先立一条原则：同期形成的记录才有用
在评估你该留什么之前，先理解仲裁员实际上在看什么。同样一份文件，形成时点不同，分量天差地别。
同期性（contemporaneous）是第一位的。事情发生当时就形成的记录，可信度最高：当天的考勤打卡数据、当月的工资册、事发第三天发出的书面通知。而争议起来之后才出现的文件——补写的会议纪要、事后补签的手册签收表、日期倒填的警告信——通常不会被采信，还会引发对整包材料的怀疑。
有签字比没签字重要得多。员工签收过的东西，你才能说他知道。工资单、员工手册、岗位说明、绩效标准、警告信、调岗通知，都应当有员工签名与日期。员工拒签的，要留拒签记录（当场宣读、两名在场人签注、另行寄送），而不是就此作罢。
载体要能追溯。系统生成的记录（打卡机日志、工资系统流水、邮件服务器记录）比手写的强，因为它难以事后修改；但前提是你能说明数据是怎么导出来的。手工记录也不是不行，只要它是连续的、有编号的、当时就在用的。
「常态化」本身就是证据。如果你公司的所有员工都签同一套文件、所有违纪都走同一套流程，那么这个案子里的文件就有了背景可信度。相反，如果只有这一个人有一叠完整的警告信，其他人什么都没有，那这叠信本身就会被质疑是为解雇而制造的。制度一致适用，比单个案子的文件更有说服力。
争议信号出现的当天要做的事。立即冻结并导出相关期间的全部电子记录（考勤、工资、邮件、聊天、审批流、监控），注明导出人、导出时间与设备，把该员工的人事档案整卷封存。然后停止一切修改动作。监控视频尤其紧急，系统覆盖之后就没有了。
不要做的三件事。不要删记录——证据灭失会引发对雇主不利的推定；不要补签、倒填日期；不要在争议起来后突然给这个人补一堆流程（突然发警告信、突然做绩效评估），这类动作的时间戳会说明一切。
第一类：雇佣关系与薪酬基线档案
几乎每一个劳动争议都会从这里开始：这个人是不是你的员工、什么时候开始、拿多少钱、什么岗位。这一组文件决定了后面所有金额的计算基数，也是最常缺失的一组。
劳动合同原件。双方签字、注明日期，写清岗位、工作地点、薪酬构成、工时安排、合同类型（正式、试用、定期、项目制）。定期合同尤其要写清期限与到期安排，因为期限届满与解雇是完全不同的法律事件。外籍员工的合同另有要点，见 外国人在菲律宾的劳动合同。
录用通知与入职文件。offer 上写的条件应当与合同一致，不一致时会被拿来做对你不利的解释。入职资料里最容易被忽略但最关键的一栏是员工亲笔填写并签字的住址——它日后决定了通知送达是否有效。
岗位说明书。写清职责范围与汇报关系。它在两类争议里直接有用：绩效不达标的认定（你要证明他没做到什么）、以及调岗是否属于管理权范围。
员工手册与签收记录。手册要有内容、要经过公示、要有员工签收。没有签收记录的手册，在争议中很难主张员工「应当知道」。手册怎么写才有效力见 员工手册怎么写。
试用期的书面标准与签收。如果打算以未达标准为由不予转正，转正标准必须在录用时就以书面告知并有签收，事后拿出来的标准通常不被接受。
薪酬变动的完整链条。每一次调薪、晋升、岗位变动都应当有书面文件与员工确认。争议里计算欠薪、遣散费、十三薪的基数，靠的就是这条链——断了任何一节，都会被按对员工有利的方式推定。
法定登记与缴纳凭证。三项强制社保的登记与逐月缴纳记录，以及税务代扣凭证。这些不仅是合规要求，在争议中也是证明雇佣关系真实存在与待遇已给付的直接材料，福利清单见 法定员工福利清单。
第二类：工时、出勤与工资凭证，金钱请求全靠这一组
金钱请求（欠薪、加班费、假日加价、夜班津贴、假期折算、十三薪）是劳动争议里最常见的诉求，往往和解雇请求捆在一起提。这一类的举证特点是纯粹靠记录说话，没有解释空间。
考勤记录必须是原始的、连续的。打卡机或生物识别系统的原始日志、每日出勤表（DTR）、员工签字确认的考勤汇总。关键点在于连续性——只保留争议月份而没有前后期的，会被质疑是挑出来的。系统导出要能说明导出方式与时间。
加班必须有事前审批记录。这是最常见的败点：公司主张「我们从没批准过加班」，但拿不出任何审批制度的痕迹；员工拿出打卡记录显示每天在公司待到很晚。没有审批制度，长时间在岗的记录就会被推定为加班。正确做法是建立书面加班申请与批准流程，并且真的执行——批准的存档，未批准的也要有记录。
工资册与工资单签收。每期的工资册（payroll register）、每人的工资单（payslip）以及员工的领取或签收记录。工资单上要逐项列明基本工资、加班、津贴、各项扣除与实发数——只写一个总数的工资单，在争议中无法证明某一项是否已经支付。
支付凭证。银行转账记录是最好的支付证据。现金发薪的公司风险显著更高，因为你必须依赖签收单，而签收单的证明力弱于银行流水。若确有现金发薪，签收单要逐期、逐人、有日期与金额。
假期与休假记录。请假申请与批准、服务奖励假的使用与折算记录、法定假日的排班与加价计算。
十三薪的计算与发放记录。计算底稿（基数怎么来的）加发放凭证，计算口径见 十三薪怎么算。
离职结算记录。最后一笔工资的逐项计算表、支付凭证、以及员工的签收。结算项目与时限见 离职结算与遣散费。结算做得清楚，往往能把一个金钱争议在源头消化掉。
保存期限要按现行规定，宁长勿短。金钱请求的时效比多数人想象的长，而记录一旦销毁就无法重建。工资与考勤类记录建议按法定要求的上限保存，离职员工的档案不要在离职当年就清掉。
第三类：纪律与解雇类记录，一整条链缺一环都不行
这一类的特点是链条完整性：不是有几份文件就行，而是从事发到最终决定的每一环都要能接得上。文书本身怎么写不在本文范围，见 解雇通知书怎么写；这里只讲你该留下什么。
事发的原始证据。违纪行为本身的证据：监控导出（含导出说明）、系统日志、单据、客户投诉原件、现场照片、第三人的书面陈述。原始证据要在事发当时固定，不是等到决定解雇时才回头去找——那时候监控可能已被覆盖，证人可能已经离职。
调查过程记录。谁做的调查、访谈了谁、什么时候、问了什么、对方怎么回答。访谈记录最好由被访谈人签字确认。这份材料在证明程序公正性上的价值，常常被低估。
第一份通知与送达凭证。通知本身，加上送达证明：当面签收的原件（有签名与日期）、拒签的现场记录（宣读过程、两名在场人签注）、寄送的凭据与投递记录、电子送达的发送与到达记录。送达凭证和通知同等重要——证明不了送达，等于没发。
员工的书面申辩原件。员工提交的说明、附件，全部保留。员工未提交的，要有记录证明确实给了期限而对方没有回应。
申辩会议记录。会议时间、地点、出席人、发言要点、员工提出的理由，最好有出席人签字。
第二份通知与送达凭证。同上。第二份通知里应当体现对员工申辩的逐项回应，这份文件本身就是「你认真考虑过」的证据。
渐进式纪律的历史记录。如果这次解雇建立在屡次违纪之上，那么此前的口头提醒记录、书面警告、停职处分及其送达凭证，全部都要在。只有最后一次的记录，无法支撑「屡次」这个前提。
一致性证据。其他员工发生类似行为时的处理记录。如果别人做了同样的事只被警告，而这个人被解雇，你需要能解释差异。这一类材料通常没人主动准备，但它是对方律师会主动去找的。
公司财物交接与清算记录。门禁卡、设备、文件、账号权限的交接单。这既是收尾，也在防止后续衍生争议。
第四类：绩效不达标与经营需要型，证明标准更高的两种
这两类的共同点是：你要证明的不只是「发生了什么」，而是一个判断的合理性——为什么这个绩效算不合格、为什么这个岗位必须裁掉。判断本身要有客观依据，材料要求因此更重。
绩效类要留三样东西。其一，事先书面告知的具体标准，并有员工签收——标准必须在考核期开始之前就存在，事后制定的标准无法支撑结论。其二，多个周期的连续记录，而不是最后一次的一张表；单次评分低通常不足以支撑解雇。其三，书面的绩效改进计划（PIP）与其执行记录：改进目标是什么、给了多长时间、期间提供了什么支持与辅导、期末的评估结论。没有 PIP 的绩效解雇是高风险动作。整套做法见 绩效考核怎么做才能当解雇依据。此外还要留下考核过程本身的痕迹：面谈记录、员工的反馈与签字。
经营需要型（裁员、停业、岗位冗余）要留五样。其一，事由的客观证据：主张亏损的，要有经审计的财务报表支撑，而不是内部报表或口头说明；主张岗位冗余的，要有组织架构调整前后的对比、业务量数据、外包或自动化的决策文件。其二，选人标准文件：标准必须客观（如工龄、绩效记录、岗位技能匹配）、事前确定、并一致适用；事后解释为什么选这个人，说服力很弱。其三，选人过程的实际适用记录：把标准套用到全体候选人上的评分或排序表。其四，提前书面通知员工本人的送达凭证。其五，向主管部门报备的凭证与回执。整套流程见 裁员的合法流程。
遣散费的计算与支付凭证。计算底稿（基数、年资怎么算的）与支付记录。
时间线的自洽。这两类争议里，仲裁员会看时间顺序：财务恶化的证据是什么时候形成的、决策是什么时候做的、通知是什么时候发的。如果决策文件的日期在通知之后，或者主张亏损但同期还在招人，材料本身就会互相打架。准备材料时把所有日期排成一条时间线自己先看一遍，这是最有效的自查。
形式要件、保存与一页档案清单
有内容还不够，交上去要能被采信。这一节讲形式，并给一份可以直接照着建的档案清单。
证人要有书面宣誓陈述。「我们主管可以作证」在以书面为主的程序里意义有限。关键证人的陈述要落成书面，由本人签署并按规定宣誓或公证。要在他还在职、还愿意配合的时候取——离职后、回国后就基本取不到了。
复印件要有适当认证。提交的应是原件或经认证的副本，随手扫描的图片证明力会被质疑。原件由谁保管、放在哪里，自己要有台账。
电子记录要有取证说明。聊天、邮件、系统日志、监控，导出时保留完整上下文而非片段，保留原始载体，由导出人出具书面说明记录时间、方式与设备。
外文文件要有翻译。中文合同、中文手册、中文聊天记录在程序中通常需要宣誓翻译，见 菲律宾宣誓翻译。最省事的做法是一开始就用双语文本：合同、手册、通知都出双语版本，员工签的是双语件，争议时省下大量时间、成本与争执空间。
保存与封存。按现行规定的期限保存，离职员工档案不要在当年清掉；电子档与纸质档双份；离职时把该员工的全部记录做一次归集封存，注明封存人与日期。
一页档案清单（每名员工都应当有）。
- 劳动合同原件（双方签字、日期）、录用通知、员工亲笔填写并签字的住址
- 岗位说明书；员工手册签收记录；试用期书面标准与签收
- 历次调薪、晋升、调岗的书面文件与员工确认
- 三项社保登记与逐月缴纳记录；税务代扣凭证
- 连续的考勤原始记录；加班申请与批准记录；请假申请与批准
- 逐期工资册与逐项列明的工资单，加签收或银行支付凭证
- 十三薪计算底稿与发放凭证；假期折算记录
- 纪律链条：原始证据、调查记录、第一份通知与送达凭证、员工书面申辩、会议记录、第二份通知与送达凭证；历史警告与处分记录
- 绩效链条：事先告知的标准与签收、多周期评估记录、PIP 与执行记录、面谈记录
- 离职：辞呈原件或解雇文件、交接单、最后一笔工资逐项计算与支付凭证、离职证明副本、（如有）和解与弃权文件
- 关键证人的书面宣誓陈述；电子记录导出说明；中文文件的双语版本或翻译件
免责与建议。本文为一般性介绍，不构成法律意见。菲律宾的记录保存期限、证据形式要求与程序规则会随规定与实务变动，具体请以 DOLE、NLRC 现行规定为准。劳动仲裁属法律程序，个案请咨询执业律师，本文不构成法律意见。如果你想在争议发生之前把这套档案体系建起来，或者需要人先做一次现有档案的缺口盘点，可联系 易行合规托管团队。