发现交不了的当天：书面通知客户，不等确切日期，不等客户先发现
延迟通知的价值在于早，不在于准确。今天通知「预计延迟，新交期待工厂确认」，远好过两周后通知「确定延迟到某日」。客户自己发现货没到再来问，你的信誉和谈判位置都会比主动通知差一截。
通知要用客户合同里约定的方式发（邮件、正式函件、平台消息），没有约定的就用邮件加即时消息各发一份，确保有送达记录。内容按这个结构写：
- 涉及哪些订单：订单号、品名、原定交期、数量。一个订单一条，不要笼统说「部分订单」。
- 原因：如实说是上游生产方春节期间停工及复工后产能恢复需要时间。不要编成「海运延误」「原料短缺」，客户往往比你更清楚中国工厂的春节节奏，被识破的代价比延迟本身大。
- 目前能确定的：哪些订单能按期、哪些能部分交付、哪些要等工厂确认。
- 下一次更新的时间：给一个具体日期，到那天一定再发一次，哪怕内容是「仍在确认」。
- 你正在做什么：已要求工厂提供复工排产计划、正在评估分批交付或替代来源。
通知里不要写的东西：不要承认「我方违约」，也不要写「愿意承担一切损失」；延迟是事实，责任如何分担是后面的事。也不要在通知里援引不可抗力，原因下一节讲。
同一天，内部要做的事：给国内工厂发一份书面要求，请对方确认复工日期、排产顺序中你的订单排在哪一位、分批出货的可能性，并要求书面回复。你给客户的每一个日期，都应该有工厂的书面承诺在背后，否则你是在用自己的信誉替工厂担保。
春节停工不是不可抗力：合同里的延迟条款怎么读，没有书面合同又怎么办
春节停工每年固定发生、提前几个月就能预见，不符合不可抗力「不可预见、不可避免」的基本要素。在延迟通知里援引不可抗力，不但帮不上忙，还会让客户的律师第一眼就判断你不懂合同。四个要素的逐条对照在 这件事算不算不可抗力一节，这里不重复。
真正要读的是合同里关于延迟交付的条款，通常落在这几处：
- 交期的定义：是「某日前到达客户仓库」还是「某日前离开工厂」，中间的运输时间算谁的。
- 宽限与通知：有没有允许一定延迟的宽限安排、延迟是否必须提前书面通知、通知后客户有没有接受或拒绝的权利。
- 延迟的后果：是按延迟时间计算的违约金，还是客户可以取消订单，还是客户可以从他处采购并向你索取差价。三种后果的轻重完全不同，先弄清楚你面对的是哪一种。
- 损失范围：合同有没有排除间接损失（客户的下游违约、利润损失），有没有赔偿上限。
- 争议解决：先协商、调解，还是直接仲裁或诉讼；适用哪里的法律。
没有书面合同的情形在中菲贸易里很常见：只有采购单、报价单、聊天记录。这时交期、延迟后果都要从这些零散记录里拼出来。原则是：你在报价或确认订单时写过的交期，就是你承诺的交期；你没写过的违约金，客户也不能凭空主张，但客户因延迟而实际产生的、能证明的合理损失，仍可能向你主张。把所有订单相关的沟通记录按时间整理出来，这是后面所有协商的底稿。
读完条款，你会得到一个判断：这次延迟在合同上的最坏后果是什么。这个数不要告诉客户，但它决定了你下一节能让到哪一步。
客户已经正式索赔、扣款或取消订单：核对构成、要证明、回函怎么写
收到正式索赔函，第一反应不是「赔」也不是「不赔」，而是核对：索赔的每一项是什么、有没有合同依据、有没有证据。
把对方的索赔拆成几类，逐类处理：
- 合同约定的违约金：按条款算得出来的部分。核对计算基础（按天还是按周、按整单还是按延迟部分）、起算日、有没有上限。算错是常见的，先重算。
- 直接损失：客户因延迟实际多付的钱，比如紧急从他处采购的差价、仓储与物流的额外费用。要求对方提供原始单据。
- 间接损失：客户的下游客户向他索赔、他的利润损失、商誉损失。先看合同是否排除了这一类；没有合同的，这类损失的证明门槛很高，要求对方拿出证据。
- 扣款：客户直接从应付你的货款里扣。先看合同有没有给客户抵扣的权利；没有的话，书面表示异议并保留权利，但不要因此停止交付剩余订单，停止交付会让你从「延迟」变成「拒绝履约」。
- 取消订单：看合同是否赋予客户在延迟达到某种程度时的取消权；已经生产的部分怎么处理，是否可以要求客户接收已完成的部分。
回函的写法：承认延迟的事实，不等于承认对方主张的全部责任和金额。回函写明：确认收到索赔；确认延迟的事实与原因；对每一项索赔分别回应（接受、要求补充证据、或者依据合同条款不接受）；提出你的解决方案；保留你的权利。语气克制，所有表述先过律师，因为这封回函会是日后争议中最重要的文件之一。
协商不成时的路径，Barangay 调解、仲裁与诉讼三条路怎么选有比较。两点提醒：合同约定了仲裁的，不要先去法院；对方是菲律宾公司而合同没有约定管辖的，先问律师哪条路对你可行。
要不要赔、赔多少，取决于合同、证据与你对这个客户关系的估值，不取决于对方函件的语气。赔偿之外，记得在任何和解文件里写明你保留向上游追偿的权利，这就是下一节。
向国内工厂追偿与关系处理：采购合同怎么看、证据怎么留、沟通不能停
你对客户承担的损失，能不能转给国内工厂，取决于你和工厂之间的采购合同，而不是取决于你觉得公不公平。很多中资贸易商和国内工厂之间只有口头约定或简单的采购单，这时追偿的空间很小，但不是没有。
先看采购合同或采购单：
- 交期是否明确，工厂是否书面承诺过春节前出货或春节后某日复工。
- 有没有延迟条款：违约金、客户索赔的转嫁、取消权。
- 工厂有没有提前告知停工安排：如果工厂提前几个月就通知了放假时间而你没有调整下单，追偿的理由会弱很多；如果工厂临时提前放假或推迟复工，理由就强。
- 适用法律与争议解决：国内合同通常适用中国法律、在国内解决，这意味着追偿要在国内进行，由国内律师处理。
证据从现在开始留：你向工厂发出的每一次交期询问与对方的回复、工厂的放假通知、复工后的排产确认、你向客户支付的赔偿或让步的凭证、因此产生的额外成本（调货差价、加急运费）。向工厂发一份书面索赔通知，写明延迟事实、你因此承担的损失、依据的条款、要求的处理方式，并给出回复期限。
沟通不能停。春节后你还要靠这家工厂把剩余的货交出来，追偿与催货是两条线，不要把催货的沟通变成吵架。实务上常见的处理是：工厂在后续订单上给价格或账期让步，抵掉你这次的损失，而不是现金赔付。这种安排要写成书面补充协议，不要停留在「下次给你便宜点」。
预付款的问题单独说：如果你给工厂付了大额预付款而工厂迟迟不复工、也不回应，那已经不是延迟而是另一种风险，处理方式参照 供应商收了预付款不交货。多供应商、按节点付款、重要订单分散到两家工厂，这些是下一节的事。
明年怎么不再出这个问题：日历、库存、合同条款、客户预沟通，以及易行能做什么
春节停工是日历上写死的事件，能被它打到，说明排产、库存或合同里有一项没有把它算进去。明年从这几处补：
- 两边的假期日历叠在一起看：国内春节停工加上复工后产能爬坡的窗口，叠上菲律宾圣诞到一月初的长尾，中间能正常生产和运输的时间比想象中短得多。菲律宾这边的停工窗口与排产提前量，菲律宾工厂放假会停几天有一张风险日历，可以直接拿来叠。
- 安全库存：对交期敏感的客户和品项，在春节前把一到两个交付周期的货备在菲律宾仓里。库存成本和这次的赔偿、让步、调货差价比一比，多数情况下库存更便宜。
- 下单提前量：把春节前最后一批出货的截止日倒推出来，提前告知客户「这个日期之后的订单将在春节后交付」，让客户自己决定提前下单还是接受延后。
- 客户合同里的交期条款：交期按工作日计算并明确排除春节窗口；延迟通知的程序；违约金的上限；排除间接损失。这些条款在平时签约时客户通常不会反对，出事之后再谈就晚了。
- 工厂合同里的对应条款：交期承诺、放假安排须提前书面通知、延迟的责任与客户索赔的转嫁、按节点付款而不是大额预付。
- 多供应商与分散：关键品项至少有一家备用来源，哪怕平时只放很小的份额。
- 节前客户沟通：每年年底给客户发一份春节交付安排，比出事后发延迟通知体面得多。
如果你自己春节回国待得久，回菲律宾入境时被问到工作与身份的处理，见 长期离开后回菲律宾入境被问怎么办；公司这边的人事与交付安排，出发前就要交代好。
易行能做什么。易行是在菲律宾注册的私营咨询公司，与政府部门没有隶属关系，不代理诉讼。出事之后，我们能帮你把客户合同与采购记录里的交期、延迟与损失条款理清楚，整理给客户的通知与回函的事实底稿，并在需要律师时协助对接菲律宾执业律师；出事之前，我们能帮你把客户合同模板里的交期与延迟条款按春节窗口重新设计。 → 合同交付风险核对与客户索赔应对协助
再说一次：个案请咨询执业律师，本文不构成法律意见。