先看合同：有沒有事先約定費用怎麼算
能不能追，關鍵在於事先有沒有書面約定。菲律賓的勞動關係裏，員工離職是他的權利，公司不能因為剛辦完簽證就不讓他走；公司想收回辦證成本，通常要依據入職時雙方簽過的條款，比如在勞動合同裏或單獨的協議裏寫明：公司承擔的辦證費用範圍、員工在多長服務期內離職需要按比例分擔、分擔的方式。
檢查這份約定時要看幾點：員工是否簽字、是否在辦證之前就簽了；費用範圍是不是真實發生的、有收據能證明的費用；分擔是否按服務時間合理遞減，而不是「一天沒做滿就全額退」；有沒有違反法律對員工權益的保護。約定得越清楚、越合理，越站得住。
如果合同裏什麼都沒寫，事後再要求員工退費，通常缺乏依據。這時候可以和員工協商，但不能單方面從他的最後工資里扣，也不能以此為條件不發離職證明。
如果還涉及培訓協議或簽約留任獎金，那是另外的條款，處理思路分別見 服務期培訓協議 和 簽約留任獎金要不要退，不要把幾種費用混在一起算。
離職手續照常走，別因為簽證卡人
員工提出離職後，公司要做的是按正常離職流程處理：確認離職通知期、交接、結算工資、出具離職證明。簽證問題在這個流程裏一併收尾，而不是用來拖住員工。
確認離職生效日期。員工按勞動法和合同的通知期提出辭職的，公司照常安排；員工未按通知期離開的，公司可以按合同和法律主張相應權利，但仍然不能扣押他的證件或拒絕結算應付工資。
交接清單裏寫明：公司資產歸還、工作交接、證件資料（拍照留存，原件歸員工本人）、簽證和勞工許可的註銷安排。交接完成後，出具一份如實的離職證明，寫明入職、離職日期，不寫超出事實的評價。
最後工資結算按法律和公司制度辦理。如果雙方對辦證費用有合同約定、且員工同意抵扣，要有員工書面同意；沒有書面同意，就分開處理，不要擅自扣。最後結算被拖延會引發投訴，員工一方怎麼主張見 最後工資被拖着不發，公司要避免走到那一步。
註銷什麼時候辦：銜接離職，不提前不拖延
註銷的原則是：僱傭關係結束後及時辦理，不在員工還在職時提前註銷，也不在離職後拖着不辦。提前註銷，可能讓員工在通知期內就失去合法工作身份，公司也會被認為是借簽證施壓；拖着不辦，幾年後被找上門，處理起來更麻煩，見 前員工9G多年沒註銷。
實際操作上，可以在離職生效日前後啓動註銷，具體遞件時間和需要的材料以移民局和勞工部窗口當期要求為準。註銷後書面通知員工，告訴他公司已經註銷、他需要自行處理後續身份。
員工如果已經找好下一家僱主，新僱主為他另行申請的過程中，可能會需要你這邊的註銷記錄或離職證明。公司配合如實出具即可。拖着不給、或者在證明裏寫不實內容，都可能給公司帶來麻煩。
員工的家屬如果是隨他辦的身份，主申請人換僱主時家屬身份怎麼銜接，是員工那一側要處理的事，公司在註銷時如實告知即可，相關情況見 主申請人換僱主時家屬身份怎麼辦。
追費用：怎麼談、談不攏怎麼辦
有合同依據的，先書面列明費用和計算方式，和員工協商；協商不成，再按合法途徑主張，不靠扣工資和卡證明。
書面列明的內容包括：公司實際支付的辦證費用項目和憑證、合同約定的分擔比例或遞減方式、員工已服務的時間、據此計算出的金額（本文不寫任何具體數字，以雙方合同和憑證為準）。把這份清單交給員工，給他時間核對和回覆。
員工同意的，簽一份書面協議，寫明分擔數額、支付方式和期限。員工不同意的，公司可以評估是否值得通過正式程序追償：考慮金額、證據、成本和對公司聲譽的影響，很多時候協商一個雙方能接受的數額比打官司划算。追償怎麼走，交律師判斷。
無論怎樣，不要把追費用和簽證、證明綁在一起。員工沒付錢就不辦註銷、不出證明、不還證件，這些做法都會讓公司從「有理」變成「違法」。個案請諮詢執業律師，本文不構成法律意見。
幾件不要做的事
不要報復性註銷，也不要威脅員工「讓他在菲律賓待不下去」。註銷是公司作為擔保方的義務和收尾手續，不是懲罰工具。用簽證施壓，員工可能主張公司違法，主管機關看到也會質疑公司的動機。
不要扣護照、ACR卡或其他證件。扣押他人證件本身就是法律風險，和費用糾紛無關。
不要聯繫新僱主説員工壞話、阻止對方錄用。員工跳槽是他的權利，除非存在有效的競業或保密約定且對方確有違約，否則干涉他的新工作可能引發名譽方面的糾紛；怎樣處理才算越界，員工一方的視角見 前僱主説壞話影響找工作。
不要在內部羣裏公開指責。離職是正常的人事變動，公司處理越平靜，越不容易惹出額外糾紛。
怎麼預防，以及易行能做什麼
預防的關鍵在入職時：把辦證費用的分擔規則寫清楚、合理、提前簽。在勞動合同或單獨協議裏寫明公司承擔的辦證費用範圍、員工在約定服務期內離職時的分擔方式（按服務時間遞減）、支付方式，並在辦證之前讓員工簽字確認。條款的寫法和合理性，請律師審一遍。
辦證過程中保存好所有費用憑證，只認官方收據和正規機構的發票。沒有憑證的「打包價」，將來很難作為追償依據。
把外籍員工的證件狀態和服務期起算日記進台賬。員工離職時，註銷、結算、證明三件事同時啓動、同時收尾。員工在職期間的其他問題，比如不配合續簽、在外兼營，處理見 外籍員工不配合續簽 和 外籍員工在外兼營。
易行可以協助公司依正規程序為外籍員工辦理勞工許可與工作簽證、在僱傭結束時及時辦理註銷，並整理每項費用的官方憑證，由 簽證與人力服務承接。易行是在菲律賓 SEC 註冊的私營諮詢公司（註冊號 CS202009551），持移民局認證（BI Accreditation No. CA-202624381-1，有效至 2027-06-30）與勞工部 DOLE 認證，與政府部門無隸屬關係，不承諾任何審批結果。合同條款是否有效、能否追償，請由執業律師判斷。