第一步：弄清楚是哪一邊沒有記錄
菲律賓的出生、結婚、死亡登記，原始登記簿保存在當事事件發生地的地方民事登記處；登記處按規定把副本轉送到國家層面的統計機關（PSA，前身是國家統計局），PSA 出具的證明就是平時辦事常用的那一份。理論上兩邊各有一套，但在年代較早、地方登記處遭過災或轉送不完整的情況下，兩邊的記錄可能對不上。
先分三種情況。第一，PSA 查不到，但地方登記處還有原始記錄：這通常是當年副本沒有轉送或沒有錄入，可以請地方登記處把記錄的核證副本轉送 PSA，申請錄入，具體手續見 菲律賓 PSA 文件怎麼申請。第二，地方登記處的登記簿毀了，但 PSA 有副本：這時直接用 PSA 的證明辦事即可，地方的重建可以按需要再處理。第三，兩邊都沒有：這才是真正需要"重建"的情況。
核實的方法是：分別向 PSA 申請證明（查不到時會出具"查無記錄"一類的證明）和向事件發生地的地方登記處書面查詢，請地方登記處書面説明登記簿是否損毀、損毀的年份範圍和原因。這兩份書面結果是後面重建或補辦時最基礎的材料，務必拿到書面的，而不是隻聽口頭答覆。
記錄重建怎麼申請：向哪裏提、需要什麼
兩邊都沒有記錄、但當年確實登記過的，一般向事件發生地的地方民事登記處申請記錄重建（reconstruction）。具體能否重建、需要的表格和材料、是否需要公示或審查，以當地登記處和 PSA 當期的規定為準。年代較早、損毀範圍較大的地區，登記處往往有專門的處理方式，辦之前先當面或書面問清楚。
重建的核心是證明"這件事當年確實發生過、而且確實登記過"。常見的輔助材料包括：當年登記時留存的舊證明原件或複印件（即使是殘缺、模糊的）、教會的洗禮或婚禮記錄、醫院或接生記錄、學校早年的入學記錄、舊的身份證件、選民登記、就業或社保記錄，以及瞭解情況的親屬或當事人的宣誓書。宣誓書怎麼做見 菲律賓宣誓書怎麼辦。
材料準備的原則是"多來源、早年份、內容一致"。來自不同機構、形成年份越早、記載的姓名和日期越一致的材料，越有説服力。重建出來的記錄還要按程序轉送 PSA，PSA 錄入後才能出具證明。整個過程需要時間，有用證件的急事要預留餘地。
舊材料上的名字、日期對不上怎麼辦
華人家庭最常遇到的難題，是不同材料上的名字寫法不一致：中文名的音譯拼法不同、有的用中文姓有的用菲律賓姓、出生日期有陰曆陽曆之差、父母信息有出入。重建時這些不一致如果不處理，登記處可能要求補充説明，甚至影響重建能否完成。
處理辦法是先把所有材料上的名字、日期、地點、父母信息列成一張對照表，標出每一處差異；然後找出可以解釋差異的證據，例如同一人在不同證件上用過的名字、陰曆日期換算、當年的書寫習慣；再由瞭解情況的人出具宣誓書，説明這些名字和日期指的是同一個人、同一件事。名字對不上的系統處理思路，見 祖輩中文名與證件對不上怎麼辦。
重建只能恢復當年登記的內容，不能借機"改正"當年登記錯的信息。如果你發現當年登記的內容本身就有錯誤，例如名字拼錯、日期寫錯，要在記錄重建後，另外按更正程序處理。更正分為簡單筆誤的行政更正和涉及實質內容的司法程序，哪一種適用要請律師或登記處判斷。
結婚記錄被毀，影響到子女或配偶的事怎麼辦
父母的結婚記錄查不到，經常連帶影響子女：子女出生證上父母信息的認定、子女辦理證件、繼承手續，都可能被要求出示父母的結婚證明。這種情況的處理思路見 父母結婚記錄查不到子女被卡住怎麼辦。
結婚記錄的重建，除了地方民事登記處，還可以從主持婚禮的一方入手：教堂、法官或主婚人的辦公室往往保存有婚禮記錄或結婚許可的存根；結婚許可當年是在哪個地方登記處申請的，那裏也可能有相關檔案。外國人在菲律賓結婚的正常手續和材料，可以對照 外國人在菲律賓結婚全流程，幫助判斷當年應該留下了哪些文件、去哪裏找。
如果配偶一方已經去世或失聯，需要另一方或子女出面提供材料和宣誓書。涉及繼承、財產或身份認定的，重建結果可能會被利害關係人質疑，建議在律師協助下準備材料。
因災害損毀的特別情況，以及急用時怎麼過渡
地方登記處因颱風、洪水、火災整批損毀登記簿時，有時會集中開展重建或補錄工作，並對外公告受理方式。留意當地市政府和登記處的公告，在集中受理期間辦理通常比單獨申請更順暢。災害中你自己手上的證件也損毀了的，處理順序見 災害中證件損毀了怎麼補。
急用的時候，先問清楚用證件的那一方是否接受過渡材料。很多機構在看到 PSA 的"查無記錄"證明、地方登記處的"登記簿已損毀"證明、加上替代材料和宣誓書後，可以先行受理或給予寬限，但這取決於具體機構和事項，以對方的書面答覆為準。
需要拿到國外使用的，重建後的 PSA 證明還要按程序辦理認證。各國對重建記錄、遲報記錄的接受程度不同，事先問清楚使用國的要求，避免認證完了對方仍不接受。
整個過程保留好每一份申請回執和往來書面文件，日後如果被問到"為什麼證件是新出的"，這些就是最好的解釋。
這篇不講什麼，以及易行能做什麼
記錄重建只是把當年已經發生、已經登記的事實重新記下來。它不改變、也不認定任何人的國籍或居留身份；國籍和身份的認定有各自獨立的法律程序，不能通過重建民事記錄來解決。涉及國籍或身份認定的問題，請直接諮詢律師和主管機關。
幾個提醒：
- 不要為了加快進度找人"做"一份新的出生或結婚證明，偽造或虛假登記會帶來嚴重的法律後果，也會讓真實的記錄更難恢復。
- 不要在不同機構提交彼此矛盾的説法，所有陳述以同一份對照表為準。
- 家裏的老證件、舊照片、舊信件都先別扔，哪怕看起來沒用，都可能成為重建的旁證。
易行國際旅行社（SEC 註冊號 CS202009551，菲律賓移民局認證代辦 CA-202624381-1，並持有勞工部 DOLE 認證）可以通過 落地生活服務協助你整理材料對照表、準備給登記處的書面查詢和宣誓書的中英文文本，並在需要時協助對接執業律師。我們不代辦民事登記手續，也無法對登記處或 PSA 的處理結果作出承諾。個案請諮詢執業律師，本文不構成法律意見。