先給結論：當場如實説，要清單，不現編
檢查當天拿不出記錄，最重要的是不説假話、不現場補造，並把需要補交什麼、什麼時候交弄成書面。現場的應對：
- 如實説明現狀："這部分記錄目前無法提供，原因是……（系統更換、文件損毀、前任人員未交接等），我們會在期限內補交可以取得的材料。"不要説"記錄在總部""明天就能拿來"之類做不到的承諾。
- 請檢查人員列明需要補交的材料：在檢查記錄或結果通知上寫清楚，或請對方確認補交清單與期限。
- 現場能拿出的先拿出：員工名冊、勞動合同、近期工資條、社保繳費記錄，有多少給多少，並登記提交了什麼。
- 指定一名對接人：後續補交和説明都由同一人負責，避免多頭溝通、説法不一。
現場絕對不要做的：讓員工臨時在考勤表上補簽名；改動電子系統裏的打卡數據；拿一份"模板"假裝是當時的記錄。這些行為在檢查人員面前很容易露餡，也會在日後的勞動案件中變成對公司最不利的證據。檢查結果通知收到後怎麼寫書面回覆，見 檢查後的整改通知怎麼回。
合法重建：哪些真實材料可以替代缺失的記錄
原始記錄丟了，不等於什麼都沒有；工資和工時會在很多第三方系統裏留下真實痕跡，按時間順序整理出來，就是最可信的補充材料。可以用來重建的真實來源：
- 銀行代發工資流水：每個員工每期實際到賬金額，是最硬的工資證據；
- 工資條的電郵或消息記錄：發給員工的工資條，即使公司本地文件丟了，郵箱裏通常還有；
- 社保、醫保、住房公積金類繳費記錄：可以佐證僱傭期間與申報工資基數；
- 打卡系統或門禁系統的後台數據：即使本地報表丟了，服務商常保留歷史數據，可以書面申請導出；
- 排班表、項目記錄、工作羣消息：用於佐證工作時間安排；
- 會計賬簿與税務申報：工資總額與扣繳記錄。
重建時堅持兩條原則：每一項都註明來源和取得日期；重建出來的彙總表明確標註"根據某某資料整理"，不冒充原始記錄。如果某段時間確實找不到任何材料，就如實寫"無法取得"，不要用推算填空。賬簿發票因災害等原因損毀時向税務機關報告的做法，可參考 賬簿發票損毀怎麼向 BIR 報告。
書面説明怎麼寫：原因、已補交、無法取得、整改
補交材料時附一份書面説明，把"缺了什麼、為什麼缺、補了什麼、以後怎麼防"講清楚，這比材料本身更能體現公司的誠意。説明的結構：
- 缺失的範圍：哪些員工、哪段期間、哪類記錄；
- 缺失的原因：如實寫，例如更換薪資系統時數據未遷移、文件在辦公室漏水中受損、前任人員離職未交接，附能證明的材料（如系統更換合同、損失照片）；
- 已補交的材料清單：逐項列明來源；
- 無法取得的部分：説明已經嘗試過哪些途徑；
- 整改措施：新建立的留檔制度、負責人、保存方式與期限。
説明由公司授權的負責人簽字，按檢查人員給的期限提交併取得簽收。期限內確實無法完成的，在期限屆滿前書面申請延期，並説明理由。法定的回覆期限與整改程序，以勞工部當期規定和檢查通知上的要求為準。需要專業協助整理和提交的，可以交給我們，見 合規託管服務。
記錄缺失的後果：工資差額、員工投訴與後續案件
記錄缺失最直接的風險，是員工就工資、加班費、假日工資提出主張時，公司拿不出反駁證據。工資和工時的舉證責任一般在僱主一方，公司沒有記錄，員工的陳述和其他證據就更容易被採信。因此：
- 檢查發現工資差額時：如果重建的材料顯示確有少發，主動計算並補發，比堅持爭辯更能降低後續風險；補發要有書面記錄和員工簽收。
- 員工借檢查提出個人主張時：按程序處理，可以先在勞工部調解層面溝通；涉及較大金額或多名員工時，請律師評估。
- 已經離職的員工：記錄缺失期間涉及的離職員工，日後也可能提出主張，相關材料要一併保存。
勞動仲裁中公司要準備哪些材料、哪類記錄最關鍵，見 勞動仲裁要什麼材料。中資公司在薪酬合規上最常見的錯誤，見 薪酬合規常見錯誤。如果檢查同時查出外籍員工工作許可的問題，處理順序見 檢查查出外籍員工 AEP 問題。
事後立刻做：建立一套查得出、丟不了的留檔制度
補救完這一次，馬上把留檔制度建起來，否則下一次檢查或勞動案件還會在同一處吃虧。最低限度的制度：
- 考勤：使用有後台留存的打卡系統，定期導出報表並歸檔；採用指紋或人臉打卡的，同時做好隱私合規，見 指紋人臉打卡的隱私要求。
- 工資：工資表、工資條、銀行代發回單按期歸檔；工資條通過可留存的方式發給員工。
- 雙重備份：本地加雲端，至少一處在辦公室之外；離職交接清單里加入"薪資與考勤資料交接"一項。
- 保存期限：勞動側與税務側的保存要求不同，取其較長者；具體年限以主管部門當期規定為準。
- 責任人：指定一人負責歸檔，另一人每季度抽查。
這套制度本身也可以作為整改措施寫進給檢查人員的書面説明裏，證明問題已經從根上處理。平時該留哪些記錄、留多久的完整清單，見 薪酬記錄留檔。
易行能幫什麼，以及一頁補救清單
一頁補救清單：現場如實説明、拿到補交清單和期限；指定對接人；向銀行、社保、打卡服務商等書面申請調取歷史數據；按來源整理重建材料並逐項標註；寫書面説明（範圍、原因、已補交、無法取得、整改）；期限內提交併取得簽收，確實來不及就提前書面申請延期；核對是否有工資差額並按程序補發；建立留檔制度並寫入員工手冊與交接清單。
常見失誤：現場隨口承諾"明天給"；讓員工補簽考勤表；在系統裏改數據；只交材料不附説明；補交後不建制度，半年後同樣的問題再出現。
易行能做的：協助公司整理和重建薪酬與考勤資料、起草給勞工部的書面説明與整改計劃、建立日常留檔與合規託管機制，外籍員工相關的工作許可問題也可一併處理。易行持有 SEC 註冊（CS202009551）、移民局認證（BI Accreditation No. CA-202624381-1，有效至 2027-06-30）與勞工部 DOLE 認證。詳見 合規託管服務。我們不能做的：替公司補造任何記錄、承諾檢查結果或免除整改義務。
個案請諮詢執業律師，本文不構成法律意見。易行是私營諮詢公司，與任何政府部門無隸屬關係。