發現交不了的當天：書面通知客户，不等確切日期，不等客户先發現
延遲通知的價值在於早，不在於準確。今天通知「預計延遲，新交期待工廠確認」，遠好過兩週後通知「確定延遲到某日」。客户自己發現貨沒到再來問，你的信譽和談判位置都會比主動通知差一截。
通知要用客户合同里約定的方式發（郵件、正式函件、平台消息），沒有約定的就用郵件加即時消息各發一份，確保有送達記錄。內容按這個結構寫：
- 涉及哪些訂單：訂單號、品名、原定交期、數量。一個訂單一條，不要籠統説「部分訂單」。
- 原因：如實説是上游生產方春節期間停工及復工後產能恢復需要時間。不要編成「海運延誤」「原料短缺」，客户往往比你更清楚中國工廠的春節節奏，被識破的代價比延遲本身大。
- 目前能確定的：哪些訂單能按期、哪些能部分交付、哪些要等工廠確認。
- 下一次更新的時間：給一個具體日期，到那天一定再發一次，哪怕內容是「仍在確認」。
- 你正在做什麼：已要求工廠提供復工排產計劃、正在評估分批交付或替代來源。
通知裏不要寫的東西：不要承認「我方違約」，也不要寫「願意承擔一切損失」；延遲是事實，責任如何分擔是後面的事。也不要在通知裏援引不可抗力，原因下一節講。
同一天，內部要做的事：給國內工廠發一份書面要求，請對方確認復工日期、排產順序中你的訂單排在哪一位、分批出貨的可能性，並要求書面回覆。你給客户的每一個日期，都應該有工廠的書面承諾在背後，否則你是在用自己的信譽替工廠擔保。
春節停工不是不可抗力：合同裏的延遲條款怎麼讀，沒有書面合同又怎麼辦
春節停工每年固定發生、提前幾個月就能預見，不符合不可抗力「不可預見、不可避免」的基本要素。在延遲通知裏援引不可抗力，不但幫不上忙，還會讓客户的律師第一眼就判斷你不懂合同。四個要素的逐條對照在 這件事算不算不可抗力一節，這裏不重複。
真正要讀的是合同裏關於延遲交付的條款，通常落在這幾處：
- 交期的定義：是「某日前到達客户倉庫」還是「某日前離開工廠」，中間的運輸時間算誰的。
- 寬限與通知：有沒有允許一定延遲的寬限安排、延遲是否必須提前書面通知、通知後客户有沒有接受或拒絕的權利。
- 延遲的後果：是按延遲時間計算的違約金，還是客户可以取消訂單，還是客户可以從他處採購並向你索取差價。三種後果的輕重完全不同，先弄清楚你面對的是哪一種。
- 損失範圍：合同有沒有排除間接損失（客户的下游違約、利潤損失），有沒有賠償上限。
- 爭議解決：先協商、調解，還是直接仲裁或訴訟；適用哪裏的法律。
沒有書面合同的情形在中菲貿易裏很常見：只有採購單、報價單、聊天記錄。這時交期、延遲後果都要從這些零散記錄裏拼出來。原則是：你在報價或確認訂單時寫過的交期，就是你承諾的交期；你沒寫過的違約金，客户也不能憑空主張，但客户因延遲而實際產生的、能證明的合理損失，仍可能向你主張。把所有訂單相關的溝通記錄按時間整理出來，這是後面所有協商的底稿。
讀完條款，你會得到一個判斷：這次延遲在合同上的最壞後果是什麼。這個數不要告訴客户，但它決定了你下一節能讓到哪一步。
客户已經正式索賠、扣款或取消訂單：核對構成、要證明、回函怎麼寫
收到正式索賠函，第一反應不是「賠」也不是「不賠」，而是核對：索賠的每一項是什麼、有沒有合同依據、有沒有證據。
把對方的索賠拆成幾類，逐類處理：
- 合同約定的違約金：按條款算得出來的部分。核對計算基礎（按天還是按周、按整單還是按延遲部分）、起算日、有沒有上限。算錯是常見的，先重算。
- 直接損失：客户因延遲實際多付的錢，比如緊急從他處採購的差價、倉儲與物流的額外費用。要求對方提供原始單據。
- 間接損失：客户的下游客户向他索賠、他的利潤損失、商譽損失。先看合同是否排除了這一類；沒有合同的，這類損失的證明門檻很高，要求對方拿出證據。
- 扣款：客户直接從應付你的貨款里扣。先看合同有沒有給客户抵扣的權利；沒有的話，書面表示異議並保留權利，但不要因此停止交付剩餘訂單，停止交付會讓你從「延遲」變成「拒絕履約」。
- 取消訂單：看合同是否賦予客户在延遲達到某種程度時的取消權；已經生產的部分怎麼處理，是否可以要求客户接收已完成的部分。
回函的寫法：承認延遲的事實，不等於承認對方主張的全部責任和金額。回函寫明：確認收到索賠；確認延遲的事實與原因；對每一項索賠分別回應（接受、要求補充證據、或者依據合同條款不接受）；提出你的解決方案；保留你的權利。語氣剋制，所有表述先過律師，因為這封回函會是日後爭議中最重要的文件之一。
協商不成時的路徑，Barangay 調解、仲裁與訴訟三條路怎麼選有比較。兩點提醒：合同約定了仲裁的，不要先去法院；對方是菲律賓公司而合同沒有約定管轄的，先問律師哪條路對你可行。
要不要賠、賠多少，取決於合同、證據與你對這個客户關係的估值，不取決於對方函件的語氣。賠償之外，記得在任何和解文件裏寫明你保留向上遊追償的權利，這就是下一節。
向國內工廠追償與關係處理：採購合同怎麼看、證據怎麼留、溝通不能停
你對客户承擔的損失，能不能轉給國內工廠，取決於你和工廠之間的採購合同，而不是取決於你覺得公不公平。很多中資貿易商和國內工廠之間只有口頭約定或簡單的採購單，這時追償的空間很小，但不是沒有。
先看採購合同或採購單：
- 交期是否明確，工廠是否書面承諾過春節前出貨或春節後某日復工。
- 有沒有延遲條款：違約金、客户索賠的轉嫁、取消權。
- 工廠有沒有提前告知停工安排：如果工廠提前幾個月就通知了放假時間而你沒有調整下單，追償的理由會弱很多；如果工廠臨時提前放假或推遲復工，理由就強。
- 適用法律與爭議解決：國內合同通常適用中國法律、在國內解決，這意味着追償要在國內進行，由國內律師處理。
證據從現在開始留：你向工廠發出的每一次交期詢問與對方的回覆、工廠的放假通知、復工後的排產確認、你向客户支付的賠償或讓步的憑證、因此產生的額外成本（調貨差價、加急運費）。向工廠發一份書面索賠通知，寫明延遲事實、你因此承擔的損失、依據的條款、要求的處理方式，並給出回覆期限。
溝通不能停。春節後你還要靠這家工廠把剩餘的貨交出來，追償與催貨是兩條線，不要把催貨的溝通變成吵架。實務上常見的處理是：工廠在後續訂單上給價格或賬期讓步，抵掉你這次的損失，而不是現金賠付。這種安排要寫成書面補充協議，不要停留在「下次給你便宜點」。
預付款的問題單獨説：如果你給工廠付了大額預付款而工廠遲遲不復工、也不回應，那已經不是延遲而是另一種風險，處理方式參照 供應商收了預付款不交貨。多供應商、按節點付款、重要訂單分散到兩家工廠，這些是下一節的事。
明年怎麼不再出這個問題：日曆、庫存、合同條款、客户預溝通，以及易行能做什麼
春節停工是日曆上寫死的事件，能被它打到，説明排產、庫存或合同裏有一項沒有把它算進去。明年從這幾處補：
- 兩邊的假期日曆疊在一起看：國內春節停工加上覆工後產能爬坡的窗口，疊上菲律賓聖誕到一月初的長尾，中間能正常生產和運輸的時間比想像中短得多。菲律賓這邊的停工窗口與排產提前量，菲律賓工廠放假會停幾天有一張風險日曆，可以直接拿來疊。
- 安全庫存：對交期敏感的客户和品項，在春節前把一到兩個交付週期的貨備在菲律賓倉裏。庫存成本和這次的賠償、讓步、調貨差價比一比，多數情況下庫存更便宜。
- 下單提前量：把春節前最後一批出貨的截止日倒推出來，提前告知客户「這個日期之後的訂單將在春節後交付」，讓客户自己決定提前下單還是接受延後。
- 客户合同裏的交期條款：交期按工作日計算並明確排除春節窗口；延遲通知的程序；違約金的上限；排除間接損失。這些條款在平時簽約時客户通常不會反對，出事之後再談就晚了。
- 工廠合同裏的對應條款：交期承諾、放假安排鬚提前書面通知、延遲的責任與客户索賠的轉嫁、按節點付款而不是大額預付。
- 多供應商與分散：關鍵品項至少有一家備用來源，哪怕平時只放很小的份額。
- 節前客户溝通：每年年底給客户發一份春節交付安排，比出事後發延遲通知體面得多。
如果你自己春節回國待得久，回菲律賓入境時被問到工作與身份的處理，見 長期離開後回菲律賓入境被問怎麼辦；公司這邊的人事與交付安排，出發前就要交代好。
易行能做什麼。易行是在菲律賓註冊的私營諮詢公司，與政府部門沒有隸屬關係，不代理訴訟。出事之後，我們能幫你把客户合同與採購記錄裏的交期、延遲與損失條款理清楚，整理給客户的通知與回函的事實底稿，並在需要律師時協助對接菲律賓執業律師；出事之前，我們能幫你把客户合同模板裏的交期與延遲條款按春節窗口重新設計。 → 合同交付風險核對與客户索賠應對協助
再説一次：個案請諮詢執業律師，本文不構成法律意見。