發現少了貨：當天必須做的四件事
結論：先固定「交了多少、現在剩多少」這兩個數字，再書面通知總包，口頭説一句「東西不見了」等於沒説。
第一，現場清點。帶上送貨單和簽收記錄，到存放點逐項點數，按品名、規格、數量列出差額，拍照和錄像時讓畫面裏能看到存放位置、日期和總包或工地方的在場人員。能請對方工地負責人在清點表上簽名最好，不簽的話記下拒簽的情況。
第二，書面通知總包。當天發郵件或信函，寫清：哪天交付、對方誰簽收、存放在哪裏、哪天發現短少、短少的明細，並要求對方保全並提供工地保安值班記錄、門崗出入登記、監控錄像以及同期其他分包的進出場記錄。監控錄像通常有覆蓋週期，晚了可能被覆蓋，所以「要求保全錄像」這句話一定要寫進去。
第三，停止繼續往工地堆放未安裝的材料，或者要求對方提供可上鎖的獨立存放區後再送，避免損失擴大。
第四，評估要不要報警備案。數量和價值不小、或者懷疑是有組織的偷盜時，向當地警方做報案記錄，拿到報案編號，後面向保險和對方索賠都用得上，流程見 在菲律賓怎麼報案。
誰來賠：看三樣東西
結論：材料交到工地後由誰保管，取決於合同條款、簽收記錄和實際控制，三樣一起看，不是誰的場地誰就一定賠。
第一看合同。供貨或分包合同裏通常會有交付、驗收、風險轉移和現場保管的約定：貨物什麼時候算交付完成、交付後由誰承擔滅失風險、總包是否負責提供安全存放和看守。很多合同寫「風險隨交付轉移」，那麼簽收之後丟失原則上由接收方承擔；如果合同寫的是「安裝驗收後才轉移」，或者約定供料商自己負責存放，情況就反過來。
第二看簽收。簽收單上的日期、簽收人身份和數量，是判斷「交付是否完成」的關鍵證據。只有司機拍照、沒有對方簽名的交付，爭議會大得多。
第三看實際控制。即使合同沒寫清，如果材料存放在總包封閉管理、設門禁和保安的區域，你的人進出要登記，那麼實際控制在總包一側，主張對方承擔保管責任的理由就更充分；反過來，如果你自己派人看守、自己拿着倉庫鑰匙，責任就更可能落在你自己身上。
責任怎麼最終認定，要由律師結合合同全文和證據判斷，本文只幫你把材料準備到能被判斷的程度。
怎麼提出索賠：一封寫清楚的索賠函
結論：索賠函只寫可以核對的事實、合同依據和你的具體要求，附上清單與證據，不要情緒化，也不要漫天要價。
索賠函建議包含五部分。一是事實經過：交付日期、簽收人、存放位置、發現日期和發現經過。二是損失明細：按品名、規格、數量、單價列表，單價用合同價或發票價，並附交付單與發票。三是合同依據：引用合同裏關於交付、風險轉移和現場保管的條款原文。四是你的要求：賠償短少部分、按合同價從應付款中結算、或者由對方補足同等材料，並要求對方在合理期限內書面答覆。五是證據清單：清點表、照片視頻、通知郵件、報案記錄等。
措辭上，避免直接指控對方的工人偷竊，除非有確鑿證據；寫成「材料在貴方管理的工地內短少，依合同由貴方承擔保管責任」更穩妥，也不容易引出誹謗糾紛。
如果你同時還有對方沒付的貨款，索賠可以和催款一起處理，但要分開列明，避免對方拿「材料短少」當理由拖延全部付款。拖欠貨款的處理見 材料商被承包商拖欠貨款怎麼辦。
保險能不能賠：先查清誰投了什麼
結論：工程項目通常有工程一切險或類似保險，先問清楚誰投保、保了什麼、你的材料在不在保障範圍內，再決定向保險還是向總包主張。
大型工程常見由業主或總包投保工程一切險，承保範圍有時包括工地上待安裝的材料；你自己的公司也可能有財產險或貨物險覆蓋存放在外的存貨。發現損失後，要儘快書面詢問總包：項目有沒有工程險、保單持有人是誰、出險通知該由誰發。自己的保單也要同步翻出來看條款，特別是「存放於第三方場所」「盜竊」「未經證實的短少」這些可能被排除的情形。
報險時間往往有要求，遲報可能影響理賠，所以寧可先通知、後補材料。理賠需要的東西和索賠函差不多：清單、單據、照片、報案記錄。被保險公司拒賠或壓價時，處理思路見 企業保險被拒賠怎麼辦。
要注意一點：保險賠了之後，保險公司可能會向真正負責的一方追償；如果你和總包私下和解、放棄了追究，可能影響保險公司的權利，進而影響你的理賠，所以和解前先確認保險條款。倉庫失火失竊這類場景的通用處理，也可以參考 倉庫失火或被盜後的處理。
談不攏：從和解到建設仲裁
結論：先談、再發正式催告、最後才走爭議程序；建設工程領域的爭議在菲律賓通常可以走專門的建設仲裁渠道。
第一步，面對面談。帶着清點表和證據，和總包的項目經理或商務負責人坐下來，常見的解決方式包括：按合同價從對方應付你的款項里扣除損失、對方補足材料、雙方按責任比例分擔，或者把這部分留到項目結算時一併處理。談成的結果一定要寫成書面補充協議或會議紀要，雙方簽字。
第二步，正式催告。談不攏時，由律師發出正式的催告函，列明金額、依據和最後答覆期限，為後續程序留下記錄。
第三步，爭議解決程序。菲律賓的建設工程糾紛常見可以提交建設行業仲裁機構，合同裏有仲裁條款時更是如此；程序怎麼啓動、要準備什麼，見 建設工程糾紛怎麼啓動仲裁。金額較小時，律師也可能建議其他更經濟的途徑。
選擇哪條路，要算清三筆賬：損失金額、證據強弱、和這個總包未來還要不要合作。很多供料商最後選擇在結算時一併處理，就是因為關係和後續訂單比一次索賠更重要。
以後怎麼防，以及易行能做什麼
結論：最有效的防線是合同裏寫清保管責任，加上每次交付都有對方簽名的簽收和存放確認。
合同層面：明確交付完成的標準、風險轉移的時間點、總包提供安全存放和看守的義務，以及短少時的處理方式和期限。交付層面：每批送貨都要對方有權限的人簽收，註明數量、存放位置；貴重或易被挪用的材料分批送、按安裝進度送，儘量不在現場大量堆放。現場層面：要求獨立上鎖的存放區，定期對賬，發現差額當天書面確認。
人員層面：派駐現場的員工要知道發現短少後先做什麼、找誰、拍什麼，事情一齣就有人按清單處理。這些習慣花不了多少成本，卻能讓你在出事時從「説不清」變成「有據可查」。
易行能協助的是周邊事務：幫你梳理供貨合同裏的保管和風險條款、整理索賠所需的清單與單據、翻譯中文資料，以及在需要時對接執業律師。我們是私營諮詢公司，不代替律師出庭或仲裁，也不承諾索賠結果。需要時可以聯繫 易行合規託管服務。易行國際是在菲律賓證券交易委員會註冊的私營諮詢公司（SEC 註冊號 CS202009551），持移民局認證（BI Accreditation No. CA-202624381-1，有效至 2027-06-30）以及勞工部 DOLE 與退休署 PRA 認證，與任何政府部門沒有隸屬關係。個案請諮詢執業律師，本文不構成法律意見。