发现少了货：当天必须做的四件事
结论：先固定「交了多少、现在剩多少」这两个数字，再书面通知总包，口头说一句「东西不见了」等于没说。
第一，现场清点。带上送货单和签收记录，到存放点逐项点数，按品名、规格、数量列出差额，拍照和录像时让画面里能看到存放位置、日期和总包或工地方的在场人员。能请对方工地负责人在清点表上签名最好，不签的话记下拒签的情况。
第二，书面通知总包。当天发邮件或信函，写清：哪天交付、对方谁签收、存放在哪里、哪天发现短少、短少的明细，并要求对方保全并提供工地保安值班记录、门岗出入登记、监控录像以及同期其他分包的进出场记录。监控录像通常有覆盖周期，晚了可能被覆盖，所以「要求保全录像」这句话一定要写进去。
第三，停止继续往工地堆放未安装的材料，或者要求对方提供可上锁的独立存放区后再送，避免损失扩大。
第四，评估要不要报警备案。数量和价值不小、或者怀疑是有组织的偷盗时，向当地警方做报案记录，拿到报案编号，后面向保险和对方索赔都用得上，流程见 在菲律宾怎么报案。
谁来赔：看三样东西
结论：材料交到工地后由谁保管，取决于合同条款、签收记录和实际控制，三样一起看，不是谁的场地谁就一定赔。
第一看合同。供货或分包合同里通常会有交付、验收、风险转移和现场保管的约定：货物什么时候算交付完成、交付后由谁承担灭失风险、总包是否负责提供安全存放和看守。很多合同写「风险随交付转移」，那么签收之后丢失原则上由接收方承担；如果合同写的是「安装验收后才转移」，或者约定供料商自己负责存放，情况就反过来。
第二看签收。签收单上的日期、签收人身份和数量，是判断「交付是否完成」的关键证据。只有司机拍照、没有对方签名的交付，争议会大得多。
第三看实际控制。即使合同没写清，如果材料存放在总包封闭管理、设门禁和保安的区域，你的人进出要登记，那么实际控制在总包一侧，主张对方承担保管责任的理由就更充分；反过来，如果你自己派人看守、自己拿着仓库钥匙，责任就更可能落在你自己身上。
责任怎么最终认定，要由律师结合合同全文和证据判断，本文只帮你把材料准备到能被判断的程度。
怎么提出索赔：一封写清楚的索赔函
结论：索赔函只写可以核对的事实、合同依据和你的具体要求，附上清单与证据，不要情绪化，也不要漫天要价。
索赔函建议包含五部分。一是事实经过：交付日期、签收人、存放位置、发现日期和发现经过。二是损失明细：按品名、规格、数量、单价列表，单价用合同价或发票价，并附交付单与发票。三是合同依据：引用合同里关于交付、风险转移和现场保管的条款原文。四是你的要求：赔偿短少部分、按合同价从应付款中结算、或者由对方补足同等材料，并要求对方在合理期限内书面答复。五是证据清单：清点表、照片视频、通知邮件、报案记录等。
措辞上，避免直接指控对方的工人偷窃，除非有确凿证据；写成「材料在贵方管理的工地内短少，依合同由贵方承担保管责任」更稳妥，也不容易引出诽谤纠纷。
如果你同时还有对方没付的货款，索赔可以和催款一起处理，但要分开列明，避免对方拿「材料短少」当理由拖延全部付款。拖欠货款的处理见 材料商被承包商拖欠货款怎么办。
保险能不能赔：先查清谁投了什么
结论：工程项目通常有工程一切险或类似保险，先问清楚谁投保、保了什么、你的材料在不在保障范围内，再决定向保险还是向总包主张。
大型工程常见由业主或总包投保工程一切险，承保范围有时包括工地上待安装的材料；你自己的公司也可能有财产险或货物险覆盖存放在外的存货。发现损失后，要尽快书面询问总包：项目有没有工程险、保单持有人是谁、出险通知该由谁发。自己的保单也要同步翻出来看条款，特别是「存放于第三方场所」「盗窃」「未经证实的短少」这些可能被排除的情形。
报险时间往往有要求，迟报可能影响理赔，所以宁可先通知、后补材料。理赔需要的东西和索赔函差不多：清单、单据、照片、报案记录。被保险公司拒赔或压价时，处理思路见 企业保险被拒赔怎么办。
要注意一点：保险赔了之后，保险公司可能会向真正负责的一方追偿；如果你和总包私下和解、放弃了追究，可能影响保险公司的权利，进而影响你的理赔，所以和解前先确认保险条款。仓库失火失窃这类场景的通用处理，也可以参考 仓库失火或被盗后的处理。
谈不拢：从和解到建设仲裁
结论：先谈、再发正式催告、最后才走争议程序；建设工程领域的争议在菲律宾通常可以走专门的建设仲裁渠道。
第一步，面对面谈。带着清点表和证据，和总包的项目经理或商务负责人坐下来，常见的解决方式包括：按合同价从对方应付你的款项里扣除损失、对方补足材料、双方按责任比例分担，或者把这部分留到项目结算时一并处理。谈成的结果一定要写成书面补充协议或会议纪要，双方签字。
第二步，正式催告。谈不拢时，由律师发出正式的催告函，列明金额、依据和最后答复期限，为后续程序留下记录。
第三步，争议解决程序。菲律宾的建设工程纠纷常见可以提交建设行业仲裁机构，合同里有仲裁条款时更是如此；程序怎么启动、要准备什么，见 建设工程纠纷怎么启动仲裁。金额较小时，律师也可能建议其他更经济的途径。
选择哪条路，要算清三笔账：损失金额、证据强弱、和这个总包未来还要不要合作。很多供料商最后选择在结算时一并处理，就是因为关系和后续订单比一次索赔更重要。
以后怎么防，以及易行能做什么
结论：最有效的防线是合同里写清保管责任，加上每次交付都有对方签名的签收和存放确认。
合同层面：明确交付完成的标准、风险转移的时间点、总包提供安全存放和看守的义务，以及短少时的处理方式和期限。交付层面：每批送货都要对方有权限的人签收，注明数量、存放位置；贵重或易被挪用的材料分批送、按安装进度送，尽量不在现场大量堆放。现场层面：要求独立上锁的存放区，定期对账，发现差额当天书面确认。
人员层面：派驻现场的员工要知道发现短少后先做什么、找谁、拍什么，事情一出就有人按清单处理。这些习惯花不了多少成本，却能让你在出事时从「说不清」变成「有据可查」。
易行能协助的是周边事务：帮你梳理供货合同里的保管和风险条款、整理索赔所需的清单与单据、翻译中文资料，以及在需要时对接执业律师。我们是私营咨询公司，不代替律师出庭或仲裁，也不承诺索赔结果。需要时可以联系 易行合规托管服务。易行国际是在菲律宾证券交易委员会注册的私营咨询公司（SEC 注册号 CS202009551），持移民局认证（BI Accreditation No. CA-202624381-1，有效至 2027-06-30）以及劳工部 DOLE 与退休署 PRA 认证，与任何政府部门没有隶属关系。个案请咨询执业律师，本文不构成法律意见。