事件发生当下：先发通知，再做别的
事件发生后的头两天，通知比一切都重要。先翻合同里的不可抗力条款，看三样：通知要在多久之内发出、要发给谁和用什么方式（挂号信、电邮、指定地址）、要不要附官方证明。然后严格按这个方式发，同时用对方最常看的渠道（电邮加即时通讯）再发一遍并保留发送记录。合同写了邮寄到注册地址，你只在聊天软件里说了一声，事后很可能被认定为没有有效通知。
通知的写法宜短不宜长。写清事件本身（哪天、哪里、什么情况，例如台风登陆、电网大面积停电、港口停止作业、道路中断）；写清受影响的具体义务（哪一批货的交期、哪一项服务）；写清你已经做了什么来减轻影响；写清预计的恢复时间，或者承诺在某个时点再次更新。不要在第一份通知里承认责任、承诺赔偿或者放弃任何权利，也不要夸大——说了「完全无法履行」而实际还能部分交付，会损害你的可信度。
同一时间把内部的事实固定下来：工厂或仓库的现场照片和视频、停电或停水的时间记录、员工无法到岗的情况、承运人或港口发来的停运通知。这些在当时随手可得，过一周就很难补。如果员工和设施本身有安全问题，先处理人和现场，灾后道路受阻时的做法见 台风后道路中断被困怎么办。
通知发出后设一个固定的更新频率，比如每隔几天发一次进展，直到恢复履约为止。
这件事算不算不可抗力：四个要素逐条对
算不算，先看合同怎么定义，再看法律的一般规则。合同条款通常有两种写法：一种是逐项列举（台风、地震、洪水、战争、政府行为、罢工等），一种是概括式（当事人无法预见、无法避免、无法控制的事件）。列举式要看你的事件在不在清单里，概括式要看能不能满足那几个限定词。
菲律宾法律对「意外事件」也有一般规则，通常要同时满足几个要素：事件的发生与当事人的意志无关；事件无法预见，或者虽可预见但无法避免；事件使得义务确实无法以正常方式履行；当事人自己没有参与造成或加重损害。四条里最容易被对方攻击的是后两条。
先说「确实无法履行」。成本上升、利润变薄、换一条路要多花钱，一般不够；要到客观上做不到或者做了也毫无意义的程度。再说「没有自身过错」。菲律宾每年都有台风季，对方会问：你明知是台风季，为什么不提前备货、不加固仓库、不安排备用电源？停电时你的发电机为什么没油？如果损失有一部分源于你自己的准备不足，免责范围会相应缩小。
还有两类情形要特别小心。一是政府行为，例如临时停工令、封港令、进口管制变化——是否构成免责事由，很大程度取决于这个行为是不是因你自己的违规引起的。二是上游供应商出问题：你的供应商没交货，通常不自动构成你对客户的不可抗力，除非合同明确把它写了进去。
这部分的判断高度依赖合同文字和事实，建议尽早请执业律师看一眼。
要留哪些证据：官方的、第三方的、自己的
证据分三层，越靠前分量越重。第一层是官方文件：气象部门的台风警报与路径公告、地方政府的灾害状态宣布或停工停课通知、港口管理部门和海岸警卫部门的停航停止作业通知、电力公司的停电公告。第二层是第三方文件：船公司或货代的延误通知、航空公司的取消通知、物流公司的停运说明、保险公估报告。第三层是你自己的记录：现场照片视频、考勤、生产和发货日志。
官方文件要注意对应关系。一份全国性的台风新闻不能证明你所在的市镇、你用的那个码头在那几天确实停摆，最好拿到针对具体地点和具体日期的公告，并保存原始链接和截图时间。一些合同会要求由商会或主管部门出具证明，是否能取得、需要多久，以出具机构的要求为准，应当尽早去问，而不是等对方来要。
证据还要能证明因果关系，而不只是证明事件存在。台风确实来了，但你的货本来就已经晚了两周，那两周不会因为台风而被免除。所以要把原定计划和实际进度并排列出来，标明哪几天是事件直接造成的延误。
如果事件同时造成了财产损失，保险理赔是另一条并行的线，保险人对通知和取证有自己的要求，见 仓库失火或被盗存货损失怎么办 和 出险后保险公司拒赔怎么办。
通知发晚了、或者合同根本没写不可抗力条款
发晚了也要立刻补发，补发永远好过不发。补发的通知里如实写明事件发生的时间和你得知的时间，说明延迟的原因（通讯中断、人员无法到岗、优先处理安全问题），并把证据一并附上。不要倒签日期，也不要假装之前发过。
晚通知的后果取决于合同怎么写。有的合同把按期通知写成主张免责的前提条件，逾期即丧失权利；有的只是要求及时通知，逾期的后果是对方因此多受的损失由你承担。两种写法差别很大，所以要逐字读条款。即使是前一种，对方如果实际上早就知道了事件（例如同在一座城市、新闻铺天盖地、你们在聊天里讨论过），你仍有空间主张对方并未因通知迟延而受损，这一点需要律师结合证据来判断。
合同完全没有不可抗力条款时，并不意味着没有任何保护。菲律宾法律关于意外事件的一般规则仍然适用，除非法律另有规定、合同另有约定，或者义务的性质本身就要求当事人承担这种风险。但一般规则的保护比精心起草的条款窄：它通常不处理通知程序、不处理延期多久、不处理持续多久之后可以解除合同，这些都要靠双方事后协商。
有一条界线要记牢：以金钱支付为内容的义务，一般不因意外事件而免除。台风让你交不了货可以谈免责，但台风让你暂时付不出货款，通常只能谈延期。如果合同适用的不是菲律宾法律，上述规则会不同，要先确认适用法条款。
减损与谈判：免责不等于什么都不做
主张不可抗力的一方同时负有减损义务，这是对方最常用来反驳的一点。要能拿出你做了什么：是否尝试了替代运输路线、替代供应来源、临时电源或临时场地；是否优先保障了最紧急的订单；是否在条件恢复后的第一时间复工。做了哪怕没成功，也要有记录。
谈判的目标通常不是「免责」两个字，而是一份具体的补充安排。常见的落点有四种：顺延交期并明确新的日期；改为分批交付，先交能交的部分；调整价格或由双方分担因事件多出的成本；事件持续超过一定时间后任何一方可以解除合同、已履行部分据实结算。把结果写成一页补充协议，由有权签字的人签署，比任何口头谅解都可靠。
和菲律宾的合作方谈这类事情，态度上宜早、宜坦诚。事件发生后主动打电话说明并紧跟一份书面通知，对方往往愿意配合；拖到违约金通知发来再搬出不可抗力，同样的事实听起来就像借口。反过来，如果你是收到通知的一方，也不要急着拒绝或沉默，应当书面回复、要求对方补充证据并保留自己的权利。
如果对方借事件单方面宣布解除合同、停止供货或停止付款，处理思路见 付了预付款供应商不交货怎么办。租赁合同在灾后的提前解约和租金问题则是另一套规则，见 商铺租约被房东提前终止怎么办。个案请咨询执业律师，本文不构成法律意见。
下一份合同怎么写这一条，以及易行能做什么
在菲律宾签合同，不可抗力条款不应当直接套用模板。至少写清六点：事件清单要贴合本地实际（台风、洪水、地震、火山、大面积停电、港口或机场关闭、政府临时命令）；通知的期限、方式和收件地址；需要提供什么证明；免责期间双方的义务如何顺延；事件持续多久后可以解除合同；以及付款义务和已发生费用如何处理。
运营上也有三件事可以提前做：台风季之前检查备用电源、排水和仓库加固，并留下检查记录——这些记录将来就是「没有自身过错」的证据；给关键订单留出时间余量；确认财产险和营业中断方面的保障是否与实际风险匹配。停电本身在菲律宾并不罕见，备电方案见 菲律宾停电怎么办。
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