先核实来函：对方到底有没有权利、权利有多大
商标权是地域性的、按商品类别划分的，对方在别国有名不等于在菲律宾有权，在这一类有权也不等于在你那一类有权。拿到函件后逐项核对。第一，注册信息：函里有没有写明菲律宾的商标注册号或申请号、注册人名称、指定的商品或服务类别。到菲律宾知识产权局的公开检索系统查这个号，看状态是已注册、申请中、被驳回还是已失效。只有申请没有注册的，权利基础弱得多。第二，有效性：注册是否还在有效期内，注册人是否按规定提交了使用声明；逾期未交可能导致注册被视为失效，这一制度见 菲律宾商标使用宣誓。
第三，范围：对方注册的标样和你用的标识是相同、近似还是只有部分重合；指定的商品与你销售的商品是否相同或类似。第四，发函人：是权利人自己、其律师，还是自称「授权代理」的第三方。可以要求对方出示授权文件。近年有人批量抢注别人的品牌后四处发函索要「授权费」，也有人冒充权利人投诉同行，所以核实发函人身份并不多余。
把核实结果写成一页：对方有什么权利、哪些地方存疑、你方的使用情况。这一页决定后面所有选择的方向。如果查下来对方的注册确实有效且正好覆盖你的商品，后面要讨论的就是怎么止损；如果存疑点很多，才有反驳的空间。菲律宾商标制度的基本规则见 菲律宾商标注册全攻略。
头几天：不无视、不急着认、先保全，再决定停不停售
收到函的头几天做四件事：记下期限、保全证据、内部禁言、评估是否暂停销售。期限以函件原文为准，写进日历；确实来不及的，书面请求对方给予合理的延长并说明正在核实，这本身就是有回应的表现。保全方面，把函件及其送达方式、你方的进货合同与发票、供应商的授权文件、报关单据、你开始使用这个标识的最早证据（包装设计稿、首批订单、广告投放、网店上架记录）、销售数据，都集中存好。这些既是抗辩的材料，也是日后谈赔偿金额时的依据。
内部禁言指的是：员工和客服不要自行回复对方、不要在社交媒体上发声、不要在聊天记录里写「我们知道这是仿的」之类的话。所有对外回应由一个人或律师统一出口。也不要在收到函之后赶紧销毁库存或删改上架记录，那会被解读为心虚和毁灭证据。
停不停售是最难的判断，可以这样分：对方注册有效、标识相同、商品相同，而你拿不出正品来源证明的，先暂停销售并下架，这是把赔偿风险锁住的最快办法，暂停不等于认错，回函里可以写明「在不承认侵权的前提下暂停」。来源明确是正品、或者你认为不近似不类似的，可以在律师评估后继续销售，但要清楚继续卖的每一天都在增加败诉时的赔偿基数。拿不准时，先停后谈比边卖边吵安全。
判断是否真的侵权：五种常见的抗辩方向
侵权成立通常需要三样同时存在：对方有有效的权利、你在商业中使用了相同或近似的标识、用在相同或类似的商品上并可能造成混淆。拆开任何一样，指控就站不稳。常见的抗辩方向有五种，是否适用于你的个案要由执业律师判断，下面只是帮助你和律师对话的框架。第一，不近似、不类似：两个标识在外观、读音、含义上的整体印象不同，或者商品的性质、渠道、消费群体不同，不会让人误认。
第二，正品来源：你卖的是权利人自己或经其同意投放市场的真货，通过合法渠道进口。这种情况的法律评价比较复杂，取决于商品是否被改动、包装与保修是否一致等因素，需要完整的进货链条来支撑。第三，在先善意使用：你在对方申请之前就已经在菲律宾持续使用这个标识并有证据。第四，描述性或指示性使用：你用这个词只是为了说明商品的性质、成分、用途或适配型号，而不是当作自己的品牌。第五，对方的权利本身有瑕疵：注册是恶意抢注、已经因未提交使用声明而失效、或长期没有实际使用，你可以考虑提起撤销，被抢注之后的处境见 知识产权保护最容易踩的六个坑。
也要诚实面对相反的情况：如果货就是从没有授权的渠道拿的仿品，上面这些都不适用，尽快停售并谈和解是损失最小的路。抗辩是用证据说话，不是找理由拖时间。
怎么回函、怎么谈：四种走向各自的代价
回函要在期限内、书面、由律师审过，内容上只写核实过的事实，并注明「不构成对任何指控的承认」。常见的四种走向。第一种，全面接受：停止使用、下架、处理库存，换取对方不再追究或只收取有限的补偿。适合证据对你明显不利的情形。谈的重点是库存能否给一段清货期、是否需要出具书面承诺、承诺的范围是否仅限于这个标识和这类商品。第二种，取得许可：你愿意继续卖，对方愿意授权，谈的是许可范围、期限和费用。要确认对方确实是权利人并有权许可。
第三种，改标继续：商品本身没有问题，只是标识或包装近似，你承诺在一定时间内更换名称与包装，库存清完为止。第四种，书面反驳：说明你方不侵权的理由并附证据，同时表明愿意沟通。反驳之后对方可能偃旗息鼓，也可能升级为行政投诉或诉讼，所以反驳之前要和律师评估你能承受的最坏结果。
谈判里有几条底线。不要在电话或聊天里口头承认；对方发来的和解协议逐条看，尤其是赔偿数额、今后的违约条款、是否要求你提供上游供应商信息、是否限制你今后使用其他相似标识。数额没有统一标准，由双方协商，本文不给数字。付款只在签署书面协议之后，付到协议写明的权利人账户。一份写清「双方就此事了结、互不再追究」的协议，比便宜几成更重要。如果对方已经向你提出的商标申请提出异议，那是另一套程序，见 商标被拒与异议的补救路径。
货已被平台下架、被海关扣留或被执法查扣时
三种情形走的渠道不同：平台下架走平台申诉，海关扣留走海关程序，执法查扣走法律程序，后两种必须有律师。平台下架最常见。权利人向电商平台提交投诉后，平台通常先下架再让卖家申诉。你要在平台给的期限内提交反通知：进货与授权凭证、不侵权的理由，或者你与权利人已经达成的和解或许可。只靠解释没有文件，基本不会被接受。多次被投诉成立会累积成店铺层面的处罚，那一步的处理见 Shopee、Lazada 店铺被冻结怎么申诉。
海关扣留发生在进口环节：权利人在海关做了知识产权备案，或者海关在查验时怀疑货物侵权。你会收到扣留通知，需要在规定期限内说明并提交证明货物合法来源的文件。期限和程序以通知原文为准。这期间货柜的滞港和仓储费用在累积，所以要尽快决定是争还是弃。不要试图通过任何非正式途径把货「弄出来」。
执法查扣是最严重的一种：执法人员持搜查令到仓库或门店查扣货物。当场先看搜查令的签发法院、地址、被搜查人和物品范围，配合执行，不阻拦、不藏货，索取查扣清单并签收，全程记录，同时立即联系律师。事后如果收到检察机关或法院的文书，先看 收到法院传票或传唤通知怎么办。到了这一步，任何一句话都可能成为证据，不要自己解释。
以后怎么不再收到这种函，以及易行能做什么
绝大多数侵权函可以在上架或进口之前就避免，成本只是一次检索和一份文件。三个习惯。第一，用任何品牌名、标识或包装设计之前，先在菲律宾知识产权局的公开系统做相同与近似检索，不只查你想用的那一类，也查相邻类别。第二，卖别人的品牌，先拿到书面的授权或可以追溯到权利人的进货凭证，放进商品档案；供应商说「原厂货」但拿不出任何文件的，按没有授权处理。第三，自己的品牌尽早在菲律宾申请注册，并按期提交使用声明，否则不仅保护不了自己，还可能被别人抢注后反过来告你。
合同上也要留一手：与供应商的采购合同写明对方保证货物不侵犯第三方知识产权，否则承担由此产生的赔偿和费用；与代运营或设计方的合同写明其交付的名称、图案不侵权。版权与外观设计方面的指控与商标不同，基本规则见 版权与专利在菲律宾怎么保护。
易行国际旅行社（SEC 注册号 CS202009551，菲律宾移民局认证代办 CA-202624381-1）为在菲经营的中资企业提供 合规托管服务：商标检索与注册申请的材料准备、使用声明到期提醒、商品授权与进货凭证档案的建立，以及在收到侵权函时协助整理证据并对接执业知识产权律师。我们不是律师事务所，不出具侵权与否的法律意见，也不承诺任何谈判或争议结果。个案请咨询执业律师，本文不构成法律意见。