收到催缴通知的头几天：先核真伪、再止住"继续欠"
收到 SSS 或 PhilHealth 的雇主欠缴催告，第一步不是付钱，也不是置之不理，而是先确认通知真伪、再停止新的欠缴继续产生。这类通知常见的形态有欠缴账单、违规通知、要求到办事处说明的函件，偶尔也会由外勤人员当面送达。近年冒充政府机构要求"私下了结、转账到个人账户"的诈骗并不少见，所以先把通知上的雇主编号、公司名称、所属分支机构和联系人信息，与公司自己在机构网上账户里看到的登记信息逐项核对；对不上的，直接打给你自己查到的机构官方渠道核实，不要用通知上留的私人号码。
确认是真的以后，马上做两件事。第一，本月及以后的申报和缴款一期都不能再漏——历史欠缴可以谈，新增欠缴只会让局面更难看，也会让机构认定你没有诚意。第二，指定一位负责人（通常是财务或人事主管）专门对接这件事，把通知原件、收到日期、送达方式记录下来，所有往来都留书面痕迹。
同时通知你的记账或薪酬外包方，请他们在短时间内交出过去几年的申报底稿、缴款凭证和员工名单变动记录。很多催缴其实源自外包方漏报、错报，或者公司换过会计后交接断档，这种情况可参考 记账代理漏报错报怎么补救。如果公司本身就有收不到官方信件的问题（例如搬过办公室、分公司常驻代理人联系不上），先把送达渠道理顺，否则后续通知还会继续丢，可参见 分公司常驻代理人辞任或失联怎么办。
对账：把"机构说你欠的"和"你实际缴的"逐人逐月对齐
催缴金额是不是准确，只能靠逐人逐月对账来回答，不要在没对完账之前就承认或否认总数。对账要准备三套资料：一是机构给出的欠缴明细（如果通知只有总数，书面申请要明细）；二是公司自己的工资表，确认每个月实际在职的员工、每人的工资基数；三是每期的申报表与银行缴款凭证。
对下来通常会出现几类差异。第一类是"已缴未入账"：钱确实交了，但因为申报编号填错、员工编号错误、银行渠道入账延迟等原因没有记到正确的期次或人头上，这类要拿凭证申请更正入账。第二类是"人已离职仍被计入"：员工早已离职，但公司没有及时做离职申报，机构仍按在职计算，要提供离职证明和最后工资记录申请剔除。第三类是"基数分档错误"：例如工资调整后没有更新缴费分档，属于少缴，要按正确分档补足。第四类才是真正的漏缴——某些月份或某些员工根本没有申报和缴款。
把四类差异分开列表，每一项都附上证据。真正属于公司的欠缴部分要承认并准备补缴方案，属于记录错误的部分要书面提出更正。三项社保的计算口径各不相同，基数与分档的规则见 雇主视角的三险登记、申报与缴款全流程；如果你想先弄清楚漏缴的各层后果，可读 社保漏缴怎么补。
书面回复与面谈：怎么说、带什么、哪些话别说
对完账以后，用书面形式回复机构，比口头解释更有分量，也更能保护公司。回复函的结构可以很简单：开头确认收到哪一份通知、哪天收到；第二段说明公司已经完成逐月对账；第三段分列"同意补缴的部分"和"申请更正的部分"，后者逐项附证据；最后一段表明公司愿意按机构的程序补缴，并询问可适用的分期或减免安排。回复的写法与语气可以参考 收到整改通知怎么写书面回复。
如果机构要求到办事处面谈，带齐对账表、工资表、缴款凭证、公司登记文件和授权书（出面的人不是法定代表人时）。面谈时只讲事实和数据，不要辩解"以前不知道要交"——不知道并不能免除雇主的缴费义务；也不要临场答应任何一个自己没核对过的金额。对方提出的补缴金额、罚息计算和期限，请对方以书面形式给出，回去核对后再签。
绝对不要做的两件事：一是私下给经办人员任何好处，希望"把数字改小"——这会把一个可以补救的行政问题变成刑事问题；二是把责任全推给员工，比如声称员工要求不缴。按规定，雇主有为员工申报和缴费的义务，员工同意与否不改变这一点。
补缴、分期与减罚：可以争取什么，不能指望什么
确认欠缴后，补缴通常包括本金和按规定计算的滞纳金或罚息。机构不定期会推出针对雇主欠缴的分期补缴或减免罚息计划，适用条件、申请期限和需要提交的材料都以机构当期公布的方案为准，所以回复函里主动询问"目前是否有可适用的分期或减罚安排"是值得做的一步。即使没有专门计划，书面申请分期并附上公司现金流说明，也比一次性付不出来而拖延要好。
能争取的是：更正错误记录、按程序申请分期、在适用时申请减免罚息、要求机构给出清楚的计算明细。不能指望的是：员工本金部分被免除、代扣了却没上缴的部分被轻轻放过、靠关系把欠缴"消掉"。尤其是第二点——从员工工资里扣了钱却没交给机构，性质比单纯漏缴严重得多，处理时要优先补足这一部分。
补缴完成后，向机构索取正式的缴清证明或更新后的账户状态截图，并让员工自行登录查看自己的缴费记录是否已补齐。员工端怎么看到这些记录、员工会怎么主张权利，可参考 员工发现公司没替自己交社保怎么办，从员工视角理解，有助于你提前回应员工的疑问。
不处理会怎样：从追缴到刑事与经营受阻
很多老板的第一反应是"先放着"，但雇主欠缴社保在菲律宾的升级路径是比较清楚的：先是催缴通知和账单，接着可能是正式的违规通知与追缴程序，再往后可能移交法律部门处理，严重或长期拒不处理的情况下，相关负责人可能面临刑事追诉。具体的程序节点和责任人范围以法律规定和机构当期做法为准，个案请咨询执业律师，本文不构成法律意见。
经营上的影响往往来得更早。参加政府或大企业的招标、办理部分许可续期、某些银行与合作方的尽职调查，都可能要求提供社保缴费合规证明；账户欠缴未清时，这些证明可能开不出来。员工方面，如果员工因为公司欠缴而领不到疾病、生育、工伤等待遇，公司可能要自己承担相当于待遇的赔付，并面对员工向劳工部门的投诉。
还有一个容易忽视的点：欠缴记录通常跟着公司走，而不是跟着某任老板走。将来要出售公司、引入股东或注销，买方和登记机关都会查这一项。与其等到交易或注销时被卡住，不如现在就把账理清。劳工检查时社保也是常查项目，相关准备可读 劳工部检查怎么准备。
补完之后：把三险的申报做成不会再漏的流程，以及易行能做什么
补缴结清只是止血，真正要做的是让以后每个月都不再漏。建议建立三张清单：每月入离职名单与三项社保申报的对照表、每期缴款凭证的归档目录、每季度一次登录三个机构账户核对"已入账"状态。员工调薪后，当月就检查缴费分档是否需要更新。换会计或换薪酬外包时，把过去的申报底稿和账户登录权限完整交接，并在交接后第一个月重点核对。
薪酬合规里最常见的几类错误，可以对照 中资公司最容易栽的薪酬合规问题 逐项自查。公司规模扩大或开了分公司以后，三项社保的雇主登记、分支机构编号也要同步检查，避免某个分支长期漏报。
易行能做什么：我们可以协助整理逐月对账表、准备给机构的书面回复与分期申请材料、陪同或代为联络机构办事处，并把三险申报纳入月度合规托管，详见 合规托管服务。易行国际旅行社（YIXING TRAVEL CONSULTANCY INC.）为菲律宾 SEC 注册公司（CS202009551），持移民局认证编号 CA-202624381-1，并具 DOLE 与 PRA 相关资质。补缴金额、罚息与分期条件均以机构当期核定为准，我们不承诺任何减免结果。个案请咨询执业律师，本文不构成法律意见。