先核實來函：對方到底有沒有權利、權利有多大
商標權是地域性的、按商品類別劃分的，對方在別國有名不等於在菲律賓有權，在這一類有權也不等於在你那一類有權。拿到函件後逐項核對。第一，註冊信息：函裏有沒有寫明菲律賓的商標註冊號或申請號、註冊人名稱、指定的商品或服務類別。到菲律賓知識產權局的公開檢索系統查這個號，看狀態是已註冊、申請中、被駁回還是已失效。只有申請沒有註冊的，權利基礎弱得多。第二，有效性：註冊是否還在有效期內，註冊人是否按規定提交了使用聲明；逾期未交可能導致註冊被視為失效，這一制度見 菲律賓商標使用宣誓。
第三，範圍：對方註冊的標樣和你用的標識是相同、近似還是隻有部分重合；指定的商品與你銷售的商品是否相同或類似。第四，發函人：是權利人自己、其律師，還是自稱「授權代理」的第三方。可以要求對方出示授權文件。近年有人批量搶注別人的品牌後四處發函索要「授權費」，也有人冒充權利人投訴同行，所以核實發函人身份並不多餘。
把核實結果寫成一頁：對方有什麼權利、哪些地方存疑、你方的使用情況。這一頁決定後面所有選擇的方向。如果查下來對方的註冊確實有效且正好覆蓋你的商品，後面要討論的就是怎麼止損；如果存疑點很多，才有反駁的空間。菲律賓商標制度的基本規則見 菲律賓商標註冊全攻略。
頭幾天：不無視、不急着認、先保全，再決定停不停售
收到函的頭幾天做四件事：記下期限、保全證據、內部禁言、評估是否暫停銷售。期限以函件原文為準，寫進日曆；確實來不及的，書面請求對方給予合理的延長並説明正在核實，這本身就是有回應的表現。保全方面，把函件及其送達方式、你方的進貨合同與發票、供應商的授權文件、報關單據、你開始使用這個標識的最早證據（包裝設計稿、首批訂單、廣告投放、網店上架記錄）、銷售數據，都集中存好。這些既是抗辯的材料，也是日後談賠償金額時的依據。
內部禁言指的是：員工和客服不要自行回覆對方、不要在社交媒體上發聲、不要在聊天記錄裏寫「我們知道這是仿的」之類的話。所有對外回應由一個人或律師統一齣口。也不要在收到函之後趕緊銷燬庫存或刪改上架記錄，那會被解讀為心虛和毀滅證據。
停不停售是最難的判斷，可以這樣分：對方註冊有效、標識相同、商品相同，而你拿不出正品來源證明的，先暫停銷售並下架，這是把賠償風險鎖住的最快辦法，暫停不等於認錯，回函裏可以寫明「在不承認侵權的前提下暫停」。來源明確是正品、或者你認為不近似不類似的，可以在律師評估後繼續銷售，但要清楚繼續賣的每一天都在增加敗訴時的賠償基數。拿不準時，先停後談比邊賣邊吵安全。
判斷是否真的侵權：五種常見的抗辯方向
侵權成立通常需要三樣同時存在：對方有有效的權利、你在商業中使用了相同或近似的標識、用在相同或類似的商品上並可能造成混淆。拆開任何一樣，指控就站不穩。常見的抗辯方向有五種，是否適用於你的個案要由執業律師判斷，下面只是幫助你和律師對話的框架。第一，不近似、不類似：兩個標識在外觀、讀音、含義上的整體印象不同，或者商品的性質、渠道、消費羣體不同，不會讓人誤認。
第二，正品來源：你賣的是權利人自己或經其同意投放市場的真貨，通過合法渠道進口。這種情況的法律評價比較複雜，取決於商品是否被改動、包裝與保修是否一致等因素，需要完整的進貨鏈條來支撐。第三，在先善意使用：你在對方申請之前就已經在菲律賓持續使用這個標識並有證據。第四，描述性或指示性使用：你用這個詞只是為了説明商品的性質、成分、用途或適配型號，而不是當作自己的品牌。第五，對方的權利本身有瑕疵：註冊是惡意搶注、已經因未提交使用聲明而失效、或長期沒有實際使用，你可以考慮提起撤銷，被搶注之後的處境見 知識產權保護最容易踩的六個坑。
也要誠實面對相反的情況：如果貨就是從沒有授權的渠道拿的仿品，上面這些都不適用，儘快停售並談和解是損失最小的路。抗辯是用證據説話，不是找理由拖時間。
怎麼回函、怎麼談：四種走向各自的代價
回函要在期限內、書面、由律師審過，內容上只寫核實過的事實，並註明「不構成對任何指控的承認」。常見的四種走向。第一種，全面接受：停止使用、下架、處理庫存，換取對方不再追究或只收取有限的補償。適合證據對你明顯不利的情形。談的重點是庫存能否給一段清貨期、是否需要出具書面承諾、承諾的範圍是否僅限於這個標識和這類商品。第二種，取得許可：你願意繼續賣，對方願意授權，談的是許可範圍、期限和費用。要確認對方確實是權利人並有權許可。
第三種，改標繼續：商品本身沒有問題，只是標識或包裝近似，你承諾在一定時間內更換名稱與包裝，庫存清完為止。第四種，書面反駁：説明你方不侵權的理由並附證據，同時表明願意溝通。反駁之後對方可能偃旗息鼓，也可能升級為行政投訴或訴訟，所以反駁之前要和律師評估你能承受的最壞結果。
談判裏有幾條底線。不要在電話或聊天裏口頭承認；對方發來的和解協議逐條看，尤其是賠償數額、今後的違約條款、是否要求你提供上游供應商信息、是否限制你今後使用其他相似標識。數額沒有統一標準，由雙方協商，本文不給數字。付款只在簽署書面協議之後，付到協議寫明的權利人賬户。一份寫清「雙方就此事了結、互不再追究」的協議，比便宜幾成更重要。如果對方已經向你提出的商標申請提出異議，那是另一套程序，見 商標被拒與異議的補救路徑。
貨已被平台下架、被海關扣留或被執法查扣時
三種情形走的渠道不同：平台下架走平台申訴，海關扣留走海關程序，執法查扣走法律程序，後兩種必須有律師。平台下架最常見。權利人向電商平台提交投訴後，平台通常先下架再讓賣家申訴。你要在平台給的期限內提交反通知：進貨與授權憑證、不侵權的理由，或者你與權利人已經達成的和解或許可。只靠解釋沒有文件，基本不會被接受。多次被投訴成立會累積成店鋪層面的處罰，那一步的處理見 Shopee、Lazada 店鋪被凍結怎麼申訴。
海關扣留發生在進口環節：權利人在海關做了知識產權備案，或者海關在查驗時懷疑貨物侵權。你會收到扣留通知，需要在規定期限內説明並提交證明貨物合法來源的文件。期限和程序以通知原文為準。這期間貨櫃的滯港和倉儲費用在累積，所以要儘快決定是爭還是棄。不要試圖通過任何非正式途徑把貨「弄出來」。
執法查扣是最嚴重的一種：執法人員持搜查令到倉庫或門店查扣貨物。當場先看搜查令的簽發法院、地址、被搜查人和物品範圍，配合執行，不阻攔、不藏貨，索取查扣清單並簽收，全程記錄，同時立即聯繫律師。事後如果收到檢察機關或法院的文書，先看 收到法院傳票或傳喚通知怎麼辦。到了這一步，任何一句話都可能成為證據，不要自己解釋。
以後怎麼不再收到這種函，以及易行能做什麼
絕大多數侵權函可以在上架或進口之前就避免，成本只是一次檢索和一份文件。三個習慣。第一，用任何品牌名、標識或包裝設計之前，先在菲律賓知識產權局的公開系統做相同與近似檢索，不只查你想用的那一類，也查相鄰類別。第二，賣別人的品牌，先拿到書面的授權或可以追溯到權利人的進貨憑證，放進商品檔案；供應商説「原廠貨」但拿不出任何文件的，按沒有授權處理。第三，自己的品牌儘早在菲律賓申請註冊，並按期提交使用聲明，否則不僅保護不了自己，還可能被別人搶注後反過來告你。
合同上也要留一手：與供應商的採購合同寫明對方保證貨物不侵犯第三方知識產權，否則承擔由此產生的賠償和費用；與代運營或設計方的合同寫明其交付的名稱、圖案不侵權。版權與外觀設計方面的指控與商標不同，基本規則見 版權與專利在菲律賓怎麼保護。
易行國際旅行社（SEC 註冊號 CS202009551，菲律賓移民局認證代辦 CA-202624381-1）為在菲經營的中資企業提供 合規託管服務：商標檢索與註冊申請的材料準備、使用聲明到期提醒、商品授權與進貨憑證檔案的建立，以及在收到侵權函時協助整理證據並對接執業知識產權律師。我們不是律師事務所，不出具侵權與否的法律意見，也不承諾任何談判或爭議結果。個案請諮詢執業律師，本文不構成法律意見。