先算清楚影响：两笔账要分开看
没有发票的现金采购，影响的是两笔不同的账：进项税抵扣，和成本费用列支。进项税抵扣通常严格依赖合规的发票，没有发票基本无从谈起。成本费用列支则要求能证明这笔支出真实发生、与经营有关，并有充分的凭证支持；没有发票会让证明变得困难，但具体还有多少空间，要由会计根据事实和现行规定判断。
所以第一步，是让会计把这些现金采购列成清单：日期、对象、品名、数量、金额、付款方式、有没有任何单据。然后分成三档：有部分单据可以支撑的、只有内部记录的、什么都没有的。按金额和期间汇总，估算如果这部分不能抵扣、不能列支，对税额的影响有多大。
这个数字决定后面的力度。影响很小的，重点放在以后的流程整改；影响较大或者跨越多个期间的，要和会计、律师认真讨论是否需要对已提交的申报做更正，见 BIR 更正申报怎么做。
绝对不能做的事：买票、代开、倒签
为了「补齐」凭证去买发票、请不相干的公司代开、或者让人开一批倒签日期的票，都是严重的违法风险，不是补救。市场上确实有人兜售「票」，宣称可以按金额开出各种品名的发票。这些票要么来自没有真实交易的开票方，要么品名和金额与实际不符，用它们入账抵税，在税务上属于重点打击的对象，买方可能被认定为参与虚开。
同样不能做的还有：让关联公司把自己的进货发票「转」给你；让员工拿个人名义的收据充当公司凭证；把多笔小额现金采购拼成一张整数的大额票；以及在内部单据上改日期、改金额。任何一种，一旦被查出与真实交易不符，后果都会比「拿不出发票」严重得多。
如果已经有人在做这些事，立刻停止，把已经入账的这类票据单独列出，交给会计和律师评估。主动停止和清理，与被查出来，处理的空间完全不同。背景见 假发票与无效发票的风险。
可以合法做的补救：请真实供应商依规开票
如果卖给你的人是已经登记、有合规票本的商家，可以请对方按照规定为这笔真实交易开具发票，但必须如实填写，不能倒签日期。对方能不能补开、开具日期怎么写、属于哪一期，都要以税务规定为准，由双方会计确认。补开的发票只能对应真实发生的交易，品名、数量、金额都要和你当时的付款一致。
实际操作中，补开往往卡在两点：一是对方本身没有登记或没有合规票本，比如菜市场摊贩、个人工匠，根本开不出合规发票；二是时间太久，对方不愿意配合，或者已经找不到人。这两种情况下就不要勉强，转为整理其他证据，并接受进项不能抵扣的结果。
对还在合作的供应商，从现在起要求每笔交易都开发票，写进合作条件里。供应商是否登记、票本是否合规，在下第一单之前就核验，见 菲律宾供应商尽职调查。发票应具备的要素见 菲律宾发票与收据规定。
拿不到发票时，怎么把真实性证据整理好
拿不到发票的支出，能做的是把「这笔钱确实花了、确实用在经营上」的证据整理完整，再由会计判断能否以及在多大程度上列支。可用的证据包括：提现记录和对应的现金支出单、收货单或入库单、对方写的手写收条（注明日期、品名、金额并签名）、与对方的聊天记录和报价、货物或施工现场的照片、使用这批货物的生产或销售记录。
整理时按笔归档，每一笔现金采购都有一张汇总页：谁付的、付给谁、买了什么、货去了哪里、附件有哪些。由经手人和负责人签字，注明整理日期。不要把整理时补写的单据伪装成当时的原始单据，补写的就标明是补写，并说明原因。
要有心理准备：这些证据能帮助证明支出真实存在，但通常不能替代发票用于进项抵扣，列支也未必全部被接受。会计可能会建议把其中一部分作为不可抵扣、不可列支处理，这是诚实的结果，而不是失败。账簿和原始凭证的保存要求见 账簿登记要求。
从现在起怎么改：让现金采购变成例外
根本的解决办法，是让现金采购从常态变成例外，并且每一笔例外都留下合规的记录。第一，能转账的一律转账，付到与发票开具方同名的账户，不付给个人账户，公私账户分开，见 个人户和公司户的区别。第二，确实需要现金的小额零星采购，设立定额备用金制度：限定单笔和总额、指定保管人、每次报销必须附单据、定期盘点。
第三，供应商准入：新的供应商先核验登记和开票能力，开不出合规发票的，只在确实没有替代时少量使用，并在内部记录原因。第四，采购和财务分离：下单的人不付款，付款的人核对单据。第五，每月由会计对一次现金支出和单据，缺票的当月追，而不是等到年底。
对于餐饮、建筑这类确实要向农户、个体工匠采购的行业，可以和会计讨论是否有合规的替代安排，例如通过有登记的中间商采购，或者按照规定办理相应的预扣与凭证手续，具体做法以现行规定为准。
如果已经被问到，以及易行能做什么
如果是在稽查、监察或会计审计中被问到这些没有发票的支出，如实说明情况，出示已经整理好的证据，不要临时补票。对方要求说明的，按文书要求的方式和期限书面回应，说明支出的真实性、目前已采取的整改措施，以及对已申报税额的影响评估。被稽查的程序见 BIR 税务稽查 LOA 全流程。
如果审计师因为大量支出缺乏凭证而不愿意签字，或要出具保留意见，处理方式见 审计师不肯签字怎么办。凭证问题越早处理，对年报和审计的冲击越小。
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