先给结论：现场如实配合，签字前核对每一项
现场的原则是：如实回答、能出示的出示、看清再签、拿到副本。不要为了让检查尽快结束而签下自己没核对过的记录。
检查涉及外籍员工时，检查员通常会关注这些方面（以实际检查为准）：
- 外籍员工名单，和每人的 AEP 是否在有效期内、岗位与工作地点是否与许可一致。
- 相关的 understudy 或培训计划记录（如适用）。
- 外籍员工的劳动合同、工资与社保、预扣税记录。
- 外籍员工的签证状态（劳工部有时会与移民局信息交叉核对）。
现场的几条注意：一是指定一名熟悉情况的负责人陪同，其他员工不要各说各的；二是材料一时找不到的，如实说明并承诺在什么时间之前提交，不要临时编造或补签日期；三是检查记录（inspection report 或类似文书）上写的每一项发现，都要和公司的理解核对，有异议的在签字时注明"对某项有不同意见、将另行书面说明"，而不是拒签了事。签完一定要拿到副本或拍照留存。
读懂整改通知：每一项发现对应什么补正
整改通知要逐项拆开读，每一项发现单独对应一个补正动作和一个负责人。常见的外籍员工相关发现，以及大致的补正方向如下（具体要求以通知原文和劳工部当期口径为准）：
- AEP 已过期。补正方向是尽快办理续期或新的申请，并说明过期期间的情况。这一项往往同时牵涉移民局一侧的签证，要一并检查。
- 岗位或工作地点与许可不符。员工实际做的工作或所在地点与 AEP 记载不一致，补正方向是办理变更或调整实际安排，工作地点变动的问题见 AEP 换城市要不要重办。
- 缺少 understudy 或培训记录。如果公司属于需要安排本地接班培训的情形，补正方向是建立真实的培训计划并开始记录，相关规则见 外籍员工比例与 understudy 要求。
- 无许可用工。发现有外籍人员没有 AEP 就在工作，这是最严重的一项，处理顺序见 雇用没有工签的外国人后果。
把每一项写成表格：发现内容、公司的事实说明、补正动作、负责人、完成时间、证明材料。这张表就是你回复的骨架。
整改回复怎么写：结构比措辞重要
一份好的回复，结构清楚、逐项对应、附有证据，并且按期提交。措辞平实即可，不需要辩解式的长篇大论。
建议的结构：
- 开头。引用整改通知的编号与日期，说明本函为逐项回复。
- 逐项回复。每一项发现单独一段：已完成的补正（附证明）、正在办理的补正（附递交回执和预计完成时间）、有不同意见的事项（附事实说明与证据）。
- 整体改进措施。比如建立外籍员工许可台账、指定专人跟踪到期日、定期内部自查。
- 联系人。写明公司对接人和联系方式。
几个要点：按期提交，来不及完成的项目也要先按期提交回复，说明进度，而不是等全部做完才回；所有附件编号，与正文对应；对有异议的事项，用事实和文件说明，不要情绪化。回复前最好由熟悉劳动与签证事务的人看一遍，避免在回复里无意中承认不存在的问题，或遗漏需要补正的项目。
补办期间相关外籍员工能不能上岗
AEP 已过期或许可与实际不符的员工，在补正完成前能否继续工作，要以劳工部当期口径为准，公司不要自行假设"先上着班再说"。这是整改期间最容易出问题的一点。
几种常见情形与稳妥做法：
- 续期已递交、在审。在审期间能否继续工作、是否有临时许可安排，以劳工部和受理窗口的书面答复为准，临时工作许可的一般情况见 临时工作许可 PWP 是什么。
- 岗位或地点不符。在变更完成前，尽量让员工按许可记载的岗位和地点工作。
- 完全没有许可。在取得许可之前停止相关工作，这一点没有灰色地带。
同时别忘了签证一侧：劳工部的发现常常会引出移民局一侧的问题，比如工签所依据的许可已经失效。两边要同步处理，移民局现场检查的应对见 移民局突击检查怎么办。员工个人在这期间的状态与权益，也要向员工说明清楚，不要让员工自己去猜。
检查之后：把外籍员工许可管理做成台账
整改通知最常见的根源，不是公司故意违规，而是没有人盯到期日。检查之后最值得做的一件事，是建立一张外籍员工许可台账。
台账至少包含：
- 每位外籍员工的姓名、岗位、工作地点。
- AEP 编号、签发日、到期日；9G 签证到期日；ACR I-Card 到期日。
- 家属签证到期日（如由公司担保）。
- understudy 或培训计划的负责人与记录位置（如适用）。
- 续期启动日（按到期日倒推，留足准备时间）。
指定一名专人每月核对一次，到期前提前启动续期。工资与劳动记录的留存要求见 工资与薪酬记录怎么留档；这些记录在下次检查时同样会被要求出示。
同批文章中，外籍员工失联、被捕时雇主的处理，见 外籍员工失联公司要做什么 与 外籍员工被捕公司第一时间做什么。
易行能做什么，以及最该避免的三件事
最该避免的三件事：补签日期、编造培训记录、整改期间让无许可的员工照常上班。这三件事一旦被发现，问题会从"整改"升级为更严重的违规，而且受影响的不只是公司，还有外籍员工本人的身份。
其他常见误区：把整改通知当成"罚单"直接交钱了事，不逐项补正；只处理劳工部一侧，忘了移民局一侧的签证；回复逾期，导致问题升级。
如果检查是因为被人举报而来，或者短时间内不同部门轮番上门，统筹应对的思路见 被同行恶意举报、各部门轮番检查怎么办。
易行能做的：帮公司逐项读懂整改通知、整理外籍员工许可台账，准备 AEP 续期或变更、工作签证续签与变更材料，并协助起草逐项回复的结构。我们持有 SEC 注册（CS202009551）与移民局认可代办资格（BI Accreditation No. CA-202624381-1，有效至 2027-06-30），并具备劳工部认证，详见 签证与人力服务。易行不能做的：保证任何机关的审批结果、缩短审批时间，或替你规避应尽的申报义务。
本文为流程与结构梳理，个案请咨询执业律师，本文不构成法律意见。易行是私营咨询公司，与移民局、劳工部无隶属关系，具体规则以主管部门当期口径为准。