先查清是哪一笔记录：拒绝的理由往往比你想的具体
结论：「公司有不良记录」不是一个可以处理的问题，「某年某员工的某件事、目前尚未结案」才是。先把模糊的拒绝变成具体的一条。
拿到退件或口头拒绝后，请窗口出具书面说明，或者至少当面记下：拒绝依据的是哪一类记录，涉及哪位员工、哪个时间段，记录目前是「在处理」「已处罚待缴」还是「已结案」。如果窗口只说「系统显示有问题」，可以按规定提交书面查询，请求说明公司名下的相关记录。
常见的几类来源：过去某位外籍员工被查出无证工作或工作地点与申请不符；某员工离职后公司没有注销或通报，人在外面逾期或出事；某员工被遣返，案卷里提到公司；公司曾经递交过与事实不符的材料，或者通过代办走过非正规渠道。最后一种情形的补正路径，见 公司行政走 fixer 出了问题怎么补正。
新员工自己的申请被拒和公司作为申请人被拒，是两回事。个人申请被拒的通用处理，见 9G 被拒怎么办；本篇只讲后者。
发现被卡的第一周：四件事
第一周的目标，是把公司的历史外籍员工档案翻一遍，找出可能的问题来源，同时稳住新员工的身份。
- 第一，调出过去几年所有外籍员工的档案：AEP、9G 的申请与注销记录，离职日期，是否有注销或通报回执。缺回执的，逐个标出来。
- 第二，对照拒绝说明，锁定那一笔记录对应的人和事，把当时的全部文件找齐：雇佣合同、离职文件、递件回执、往来函件、罚款缴纳凭证。
- 第三，查新员工此刻的身份：他是持访客签在等、还是从别家公司转过来、旧 9G 是否已注销。新员工能合法停留多久，决定了你有多少时间清旧账。
- 第四，暂停任何「换一家关联公司去递」的想法，至少在弄清旧记录之前不要动。
第四件之所以要特别强调，是因为同一个老板、同一个地址、同一批股东的关联公司，在审核人眼里很容易被看作同一主体；换壳递件一旦被认出，原来的问题会叠加上「试图规避」的新问题。频繁换雇主被质疑挂靠的员工侧情形，见同批 频繁换雇主被质疑挂靠。
清旧账：把每一笔记录结清并拿到书面证明
清旧账的标准是：每一笔导致问题的记录，都有一份能证明「已处理完」的书面文件。
针对员工离职后没注销的，公司补递注销或雇佣终止通报，并取得回执；针对员工无证工作或工作地点不符被查处的，确认处罚决定是否已执行、罚款是否已缴、是否有书面结案；针对员工被遣返的，确认公司在那个案件里是否有尚未履行的义务；针对材料不实的，先请律师评估，再决定以何种方式主动更正。
每一项都请求书面凭证：缴费收据、受理回执、结案或清结证明。这些文件要统一归档，后面申请恢复或说明时整套提交。员工被查、被遣返时公司当时应该做什么，可对照 员工被遣返时雇主的处置清单 检查有没有漏项。
有些记录不是公司能单方面结清的，比如前员工的个人逾期。这种情况下，公司能做的是证明自己已经履行了作为前雇主的义务：离职文件、注销或通报回执、书面要求前员工自行处理的通知。把这些证明放在一起，向窗口说明「这一笔记录的后续责任不在公司」。
申请恢复或书面说明：怎么写、交给谁
旧账清完之后，向受理窗口提交一份书面说明，请求重新审核公司作为申请人的资格。
说明信的结构建议：开头列明公司基本信息与本次申请的员工；第二部分逐笔说明被提出的记录、当时发生了什么、公司已经采取了哪些措施，并附对应的书面凭证；第三部分写公司为防止再次发生而建立的内部制度，比如外籍员工证件台账、离职当天启动注销的流程、对外包与代办的审核；最后请求重新审核本次申请。语气只讲事实与措施，不辩解、不指责前员工。
是否接受恢复、需要补哪些文件、要多久，以移民局当期口径为准；有的情况可能还需要劳工部一侧的确认。递交时请求加盖受理章，保留回执。不要通过任何私人关系「打招呼」，那会让一份本来可以被接受的说明变得可疑。
如果审核后仍不接受，书面询问不接受的具体理由，再根据理由决定是补件、申请复议，还是暂时改由其他确实合规的安排雇用这名员工。
等待期间新员工怎么办
等待期间，新员工不能先上班，身份要由他自己按规定维持；公司要做的是如实告知进度，不要让他在不知情中逾期。
新员工如果持访客签，要按访客规定按时延期；如果是从别家公司转来、旧 9G 已注销，同样按访客身份维持；如果旧 9G 还在、只是要转到你公司，先确认他和前雇主之间的注销进度。新雇主不符合担保条件时员工侧该怎么办，见同批 新公司不符合担保条件时员工的身份。
「先来熟悉环境」之类的安排同样不要做。在许可下来之前实际在岗工作，会被认定为无证工作，后果落在员工和公司双方，而且会让公司刚刚在清理的不良记录再添一笔，见 雇佣没有工签的外国人的后果。
如果恢复需要的时间超出新员工能等待的范围，坦白告诉他，并协助他办好离境或其他安排所需的公司文件，比如录用证明、未入职证明。处理得体，比勉强拖着更能保住这段雇佣关系。
以后怎么防，以及易行能帮到哪一步
防的关键是三件事：每位外籍员工离职当天启动注销或通报并取得回执；建立外籍员工证件台账，记录到期日与保管人；不通过任何非正规渠道办理签证。这三件事做到，公司的申请人记录就会一直是干净的。
易行在这类事情上能做的：帮公司书面查询并核实名下相关记录；整理历史外籍员工档案，列出缺失的注销或通报；协助补递并取得回执；起草恢复审核的说明信与附件清单；陪同或代为递件。涉及材料不实、处罚争议等法律判断的部分，请先咨询执业律师，我们配合准备签证侧的文件。
我们不能做的，是承诺移民局一定恢复公司的申请人资格，或者通过任何非正规方式「处理」记录。需要协助可以从 签证与人力服务 开始，把拒绝说明、历史外籍员工名单和你手上能找到的旧档案带来。
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