先給結論：現場如實配合，簽字前核對每一項
現場的原則是：如實回答、能出示的出示、看清再簽、拿到副本。不要為了讓檢查儘快結束而簽下自己沒核對過的記錄。
檢查涉及外籍員工時，檢查員通常會關注這些方面（以實際檢查為準）：
- 外籍員工名單，和每人的 AEP 是否在有效期內、崗位與工作地點是否與許可一致。
- 相關的 understudy 或培訓計劃記錄（如適用）。
- 外籍員工的勞動合同、工資與社保、預扣税記錄。
- 外籍員工的簽證狀態（勞工部有時會與移民局信息交叉核對）。
現場的幾條注意：一是指定一名熟悉情況的負責人陪同，其他員工不要各説各的；二是材料一時找不到的，如實説明並承諾在什麼時間之前提交，不要臨時編造或補簽日期；三是檢查記錄（inspection report 或類似文書）上寫的每一項發現，都要和公司的理解核對，有異議的在簽字時註明"對某項有不同意見、將另行書面説明"，而不是拒簽了事。簽完一定要拿到副本或拍照留存。
讀懂整改通知：每一項發現對應什麼補正
整改通知要逐項拆開讀，每一項發現單獨對應一個補正動作和一個負責人。常見的外籍員工相關發現，以及大致的補正方向如下（具體要求以通知原文和勞工部當期口徑為準）：
- AEP 已過期。補正方向是儘快辦理續期或新的申請，並説明過期期間的情況。這一項往往同時牽涉移民局一側的簽證，要一併檢查。
- 崗位或工作地點與許可不符。員工實際做的工作或所在地點與 AEP 記載不一致，補正方向是辦理變更或調整實際安排，工作地點變動的問題見 AEP 換城市要不要重辦。
- 缺少 understudy 或培訓記錄。如果公司屬於需要安排本地接班培訓的情形，補正方向是建立真實的培訓計劃並開始記錄，相關規則見 外籍員工比例與 understudy 要求。
- 無許可用工。發現有外籍人員沒有 AEP 就在工作，這是最嚴重的一項，處理順序見 僱用沒有工簽的外國人後果。
把每一項寫成表格：發現內容、公司的事實説明、補正動作、負責人、完成時間、證明材料。這張表就是你回覆的骨架。
整改回復怎麼寫：結構比措辭重要
一份好的回覆，結構清楚、逐項對應、附有證據，並且按期提交。措辭平實即可，不需要辯解式的長篇大論。
建議的結構：
- 開頭。引用整改通知的編號與日期，説明本函為逐項回覆。
- 逐項回覆。每一項發現單獨一段：已完成的補正（附證明）、正在辦理的補正（附遞交回執和預計完成時間）、有不同意見的事項（附事實説明與證據）。
- 整體改進措施。比如建立外籍員工許可台賬、指定專人跟蹤到期日、定期內部自查。
- 聯繫人。寫明公司對接人和聯繫方式。
幾個要點：按期提交，來不及完成的項目也要先按期提交回復，説明進度，而不是等全部做完才回；所有附件編號，與正文對應；對有異議的事項，用事實和文件説明，不要情緒化。回覆前最好由熟悉勞動與簽證事務的人看一遍，避免在回覆裏無意中承認不存在的問題，或遺漏需要補正的項目。
補辦期間相關外籍員工能不能上崗
AEP 已過期或許可與實際不符的員工，在補正完成前能否繼續工作，要以勞工部當期口徑為準，公司不要自行假設"先上着班再説"。這是整改期間最容易出問題的一點。
幾種常見情形與穩妥做法：
- 續期已遞交、在審。在審期間能否繼續工作、是否有臨時許可安排，以勞工部和受理窗口的書面答覆為準，臨時工作許可的一般情況見 臨時工作許可 PWP 是什麼。
- 崗位或地點不符。在變更完成前，儘量讓員工按許可記載的崗位和地點工作。
- 完全沒有許可。在取得許可之前停止相關工作，這一點沒有灰色地帶。
同時別忘了簽證一側：勞工部的發現常常會引出移民局一側的問題，比如工簽所依據的許可已經失效。兩邊要同步處理，移民局現場檢查的應對見 移民局突擊檢查怎麼辦。員工個人在這期間的狀態與權益，也要向員工説明清楚，不要讓員工自己去猜。
檢查之後：把外籍員工許可管理做成台賬
整改通知最常見的根源，不是公司故意違規，而是沒有人盯到期日。檢查之後最值得做的一件事，是建立一張外籍員工許可台賬。
台賬至少包含：
- 每位外籍員工的姓名、崗位、工作地點。
- AEP 編號、簽發日、到期日；9G 簽證到期日；ACR I-Card 到期日。
- 家屬簽證到期日（如由公司擔保）。
- understudy 或培訓計劃的負責人與記錄位置（如適用）。
- 續期啓動日（按到期日倒推，留足準備時間）。
指定一名專人每月核對一次，到期前提前啓動續期。工資與勞動記錄的留存要求見 工資與薪酬記錄怎麼留檔；這些記錄在下次檢查時同樣會被要求出示。
同批文章中，外籍員工失聯、被捕時僱主的處理，見 外籍員工失聯公司要做什麼 與 外籍員工被捕公司第一時間做什麼。
易行能做什麼，以及最該避免的三件事
最該避免的三件事：補簽日期、編造培訓記錄、整改期間讓無許可的員工照常上班。這三件事一旦被發現，問題會從"整改"升級為更嚴重的違規，而且受影響的不只是公司，還有外籍員工本人的身份。
其他常見誤區：把整改通知當成"罰單"直接交錢了事，不逐項補正；只處理勞工部一側，忘了移民局一側的簽證；回覆逾期，導致問題升級。
如果檢查是因為被人舉報而來，或者短時間內不同部門輪番上門，統籌應對的思路見 被同行惡意舉報、各部門輪番檢查怎麼辦。
易行能做的：幫公司逐項讀懂整改通知、整理外籍員工許可台賬，準備 AEP 續期或變更、工作簽證續簽與變更材料，並協助起草逐項回覆的結構。我們持有 SEC 註冊（CS202009551）與移民局認可代辦資格（BI Accreditation No. CA-202624381-1，有效至 2027-06-30），並具備勞工部認證，詳見 簽證與人力服務。易行不能做的：保證任何機關的審批結果、縮短審批時間，或替你規避應盡的申報義務。
本文為流程與結構梳理，個案請諮詢執業律師，本文不構成法律意見。易行是私營諮詢公司，與移民局、勞工部無隸屬關係，具體規則以主管部門當期口徑為準。