先立一條原則：同期形成的記錄才有用
在評估你該留什麼之前，先理解仲裁員實際上在看什麼。同樣一份文件，形成時點不同，分量天差地別。
同期性（contemporaneous）是第一位的。事情發生當時就形成的記錄，可信度最高：當天的考勤打卡數據、當月的工資冊、事發第三天發出的書面通知。而爭議起來之後才出現的文件——補寫的會議紀要、事後補簽的手冊簽收表、日期倒填的警告信——通常不會被採信，還會引發對整包材料的懷疑。
有簽字比沒簽字重要得多。員工簽收過的東西，你才能説他知道。工資單、員工手冊、崗位説明、績效標準、警告信、調崗通知，都應當有員工簽名與日期。員工拒簽的，要留拒簽記錄（當場宣讀、兩名在場人簽註、另行寄送），而不是就此作罷。
載體要能追溯。系統生成的記錄（打卡機日誌、工資系統流水、郵件服務器記錄）比手寫的強，因為它難以事後修改；但前提是你能説明數據是怎麼導出來的。手工記錄也不是不行，只要它是連續的、有編號的、當時就在用的。
「常態化」本身就是證據。如果你公司的所有員工都簽同一套文件、所有違紀都走同一套流程，那麼這個案子裏的文件就有了背景可信度。相反，如果只有這一個人有一疊完整的警告信，其他人什麼都沒有，那這疊信本身就會被質疑是為解僱而製造的。制度一致適用，比單個案子的文件更有説服力。
爭議信號出現的當天要做的事。立即凍結並導出相關期間的全部電子記錄（考勤、工資、郵件、聊天、審批流、監控），註明導出人、導出時間與設備，把該員工的人事檔案整卷封存。然後停止一切修改動作。監控視頻尤其緊急，系統覆蓋之後就沒有了。
不要做的三件事。不要刪記錄——證據滅失會引發對僱主不利的推定；不要補簽、倒填日期；不要在爭議起來後突然給這個人補一堆流程（突然發警告信、突然做績效評估），這類動作的時間戳會説明一切。
第一類：僱傭關係與薪酬基線檔案
幾乎每一個勞動爭議都會從這裏開始：這個人是不是你的員工、什麼時候開始、拿多少錢、什麼崗位。這一組文件決定了後面所有金額的計算基數，也是最常缺失的一組。
勞動合同原件。雙方簽字、註明日期，寫清崗位、工作地點、薪酬構成、工時安排、合同類型（正式、試用、定期、項目制）。定期合同尤其要寫清期限與到期安排，因為期限屆滿與解僱是完全不同的法律事件。外籍員工的合同另有要點，見 外國人在菲律賓的勞動合同。
錄用通知與入職文件。offer 上寫的條件應當與合同一致，不一致時會被拿來做對你不利的解釋。入職資料裏最容易被忽略但最關鍵的一欄是員工親筆填寫並簽字的住址——它日後決定了通知送達是否有效。
崗位説明書。寫清職責範圍與彙報關係。它在兩類爭議裏直接有用：績效不達標的認定（你要證明他沒做到什麼）、以及調崗是否屬於管理權範圍。
員工手冊與簽收記錄。手冊要有內容、要經過公示、要有員工簽收。沒有簽收記錄的手冊，在爭議中很難主張員工「應當知道」。手冊怎麼寫才有效力見 員工手冊怎麼寫。
試用期的書面標準與簽收。如果打算以未達標準為由不予轉正，轉正標準必須在錄用時就以書面告知並有簽收，事後拿出來的標準通常不被接受。
薪酬變動的完整鏈條。每一次調薪、晉升、崗位變動都應當有書面文件與員工確認。爭議裏計算欠薪、遣散費、十三薪的基數，靠的就是這條鏈——斷了任何一節，都會被按對員工有利的方式推定。
法定登記與繳納憑證。三項強制社保的登記與逐月繳納記錄，以及税務代扣憑證。這些不僅是合規要求，在爭議中也是證明僱傭關係真實存在與待遇已給付的直接材料，福利清單見 法定員工福利清單。
第二類：工時、出勤與工資憑證，金錢請求全靠這一組
金錢請求（欠薪、加班費、假日加價、夜班津貼、假期折算、十三薪）是勞動爭議裏最常見的訴求，往往和解僱請求捆在一起提。這一類的舉證特點是純粹靠記錄説話，沒有解釋空間。
考勤記錄必須是原始的、連續的。打卡機或生物識別系統的原始日誌、每日出勤表（DTR）、員工簽字確認的考勤彙總。關鍵點在於連續性——只保留爭議月份而沒有前後期的，會被質疑是挑出來的。系統導出要能説明導出方式與時間。
加班必須有事前審批記錄。這是最常見的敗點：公司主張「我們從沒批准過加班」，但拿不出任何審批制度的痕跡；員工拿出打卡記錄顯示每天在公司待到很晚。沒有審批制度，長時間在崗的記錄就會被推定為加班。正確做法是建立書面加班申請與批准流程，並且真的執行——批准的存檔，未批准的也要有記錄。
工資冊與工資單簽收。每期的工資冊（payroll register）、每人的工資單（payslip）以及員工的領取或簽收記錄。工資單上要逐項列明基本工資、加班、津貼、各項扣除與實發數——只寫一個總數的工資單，在爭議中無法證明某一項是否已經支付。
支付憑證。銀行轉賬記錄是最好的支付證據。現金髮薪的公司風險顯著更高，因為你必須依賴簽收單，而簽收單的證明力弱於銀行流水。若確有現金髮薪，簽收單要逐期、逐人、有日期與金額。
假期與休假記錄。請假申請與批准、服務獎勵假的使用與折算記錄、法定假日的排班與加價計算。
十三薪的計算與發放記錄。計算底稿（基數怎麼來的）加發放憑證，計算口徑見 十三薪怎麼算。
離職結算記錄。最後一筆工資的逐項計算表、支付憑證、以及員工的簽收。結算項目與時限見 離職結算與遣散費。結算做得清楚，往往能把一個金錢爭議在源頭消化掉。
保存期限要按現行規定，寧長勿短。金錢請求的時效比多數人想像的長，而記錄一旦銷燬就無法重建。工資與考勤類記錄建議按法定要求的上限保存，離職員工的檔案不要在離職當年就清掉。
第三類：紀律與解僱類記錄，一整條鏈缺一環都不行
這一類的特點是鏈條完整性：不是有幾份文件就行，而是從事發到最終決定的每一環都要能接得上。文書本身怎麼寫不在本文範圍，見 解僱通知書怎麼寫；這裏只講你該留下什麼。
事發的原始證據。違紀行為本身的證據：監控導出（含導出説明）、系統日誌、單據、客户投訴原件、現場照片、第三人的書面陳述。原始證據要在事發當時固定，不是等到決定解僱時才回頭去找——那時候監控可能已被覆蓋，證人可能已經離職。
調查過程記錄。誰做的調查、訪談了誰、什麼時候、問了什麼、對方怎麼回答。訪談記錄最好由被訪談人簽字確認。這份材料在證明程序公正性上的價值，常常被低估。
第一份通知與送達憑證。通知本身，加上送達證明：當面簽收的原件（有簽名與日期）、拒簽的現場記錄（宣讀過程、兩名在場人簽註）、寄送的憑據與投遞記錄、電子送達的發送與到達記錄。送達憑證和通知同等重要——證明不了送達，等於沒發。
員工的書面申辯原件。員工提交的説明、附件，全部保留。員工未提交的，要有記錄證明確實給了期限而對方沒有回應。
申辯會議記錄。會議時間、地點、出席人、發言要點、員工提出的理由，最好有出席人簽字。
第二份通知與送達憑證。同上。第二份通知裏應當體現對員工申辯的逐項回應，這份文件本身就是「你認真考慮過」的證據。
漸進式紀律的歷史記錄。如果這次解僱建立在屢次違紀之上，那麼此前的口頭提醒記錄、書面警告、停職處分及其送達憑證，全部都要在。只有最後一次的記錄，無法支撐「屢次」這個前提。
一致性證據。其他員工發生類似行為時的處理記錄。如果別人做了同樣的事只被警告，而這個人被解僱，你需要能解釋差異。這一類材料通常沒人主動準備，但它是對方律師會主動去找的。
公司財物交接與清算記錄。門禁卡、設備、文件、賬號權限的交接單。這既是收尾，也在防止後續衍生爭議。
第四類：績效不達標與經營需要型，證明標準更高的兩種
這兩類的共同點是：你要證明的不只是「發生了什麼」，而是一個判斷的合理性——為什麼這個績效算不合格、為什麼這個崗位必須裁掉。判斷本身要有客觀依據，材料要求因此更重。
績效類要留三樣東西。其一，事先書面告知的具體標準，並有員工簽收——標準必須在考核期開始之前就存在，事後制定的標準無法支撐結論。其二，多個週期的連續記錄，而不是最後一次的一張表；單次評分低通常不足以支撐解僱。其三，書面的績效改進計劃（PIP）與其執行記錄：改進目標是什麼、給了多長時間、期間提供了什麼支持與輔導、期末的評估結論。沒有 PIP 的績效解僱是高風險動作。整套做法見 績效考核怎麼做才能當解僱依據。此外還要留下考核過程本身的痕跡：面談記錄、員工的反饋與簽字。
經營需要型（裁員、停業、崗位冗餘）要留五樣。其一，事由的客觀證據：主張虧損的，要有經審計的財務報表支撐，而不是內部報表或口頭説明；主張崗位冗餘的，要有組織架構調整前後的對比、業務量數據、外包或自動化的決策文件。其二，選人標準文件：標準必須客觀（如工齡、績效記錄、崗位技能匹配）、事前確定、並一致適用；事後解釋為什麼選這個人，説服力很弱。其三，選人過程的實際適用記錄：把標準套用到全體候選人上的評分或排序表。其四，提前書面通知員工本人的送達憑證。其五，向主管部門報備的憑證與回執。整套流程見 裁員的合法流程。
遣散費的計算與支付憑證。計算底稿（基數、年資怎麼算的）與支付記錄。
時間線的自洽。這兩類爭議裏，仲裁員會看時間順序：財務惡化的證據是什麼時候形成的、決策是什麼時候做的、通知是什麼時候發的。如果決策文件的日期在通知之後，或者主張虧損但同期還在招人，材料本身就會互相打架。準備材料時把所有日期排成一條時間線自己先看一遍，這是最有效的自查。
形式要件、保存與一頁檔案清單
有內容還不夠，交上去要能被採信。這一節講形式，並給一份可以直接照着建的檔案清單。
證人要有書面宣誓陳述。「我們主管可以作證」在以書面為主的程序裏意義有限。關鍵證人的陳述要落成書面，由本人簽署並按規定宣誓或公證。要在他還在職、還願意配合的時候取——離職後、回國後就基本取不到了。
複印件要有適當認證。提交的應是原件或經認證的副本，隨手掃描的圖片證明力會被質疑。原件由誰保管、放在哪裏，自己要有台賬。
電子記錄要有取證説明。聊天、郵件、系統日誌、監控，導出時保留完整上下文而非片段，保留原始載體，由導出人出具書面説明記錄時間、方式與設備。
外文文件要有翻譯。中文合同、中文手冊、中文聊天記錄在程序中通常需要宣誓翻譯，見 菲律賓宣誓翻譯。最省事的做法是一開始就用雙語文本：合同、手冊、通知都出雙語版本，員工簽的是雙語件，爭議時省下大量時間、成本與爭執空間。
保存與封存。按現行規定的期限保存，離職員工檔案不要在當年清掉；電子檔與紙質檔雙份；離職時把該員工的全部記錄做一次歸集封存，註明封存人與日期。
一頁檔案清單（每名員工都應當有）。
- 勞動合同原件（雙方簽字、日期）、錄用通知、員工親筆填寫並簽字的住址
- 崗位説明書；員工手冊簽收記錄；試用期書面標準與簽收
- 歷次調薪、晉升、調崗的書面文件與員工確認
- 三項社保登記與逐月繳納記錄；税務代扣憑證
- 連續的考勤原始記錄；加班申請與批准記錄；請假申請與批准
- 逐期工資冊與逐項列明的工資單，加簽收或銀行支付憑證
- 十三薪計算底稿與發放憑證；假期折算記錄
- 紀律鏈條：原始證據、調查記錄、第一份通知與送達憑證、員工書面申辯、會議記錄、第二份通知與送達憑證；歷史警告與處分記錄
- 績效鏈條：事先告知的標準與簽收、多週期評估記錄、PIP 與執行記錄、面談記錄
- 離職：辭呈原件或解僱文件、交接單、最後一筆工資逐項計算與支付憑證、離職證明副本、（如有）和解與棄權文件
- 關鍵證人的書面宣誓陳述；電子記錄導出説明；中文文件的雙語版本或翻譯件
免責與建議。本文為一般性介紹，不構成法律意見。菲律賓的記錄保存期限、證據形式要求與程序規則會隨規定與實務變動，具體請以 DOLE、NLRC 現行規定為準。勞動仲裁屬法律程序，個案請諮詢執業律師，本文不構成法律意見。如果你想在爭議發生之前把這套檔案體系建起來，或者需要人先做一次現有檔案的缺口盤點，可聯繫 易行合規託管團隊。