发现当天到两天内：四件事按顺序做
顺序是：暂停工作、保全证据、核实记录、通知管理层与律师。第一，暂停该员工的工作安排。不是立刻开除，而是以书面形式通知其暂停到岗、等待核实。在证件状态没有确认之前继续让他上班，会让公司从「不知情」变成「明知」。
第二，保全证据。把公司手里的证件复印件、入职时的材料、与办证有关的邮件和聊天记录、付款凭证、经办人是谁、通过哪家机构或哪个人办的，全部整理出来。不要让任何人删除记录或「重新补一份」入职材料。员工本人的证件原件不要扣留——扣押他人护照和证件是另一个法律问题——拍照留存、请他自行保管即可。
第三，核实。由公司通过正规渠道，或委托有资质的机构，向主管机关核对这名员工名下到底有没有有效的劳工许可和工作签证记录。很多「假证」案例里，员工本人也是受害者，他以为公司的行政或中介替他办好了，这种情况见 签证是假的、我是受害者。第四，向公司负责人如实汇报，并在对外做任何表态之前先让律师看过事实。
先弄清假证是怎么进来的：三种来源，责任不同
假证的来源决定公司的责任轻重，所以处置之前先把来源查清楚。第一种，员工入职时自带的。他声称自己已有工签，交来的复印件是伪造的或属于别的雇主。这种情况下公司的问题在于入职时没有核验，以及没有为他办理本公司名下的许可——工作签证是和具体雇主绑定的，即使那张证是真的，挂在别家公司名下也不能在你这里工作。
第二种，公司委托的中间人办的。行政或 HR 为了省事或图快，把办证交给了一个没有资质的人，对方收了钱交回来一张假证。这时员工往往是受害者，公司则要面对「我们的人找的渠道」这一事实，相关的责任切分见 公司行政走了 fixer 之后的责任。
第三种，公司内部有人参与。比如经办人知情甚至从中获利。这种情况已经不是合规疏漏，而是可能涉及刑事责任的内部事件，需要把这名经办人与后续调查隔离开，由管理层和律师直接接手。无论哪一种，都不要急着对内对外下结论说「是某某的责任」；先固定事实，再谈定性。
公司可能承担什么
大致分三个层面：用工合规、担保与报告义务、以及个案中的行政或刑事责任，具体认定以主管机关和法院为准。在劳工主管部门一侧，核心问题是外国人在没有有效许可的情况下为公司工作；在移民局一侧，是公司作为雇主对其外籍雇员身份的担保与报告义务；另外，工资发放、代扣税和社保缴纳留下的记录，会成为证明「此人确实在此工作、工作了多久」的材料。
公司管理层最关心的往往是「我们不知情，能不能免责」。不知情是一个事实主张，需要证据支撑：入职时做过什么核验、谁经办、付了什么钱、发现后多久采取了行动。发现之后的处理方式对结果影响很大——及时停工、主动核实并纠正，与继续用工、隐瞒甚至销毁记录，是完全不同的两种局面。
还要考虑连带影响：公司此后为其他外籍员工申请许可时的审查会不会更严、正在办理中的其他申请是否受影响、是否可能引来现场检查。这些都没有统一答案，取决于个案情节和主管机关的处理。如果已经出现检查人员上门的情况，现场应对见 移民局突击检查怎么办。个案请咨询执业律师，本文不构成法律意见。
这名员工怎么处理：别扣证、别私了、别拖
把「雇佣关系」和「移民身份」分成两件事处理，并且两件事都要有书面记录。身份方面，他目前没有可以合法工作的有效许可，因此不能继续上班。接下来是公司是否愿意、是否来得及通过正规程序为他重新办理；这取决于他当前的停留身份是否合法、有没有逾期、有没有被列入不良记录。能不能补办、怎么补办，以主管机关当期口径为准，公司不要向员工许诺结果。
雇佣关系方面，暂停工作期间的待遇、是否解除合同、按什么程序解除，都要按劳动法的正当程序来，不能因为「他的证是假的」就口头让人走。如果假证是公司方面的渠道造成的，员工还可能反过来向公司主张损失，这一点要在决定处理方式时一并考虑。
三件不要做的事。不要扣留他的护照或证件作为「等事情解决」的筹码。不要让他签一份「一切责任自负」的声明就当事情了结——这类文件的效力有限，反而显示公司知情。不要建议他「先出境避一避」或换个身份继续干。如果他需要独立的建议，应当让他自己去找律师或有资质的机构。
全员自查：怎么建一份外籍员工证件核验台账
一个人的证有问题，就应当默认同一渠道、同一时期办的其他人也需要核一遍。自查的范围是公司所有外籍人员，包括外派来的管理层、顾问、以及挂在关联公司名下但实际在本公司工作的人。先核同一个经办人、同一家中间机构办的，再扩大到全员。
台账建议至少包含这些栏目：姓名与护照号、护照到期日；劳工许可的雇主名称、职位、有效期；工作签证的类型、雇主名称、有效期；ACR I-Card 号与有效期；年度报到是否已办及凭证；每项证件由谁经办、通过哪家机构、官方收据是否存档；最近一次核验的日期和方式。雇主名称和职位这两栏最容易被忽略：证是真的，但写的是别家公司或别的职位，同样不能用。
核验方式上，不要只看复印件。要看原件、官方收据和批文，并通过官方渠道或有资质的机构核对记录。自己核验签证和卡片真伪的方法见 签证真假怎么查。台账建好之后要设到期提醒，并规定入职流程：新来的外籍员工在证件核验完成之前不得开始工作。台账由公司自己保管，不要完全交给外部经办人。
以后怎么不再发生，以及易行能做什么
把办证这件事从「行政找人办」变成「公司有流程、有记录、有复核」。具体有四条：只委托有移民局和劳工部认证资质的机构，并保留委托合同；所有政府规费凭官方收据入账，不接受「打包价、无收据」；经办人和复核人分开，财务付款前要看到递件回执；每年固定做一次全员证件复核，与年度报到的时间合并。
如果公司业务增长很快、外籍员工数量多，建议把证件到期管理并入人事系统，而不是靠某一位行政的个人记忆。人员流动时，交接清单里必须包含每位外籍员工的证件状态和在办事项。
易行可以协助公司做一次外籍员工证件的全面核对、建立台账与到期提醒，并通过正规程序为需要补办的人员办理劳工许可与工作签证，由 签证与人力服务承接。易行是在菲律宾 SEC 注册的私营咨询公司（注册号 CS202009551），持移民局认证（BI Accreditation No. CA-202624381-1，有效至 2027-06-30）与劳工部 DOLE 认证，与政府部门无隶属关系；我们不代为处理刑事或责任认定事项，也不承诺审批结果，这部分请由执业律师处理。