發現當天到兩天內：四件事按順序做
順序是：暫停工作、保全證據、核實記錄、通知管理層與律師。第一，暫停該員工的工作安排。不是立刻開除，而是以書面形式通知其暫停到崗、等待核實。在證件狀態沒有確認之前繼續讓他上班，會讓公司從「不知情」變成「明知」。
第二，保全證據。把公司手裏的證件複印件、入職時的材料、與辦證有關的郵件和聊天記錄、付款憑證、經辦人是誰、通過哪家機構或哪個人辦的，全部整理出來。不要讓任何人刪除記錄或「重新補一份」入職材料。員工本人的證件原件不要扣留——扣押他人護照和證件是另一個法律問題——拍照留存、請他自行保管即可。
第三，核實。由公司通過正規渠道，或委託有資質的機構，向主管機關核對這名員工名下到底有沒有有效的勞工許可和工作簽證記錄。很多「假證」案例裏，員工本人也是受害者，他以為公司的行政或中介替他辦好了，這種情況見 簽證是假的、我是受害者。第四，向公司負責人如實彙報，並在對外做任何表態之前先讓律師看過事實。
先弄清假證是怎麼進來的：三種來源，責任不同
假證的來源決定公司的責任輕重，所以處置之前先把來源查清楚。第一種，員工入職時自帶的。他聲稱自己已有工簽，交來的複印件是偽造的或屬於別的僱主。這種情況下公司的問題在於入職時沒有核驗，以及沒有為他辦理本公司名下的許可——工作簽證是和具體僱主綁定的，即使那張證是真的，掛在別家公司名下也不能在你這裏工作。
第二種，公司委託的中間人辦的。行政或 HR 為了省事或圖快，把辦證交給了一個沒有資質的人，對方收了錢交回來一張假證。這時員工往往是受害者，公司則要面對「我們的人找的渠道」這一事實，相關的責任切分見 公司行政走了 fixer 之後的責任。
第三種，公司內部有人蔘與。比如經辦人知情甚至從中獲利。這種情況已經不是合規疏漏，而是可能涉及刑事責任的內部事件，需要把這名經辦人與後續調查隔離開，由管理層和律師直接接手。無論哪一種，都不要急着對內對外下結論説「是某某的責任」；先固定事實，再談定性。
公司可能承擔什麼
大致分三個層面：用工合規、擔保與報告義務、以及個案中的行政或刑事責任，具體認定以主管機關和法院為準。在勞工主管部門一側，核心問題是外國人在沒有有效許可的情況下為公司工作；在移民局一側，是公司作為僱主對其外籍僱員身份的擔保與報告義務；另外，工資發放、代扣税和社保繳納留下的記錄，會成為證明「此人確實在此工作、工作了多久」的材料。
公司管理層最關心的往往是「我們不知情，能不能免責」。不知情是一個事實主張，需要證據支撐：入職時做過什麼核驗、誰經辦、付了什麼錢、發現後多久採取了行動。發現之後的處理方式對結果影響很大——及時停工、主動核實並糾正，與繼續用工、隱瞞甚至銷燬記錄，是完全不同的兩種局面。
還要考慮連帶影響：公司此後為其他外籍員工申請許可時的審查會不會更嚴、正在辦理中的其他申請是否受影響、是否可能引來現場檢查。這些都沒有統一答案，取決於個案情節和主管機關的處理。如果已經出現檢查人員上門的情況，現場應對見 移民局突擊檢查怎麼辦。個案請諮詢執業律師，本文不構成法律意見。
這名員工怎麼處理：別扣證、別私了、別拖
把「僱傭關係」和「移民身份」分成兩件事處理，並且兩件事都要有書面記錄。身份方面，他目前沒有可以合法工作的有效許可，因此不能繼續上班。接下來是公司是否願意、是否來得及通過正規程序為他重新辦理；這取決於他當前的停留身份是否合法、有沒有逾期、有沒有被列入不良記錄。能不能補辦、怎麼補辦，以主管機關當期口徑為準，公司不要向員工許諾結果。
僱傭關係方面，暫停工作期間的待遇、是否解除合同、按什麼程序解除，都要按勞動法的正當程序來，不能因為「他的證是假的」就口頭讓人走。如果假證是公司方面的渠道造成的，員工還可能反過來向公司主張損失，這一點要在決定處理方式時一併考慮。
三件不要做的事。不要扣留他的護照或證件作為「等事情解決」的籌碼。不要讓他簽一份「一切責任自負」的聲明就當事情了結——這類文件的效力有限，反而顯示公司知情。不要建議他「先出境避一避」或換個身份繼續幹。如果他需要獨立的建議，應當讓他自己去找律師或有資質的機構。
全員自查：怎麼建一份外籍員工證件核驗台賬
一個人的證有問題，就應當默認同一渠道、同一時期辦的其他人也需要核一遍。自查的範圍是公司所有外籍人員，包括外派來的管理層、顧問、以及掛在關聯公司名下但實際在本公司工作的人。先核同一個經辦人、同一家中間機構辦的，再擴大到全員。
台賬建議至少包含這些欄目：姓名與護照號、護照到期日；勞工許可的僱主名稱、職位、有效期；工作簽證的類型、僱主名稱、有效期；ACR I-Card 號與有效期；年度報到是否已辦及憑證；每項證件由誰經辦、通過哪家機構、官方收據是否存檔；最近一次核驗的日期和方式。僱主名稱和職位這兩欄最容易被忽略：證是真的，但寫的是別家公司或別的職位，同樣不能用。
核驗方式上，不要只看複印件。要看原件、官方收據和批文，並通過官方渠道或有資質的機構核對記錄。自己核驗簽證和卡片真偽的方法見 簽證真假怎麼查。台賬建好之後要設到期提醒，並規定入職流程：新來的外籍員工在證件核驗完成之前不得開始工作。台賬由公司自己保管，不要完全交給外部經辦人。
以後怎麼不再發生，以及易行能做什麼
把辦證這件事從「行政找人辦」變成「公司有流程、有記錄、有複核」。具體有四條：只委託有移民局和勞工部認證資質的機構，並保留委託合同；所有政府規費憑官方收據入賬，不接受「打包價、無收據」；經辦人和複核人分開，財務付款前要看到遞件回執；每年固定做一次全員證件複核，與年度報到的時間合併。
如果公司業務增長很快、外籍員工數量多，建議把證件到期管理併入人事系統，而不是靠某一位行政的個人記憶。人員流動時，交接清單裏必須包含每位外籍員工的證件狀態和在辦事項。
易行可以協助公司做一次外籍員工證件的全面核對、建立台賬與到期提醒，並通過正規程序為需要補辦的人員辦理勞工許可與工作簽證，由 簽證與人力服務承接。易行是在菲律賓 SEC 註冊的私營諮詢公司（註冊號 CS202009551），持移民局認證（BI Accreditation No. CA-202624381-1，有效至 2027-06-30）與勞工部 DOLE 認證，與政府部門無隸屬關係；我們不代為處理刑事或責任認定事項，也不承諾審批結果，這部分請由執業律師處理。