头 24 小时：先停付款，再固定记录，然后发书面催告
顺序是：停掉还没付的 → 把已经付的证据固定 → 用书面方式给对方一个明确期限。这三步做完之前，不要在电话里吵，也不要威胁报警。
- 停掉所有后续付款。分期预付还没到期的那几笔立刻暂停；开给对方的远期支票如果还没被兑付，联系开户行了解止付的条件与手续，并保留止付理由的书面依据，因为无正当理由止付自己也可能惹上麻烦。同一供应商名下的其他订单一并冻结。
- 固定付款证据。银行转账凭证、电子钱包交易记录、对方开的收据或发票。重点看收款账户是谁的名字：公司账户还是某个人的私人账户，这一点决定你将来告的是谁。现金付款而没有收据的，尽快让在场的人写下书面说明。
- 固定沟通记录。报价单、采购订单、合同、聊天记录（Viber、WhatsApp、微信、邮件）里关于交期、规格、付款条件的每一句话。完整导出，不要只截几张图；对方的手机号、社交账号、头像页面也一并存档，账号随时可能注销。
- 发出书面催告。用邮件加一份可留存送达证明的方式，写明订单编号、已付金额、约定交期、要求在某个具体日期前交货或退款，逾期将解除合同并追偿。措辞只陈述事实。这封信是后面所有程序的起点。
如果对方电话打不通、门店关了，同一天派人去登记地址和实际仓库看一眼并拍照，这本身就是证据。
核实对方到底是谁：你能告的对象决定了能追回多少
很多预付款追不回来，不是因为官司打不赢，而是直到出事才发现不知道该告谁。在发律师函之前，先把对方的法律身份查清楚。
- 登记身份。对方是公司还是个体经营者？公司在证券交易委员会登记，个体商号在贸工部登记商号名称，两者的责任主体不同：公司以公司财产负责，个体经营者以个人全部财产负责。登记名称、登记地址、负责人姓名，都要和合同、收据上的名字对一遍。
- 营业许可。向对方所在市政府了解其是否持有有效的营业许可。没有许可、地址对不上，是对方从一开始就不正规的信号，对后面认定是否存在欺骗有用。
- 收款账户。钱进的是公司账户，还是老板、销售、甚至第三方的私人账户。进了私人账户的，那个人本身可以成为追偿对象。
- 和你对接的人。是老板本人、有授权的员工，还是自称代理的中间人。中间人收了钱没转给工厂，是另一种常见情形，这时候你要追的是中间人，工厂可能确实没收到钱。找采购代理时怎么防这一条，见 怎么选采购代理。
- 资产线索。仓库、车辆、门店、其他客户。知道对方有什么，才知道赢了以后有没有东西可执行。
查下来如果发现公司根本不存在、名字是冒用的、地址是假的，这件事的性质就从「违约」转向了「诈骗」，处置顺序改按 在菲律宾被骗了怎么办 走。
追款的几条路：催告、调解、小额法庭、普通诉讼
对方还在、只是拖着不交货不退钱的，走民事路径；选哪一条主要看金额和对方的身份。
- 正式催告与解除合同。书面催告期满仍不履行的，发函明确解除合同并要求返还预付款。由律师出具的催告函分量更重，很多供应商在这一步会退一部分或给出交货计划。函的写法与作用见 菲律宾律师函。
- 社区调解。双方都是自然人、且住在同一市镇的纠纷，起诉前通常要先经过社区调解；但只要有一方是公司，这道程序一般不适用。制度细节见 barangay 调解制度。
- 小额法庭。纯粹的金钱返还请求、金额在限额以内的，可以走小额程序：不需要律师出庭，用表格立案，程序比普通诉讼快得多。限额与流程以最高法院当期规则为准，见 菲律宾小额法庭怎么用。公司作为原告需要出具授权代表的文件。
- 普通民事诉讼。金额超过小额限额，或者除了退款还要主张损失赔偿的，走普通程序。可以同时申请财产保全，前提是能证明对方有转移财产的迹象。时间和成本都明显更高。
- 仲裁。合同里写了仲裁条款的，按条款走。
几条路怎么比较，见 合同纠纷怎么解决。一个现实：胜诉只是拿到一张判决，对方名下没有可执行财产的，判决也换不成钱，见 官司赢了对方不执行怎么办。所以起诉之前先看上一节查到的资产线索，值不值得打。
违约还是诈骗：为什么你去报警，对方说这是民事纠纷
收了钱没交货本身不是犯罪，是违约。要构成诈骗，核心是对方在收钱的那一刻或之前就在骗你。这条线划在哪里，决定了刑事路径走不走得通。
更接近违约的情形：对方是真实经营的供应商，以前交过货，这次因为原料涨价、资金周转、工厂出事而交不出来；一直在回消息，承认欠货，只是不断改期。这类情况警方和检察机关通常不会当刑事案件处理。
更接近诈骗的情形：
- 用虚假身份、冒用别人的公司名称或伪造的登记文件、许可证来取得你的信任；
- 展示的仓库、库存、工厂根本不属于他；
- 同一批货同时卖给好几个买家，收了多份预付款；
- 收到钱后立刻失联、注销账号、搬离地址；
- 钱被要求打进与公司无关的私人账户，随后被迅速转走。
这些事实需要证据支撑，而不是推测。能证明「从一开始就是假的」的材料越多，刑事受理的可能性越高。
如果对方开过支票给你退款而支票跳票了，那是另一条独立的线，处理方式见 收到的支票跳票了怎么追。
刑事报案的顺序：先到辖区警局做记录，再带完整材料向检察机关提交控告，由检察官判断是否立案。通过网络平台、社交媒体找到的供应商并在线上付款的，电子证据的固定方法见 举报网络诈骗。两条路可以并行，但刑事程序很慢，主要作用是施压，别指望它替你把钱要回来。
追款过程中不能做的几件事
钱被人拿走已经够糟了，别再让自己多一个被告的身份。
- 上门搬货抵债。对方仓库里的货哪怕就是你订的那批，在交付之前也还不是你的。未经对方同意或法院命令擅自搬走，可能被控盗窃或强占。想拿货抵款，必须有对方签字的书面协议。
- 扣人、扣车、扣证件。把对方的销售或司机留下「等老板来付钱」，是严重的刑事问题。
- 在社交媒体、行业群里曝光。诽谤在菲律宾是刑事罪名，网络上发布的处理更重。你可以私下提醒有业务往来的同行，但公开点名、发身份证件照片，风险在你这边。
- 找人「上门催收」。请非正规的催收人员去施压，对方一旦报警，雇主是第一责任人。
- 先付一笔钱给「能把钱要回来的人」。这是二次受骗最常见的开头。正规的律师收费有书面委托协议，不会以「打点」名义要钱。
- 继续追加付款「把货赎出来」。对方说再付一笔尾款就发货，是典型的加码话术。在第一笔没有任何交付之前，不要付第二笔。
- 把账做平。为了让报表好看，把这笔预付款直接记成采购成本或费用。没有合规发票和交付凭证的支出，税务上本来就站不住，还会抹掉你证明损失的痕迹。
另外注意时间：合同请求权有时效，拖得越久，证据越散、对方资产越少。催告期满就做决定，不要无限期地等对方「下周一定」。
钱追不回来时账怎么办，以及怎样不再发生
追款同时要处理账务：预付款挂在账上不动，既不能抵税，也会在审计时被问。未交付的预付款在账上是一笔应收性质的资产，不是费用。要把它作为坏账损失处理，税务上有条件：通常需要证明确实尽了催收努力、款项确已无法收回，催告函、诉讼文件、对方失联或无财产的证明都是支撑材料。具体口径以税务局当期规定为准，由会计师判断。所以即使你估计追不回来，催告和立案的文件也值得做。
下次怎么付：
- 先验身份再付钱：登记文件、营业许可、收款账户户名三者一致，账户必须是公司户。
- 压低预付比例，按节点付：定金、验货、发货、到货分段，每一段对应一份可核实的凭证。
- 第一单小量试单，亲自或委托第三方验厂验货。
- 合同写清：交期、逾期的后果、解除条件、退款期限、争议解决方式；让有权签字的人签，而不是销售员。
- 要正式发票：收了钱不肯开合规发票的供应商，本身就是风险信号。
该找专业协助的情形：金额大到超过小额程序；对方有转移财产迹象需要申请保全；同时有好几家买家受害；或者你自己的下游客户因为你交不了货正在向你索赔。
需要有人协助核查供应商登记信息、整理付款与往来证据、配合律师准备催告与立案材料、处理这笔预付款的账务与申报，可以走 易行合规托管服务。易行国际旅行社是在菲律宾马卡蒂注册的中文商务咨询公司，持有 SEC 注册号 CS202009551、移民局认证 BI Accreditation No. CA-202624381-1（有效至 2027-06-30）、劳工部 DOLE 认证与退休署 PRA 认证；我们与政府部门无隶属关系，不是律师事务所，不承诺任何追款结果。本文为一般性流程梳理，不构成法律意见，个案请咨询菲律宾执业律师。