先查清是哪一筆記錄：拒絕的理由往往比你想的具體
結論：「公司有不良記錄」不是一個可以處理的問題，「某年某員工的某件事、目前尚未結案」才是。先把模糊的拒絕變成具體的一條。
拿到退件或口頭拒絕後，請窗口出具書面説明，或者至少當面記下：拒絕依據的是哪一類記錄，涉及哪位員工、哪個時間段，記錄目前是「在處理」「已處罰待繳」還是「已結案」。如果窗口只説「系統顯示有問題」，可以按規定提交書面查詢，請求説明公司名下的相關記錄。
常見的幾類來源：過去某位外籍員工被查出無證工作或工作地點與申請不符；某員工離職後公司沒有註銷或通報，人在外面逾期或出事；某員工被遣返，案卷裏提到公司；公司曾經遞交過與事實不符的材料，或者通過代辦走過非正規渠道。最後一種情形的補正路徑，見 公司行政走 fixer 出了問題怎麼補正。
新員工自己的申請被拒和公司作為申請人被拒，是兩回事。個人申請被拒的通用處理，見 9G 被拒怎麼辦；本篇只講後者。
發現被卡的第一週：四件事
第一週的目標，是把公司的歷史外籍員工檔案翻一遍，找出可能的問題來源，同時穩住新員工的身份。
- 第一，調出過去幾年所有外籍員工的檔案：AEP、9G 的申請與註銷記錄，離職日期，是否有註銷或通報回執。缺回執的，逐個標出來。
- 第二，對照拒絕説明，鎖定那一筆記錄對應的人和事，把當時的全部文件找齊：僱傭合同、離職文件、遞件回執、往來函件、罰款繳納憑證。
- 第三，查新員工此刻的身份：他是持訪客簽在等、還是從別家公司轉過來、舊 9G 是否已註銷。新員工能合法停留多久，決定了你有多少時間清舊賬。
- 第四，暫停任何「換一家關聯公司去遞」的想法，至少在弄清舊記錄之前不要動。
第四件之所以要特別強調，是因為同一個老闆、同一個地址、同一批股東的關聯公司，在審核人眼裏很容易被看作同一主體；換殼遞件一旦被認出，原來的問題會疊加上「試圖規避」的新問題。頻繁換僱主被質疑掛靠的員工側情形，見同批 頻繁換僱主被質疑掛靠。
清舊賬：把每一筆記錄結清並拿到書面證明
清舊賬的標準是：每一筆導致問題的記錄，都有一份能證明「已處理完」的書面文件。
針對員工離職後沒註銷的，公司補遞註銷或僱傭終止通報，並取得回執；針對員工無證工作或工作地點不符被查處的，確認處罰決定是否已執行、罰款是否已繳、是否有書面結案；針對員工被遣返的，確認公司在那個案件裏是否有尚未履行的義務；針對材料不實的，先請律師評估，再決定以何種方式主動更正。
每一項都請求書面憑證：繳費收據、受理回執、結案或清結證明。這些文件要統一歸檔，後面申請恢復或説明時整套提交。員工被查、被遣返時公司當時應該做什麼，可對照 員工被遣返時僱主的處置清單 檢查有沒有漏項。
有些記錄不是公司能單方面結清的，比如前員工的個人逾期。這種情況下，公司能做的是證明自己已經履行了作為前僱主的義務：離職文件、註銷或通報回執、書面要求前員工自行處理的通知。把這些證明放在一起，向窗口説明「這一筆記錄的後續責任不在公司」。
申請恢復或書面説明：怎麼寫、交給誰
舊賬清完之後，向受理窗口提交一份書面説明，請求重新審核公司作為申請人的資格。
説明信的結構建議：開頭列明公司基本信息與本次申請的員工；第二部分逐筆説明被提出的記錄、當時發生了什麼、公司已經採取了哪些措施，並附對應的書面憑證；第三部分寫公司為防止再次發生而建立的內部制度，比如外籍員工證件台賬、離職當天啓動註銷的流程、對外包與代辦的審核；最後請求重新審核本次申請。語氣只講事實與措施，不辯解、不指責前員工。
是否接受恢復、需要補哪些文件、要多久，以移民局當期口徑為準；有的情況可能還需要勞工部一側的確認。遞交時請求加蓋受理章，保留回執。不要通過任何私人關係「打招呼」，那會讓一份本來可以被接受的説明變得可疑。
如果審核後仍不接受，書面詢問不接受的具體理由，再根據理由決定是補件、申請複議，還是暫時改由其他確實合規的安排僱用這名員工。
等待期間新員工怎麼辦
等待期間，新員工不能先上班，身份要由他自己按規定維持；公司要做的是如實告知進度，不要讓他在不知情中逾期。
新員工如果持訪客簽，要按訪客規定按時延期；如果是從別家公司轉來、舊 9G 已註銷，同樣按訪客身份維持；如果舊 9G 還在、只是要轉到你公司，先確認他和前僱主之間的註銷進度。新僱主不符合擔保條件時員工側該怎麼辦，見同批 新公司不符合擔保條件時員工的身份。
「先來熟悉環境」之類的安排同樣不要做。在許可下來之前實際在崗工作，會被認定為無證工作，後果落在員工和公司雙方，而且會讓公司剛剛在清理的不良記錄再添一筆，見 僱傭沒有工簽的外國人的後果。
如果恢復需要的時間超出新員工能等待的範圍，坦白告訴他，並協助他辦好離境或其他安排所需的公司文件，比如錄用證明、未入職證明。處理得體，比勉強拖着更能保住這段僱傭關係。
以後怎麼防，以及易行能幫到哪一步
防的關鍵是三件事：每位外籍員工離職當天啓動註銷或通報並取得回執；建立外籍員工證件台賬，記錄到期日與保管人；不通過任何非正規渠道辦理簽證。這三件事做到，公司的申請人記錄就會一直是乾淨的。
易行在這類事情上能做的：幫公司書面查詢並核實名下相關記錄；整理歷史外籍員工檔案，列出缺失的註銷或通報；協助補遞並取得回執；起草恢復審核的説明信與附件清單；陪同或代為遞件。涉及材料不實、處罰爭議等法律判斷的部分，請先諮詢執業律師，我們配合準備簽證側的文件。
我們不能做的，是承諾移民局一定恢復公司的申請人資格，或者通過任何非正規方式「處理」記錄。需要協助可以從 簽證與人力服務 開始，把拒絕説明、歷史外籍員工名單和你手上能找到的舊檔案帶來。
易行是在菲律賓證券交易委員會註冊的私營諮詢公司（SEC 註冊號 CS202009551），持有移民局認證 BI Accreditation No. CA-202624381-1（有效至 2027-06-30），並具備勞工部 DOLE 與退休署 PRA 認證；我們與政府部門沒有隸屬關係，也不對任何審批結果作出承諾。個案請諮詢執業律師，本文不構成法律意見。