第一步：核清借款，到底欠多少、有沒有憑證
在跟任何人提這件事之前，公司內部先把賬核清楚：借款或預支的日期、金額、用途，有沒有簽署借款協議、借條或預支申請，約定的還款方式是從工資裏按月扣還還是另行歸還，至今已還了多少、還剩多少。
憑證越完整，後面越好處理。常見的問題是：只有財務的轉賬記錄，沒有員工簽字的借款文件；或者是口頭答應的預支，沒有書面約定還款方式。這種情況下，債權仍可能成立，但舉證會更難，要把聊天記錄、審批記錄、工資單上的扣款記錄都整理出來。
同時區分清楚性質：是借款，是預支工資，還是公司當時已經同意不用還的補助或福利。性質不同，後面能不能主張、怎麼主張都不同。公司平時的借支制度怎麼定，可參考 員工借款與預支工資怎麼處理。
這筆債由誰承擔：遺產，而不是家屬個人
員工去世後，他生前的債務一般由他的遺產來清償，也就是他留下的財產、存款與應得款項，而不是由配偶、子女等繼承人用自己的錢來還。繼承人通常只在繼承所得的範圍內承擔被繼承人的債務，具體規則以菲律賓現行法律和律師意見為準。
這意味着，公司不應當向家屬個人施壓，比如要求配偶簽字承擔、扣着家屬的其他款項不放、或者在喪事期間上門催討。這些做法不僅可能於法無據，還會嚴重傷害公司的聲譽和員工關係，其他員工都看在眼裏。
如果員工有可繼承的財產，債權通常在遺產處理的程序中提出，或者在繼承人協商分割遺產時一併處理。如果員工幾乎沒有留下財產，公司要現實地評估這筆錢能否收回。遺產與繼承的基本框架見 在菲律賓的遺產與繼承基礎。
能不能和公司應付的最後款項相抵
員工去世時，公司往往還欠他一些錢：未發的工資、按比例的第十三個月薪、可折現的假期，以及公司內部的福利性款項。很多公司會想到直接把借款從這些錢里扣掉，這個想法可以理解，但要依法處理。
工資的扣除在菲律賓受勞動法規的限制，並不是公司想扣就能扣；員工生前是否書面同意從工資中扣還借款、扣還的方式與範圍，都會影響能否抵扣。對於去世後應付的款項能否直接抵扣、抵扣多少，要先請律師或勞工顧問確認，以現行規定為準。
即使可以抵扣，也要做到透明：給家屬一份書面清單，列出公司應付的各項金額、員工生前的借款餘額與憑證、抵扣的依據和結果。不要不加説明就少付，否則很容易引發投訴和爭議。至於這些款項應該付給誰，仍按 已故員工款項的受領規則 處理。
在遺產程序中主張：書面、及時、留證據
如果抵扣後仍有餘額，或者不能抵扣，公司就要作為債權人在遺產處理中提出主張。遺產如果走法院程序，債權人通常需要在法院規定的期間內提交債權申報；如果繼承人通過協議分割遺產，公司可以書面通知繼承人這筆債務的存在，要求在分割前予以清償或作出安排。
書面主張要附上借款憑證、餘額計算和聯繫人。語氣要剋制、專業，説明公司理解家屬的處境，提出可以分期或在遺產處理完畢後清償等安排。期間和程序的具體規定以法院和律師意見為準，不要因為“不好意思開口”而錯過申報時機。
金額不大、員工幾乎沒有遺產的，公司可以考慮在內部評估後作壞賬處理，或者作為對員工家屬的一種關懷直接豁免。這是公司的商業與人情決定，但要有書面審批，賬務與税務處理也要按規定辦。
和家屬溝通：時機、方式與分寸
公司在員工去世後的第一要務，是協助家屬處理後事、及時支付應付款項、辦理社保與保險手續。借款的事不宜在喪事期間提出，一般等家屬情緒稍穩、公司已經把應付款項清單準備好之後，再由人事或管理層以得體的方式溝通。
溝通時把“公司欠你們的”和“員工生前欠公司的”放在同一份清單裏説明，讓家屬看到公司是在誠實結算，而不是隻來要錢。如果家屬對借款有疑問，提供憑證讓他們核對；如果家屬表示困難，可以討論分期或減免。
如果家屬之間對繼承有爭議、或者家屬在海外，溝通要更謹慎，必要時通過律師進行。員工在工作場所意外去世的情況，公司還有通報、配合調查等更緊迫的事務，見 員工在崗去世公司要做什麼。
以後怎麼防，以及易行能做什麼
這類事件提醒公司把員工借支制度理順：借款和預支都要有書面協議，寫明金額、用途、還款方式和從工資中扣還的授權；設定合理的額度上限；定期對賬；員工離職或發生變故時，有明確的結算流程。也可以考慮為員工借款安排信用人壽類保險，具體以保險產品條款為準。
對於有外籍員工的公司，員工在菲律賓去世還涉及遺體安排、使領館通知和簽證工簽收尾，借款問題要放在這些事務之後，按程序處理。
易行可以協助梳理員工借支制度和書面協議模板、整理借款憑證與結算清單、協調中英文溝通，並在需要時對接執業律師處理遺產申報。我們不代替律師辦理遺產程序，也不承諾回收結果。需要時可以聯繫 易行合規託管服務。易行國際是在菲律賓證券交易委員會註冊的私營諮詢公司（SEC 註冊號 CS202009551），持移民局認證（BI Accreditation No. CA-202624381-1，有效至 2027-06-30）以及勞工部 DOLE 與退休署 PRA 認證，與任何政府部門沒有隸屬關係。個案請諮詢執業律師，本文不構成法律意見。