓動、如實申報、盡到提醒，並在簽證不再繼續時及時收尾；員工本人則對自己的居留身份負有基本責任。如果公司早早啓動了續簽、多次書面催告、員工始終不提供本人才能提供的材料，簽證到期後由此產生的身份問題，主要不應算在公司頭上；但公司仍然要及時處理擔保收尾，不能放任記錄掛着。
反過來，如果公司直到最後一刻才想起續簽、或者從來沒有書面通知過員工，到時候説「員工不配合」就很難讓人信服。所以續簽啓動要早，提前量以主管機關當期的受理要求和公司以往的辦理經驗為準，寧早勿晚。
簽證到期後員工仍在境內，就可能出現逾期停留的問題，處罰怎麼算、怎麼補救，屬於員工本人身份的問題，以移民局窗口當期口徑為準。公司能做的是如實提供僱傭記錄和催告記錄，配合説明。
這一節説的是一般原則，具體到個案的責任認定，尤其是員工主張公司「故意不辦」的時候，要交給律師根據完整記錄判斷。個案請諮詢執業律師，本文不構成法律意見。
最後期限到了還不配合：兩條路怎麼選
期限到了員工仍不配合，公司通常面對兩條路：一是把它當作員工事實上不打算續約，按程序處理僱傭關係；二是員工明確表示還要繼續工作，只是有具體障礙，那就針對障礙給新的期限。選哪條路，看員工的真實態度和書面回應。
第一條路：如果員工的行為實際上等於不打算繼續，公司要依正當程序處理——書面通知、聽取説明、書面決定，不能因為續簽沒辦就直接認定他「自動離職」。僱傭關係結束後，及時辦理9G和AEP的註銷，註銷時點和僱傭結束的書面決定銜接，避免被認為是借簽證施壓。
第二條路：如果障礙真實存在，比如護照在換、體檢排期，公司可以書面同意順延，並寫明新的期限和員工要做的事。同時要關注簽證到期日，如果順延會越過到期日，先問清楚窗口對這種情況的當期處理方式，有沒有可以先辦的過渡手續，不要自行假設。
無論哪條路，都把每一步的決定和理由寫進員工檔案。如果員工剛辦好簽證不久就要離開，公司想追回辦證費用，要先看合同約定，處理方式見 剛辦好9G員工就跳槽。
簽證不續了：擔保收尾別忘了
決定不續簽，就要及時辦註銷，不要讓簽證過期後記錄一直掛在公司名下。很多公司覺得「員工不配合、反正要過期了」，就什麼都不做，結果幾年後被找上門，處理起來比按時註銷麻煩得多，這種情形見 前員工9G多年沒註銷。
註銷需要員工配合的部分，比如護照資料，員工如果依然不配合，公司可以準備僱傭結束的證明、催告記錄和情況説明，向窗口詢問由公司一方辦理的方式，以窗口當期要求為準。勞工許可AEP也同步處理。
註銷之後，給員工一份書面通知，告訴他公司已經辦理註銷、他需要自行處理後續身份（離境、轉為其他簽證或由新僱主申請）。這份通知是公司履行告知的證據，也是對員工的提醒。
員工如果在註銷後仍留在境內、沒有處理身份，那是他本人的身份問題；但公司已經盡到告知，就要保留好送達記錄。
怎麼預防，以及易行能做什麼
把續簽變成有時間表的流程，而不是到期前才找人。證件台賬裏記下每位外籍員工的簽證、AEP和護照到期日，設兩道提醒：一道提前啓動內部準備，一道提前發書面通知給員工。護照到期日要單獨盯，護照快到期往往是續簽卡住的第一原因。
勞動合同和員工手冊裏寫明：員工有義務配合辦理工作簽證與勞工許可的續期，包括按時提供護照、參加體檢、簽署申請文件；無正當理由不配合的後果。入職時簽收，續簽時再提醒一次。
員工在外兼職、剛拿到簽證就離職、前員工簽證多年沒註銷，這幾類僱主側問題往往相互牽連，台賬和書面記錄能一次解決大部分，相關處理見 外籍員工在外兼營。
易行可以協助公司建立外籍員工證件台賬和續簽時間表、準備書面催告文本，並通過正規程序辦理續簽或註銷，由 簽證與人力服務承接。易行是在菲律賓 SEC 註冊的私營諮詢公司（註冊號 CS202009551），持移民局認證（BI Accreditation No. CA-202624381-1，有效至 2027-06-30）與勞工部 DOLE 認證，與政府部門無隸屬關係，不承諾任何審批結果。僱傭關係的處理是否合法，請由執業律師判斷。