先核实：是真的假，还是一场误会
在下结论之前，先确认材料确实有问题。常见的「看起来像假的」情况，有些其实是误会：学校改了名、合并或停办，查不到记录；证书是真的但翻译件写错了；学历认证机构的格式和你以为的不一样。也有确实伪造或买来的。两种情况的处理完全不同。
核实的途径：向发证学校或机构的官方渠道书面查询（不要用材料上印的电话或邮箱，那可能是伪造方留的）；通过有资质的学历认证机构核验；对照员工入职时提交的其他材料，看时间线是否合理。核实时由公司出面，必要时取得员工书面同意，不要私下找人「帮忙查一下」。
同时保全材料：当初交给劳工部和移民局的申请材料副本、公司内部留存的入职材料、经办人和代办机构信息、付款凭证。不要让任何人删改或「补一份新的」。员工的原件证件不要扣留，拍照留存即可。
核实期间，员工可以先照常工作或按公司制度安排暂时调整，但不要在团队里散布结论。如果核实结果是误会，要书面告知员工核实已结束、没有问题，并更正内部记录。
AEP和9G会不会因此失效
劳工许可和工作签证是基于申请材料批出的，如果关键材料被证实是虚假的，主管机关有可能重新审视已批出的许可；具体会怎样处理、是否撤销，以劳工部和移民局的决定为准，本文不做预测。
公司需要明白的是两点：第一，许可是以公司作为申请方提交的，材料的真实性虽然首先是员工本人的责任，但公司作为申请方也会被问到当时是怎么核对的；第二，公司发现之后怎么做，会直接影响公司在这件事里的位置——是「被员工欺骗、发现后依法处理」，还是「发现后继续使用、选择隐瞒」。
学历或工作经历在某些岗位上是批准劳工许可的重要依据，比如需要专业资格的岗位；在另一些岗位上可能不是决定性因素。造假的材料对批准结果影响有多大，会影响后续处理的轻重，这一点需要律师根据具体岗位和申请记录判断。
如果公司当初是通过代办机构办理、由代办机构「建议」或「准备」了相关材料，情况就更复杂，可能涉及代办机构的责任，处理思路可参考 公司HR通过中间人办证的责任。个案请咨询执业律师，本文不构成法律意见。
依正当程序处理雇佣关系
即使造假证据确凿，解约也要走正当程序：书面通知让员工解释、听取说明、作出书面决定。外籍员工同样适用，不能因为「材料是假的」就当天让他走人。
书面通知里写清楚：公司核实到的事实、依据的材料、可能违反的公司制度或劳动合同条款（例如入职时承诺所提交材料真实），给员工合理时间书面回复。员工收到这类通知怎么应对，见 收到 NTE 怎么回，公司可对照着检查自己的通知是否清楚具体。
听取说明时要有记录。员工可能承认、可能说是代办做的、也可能拿出新的证明。如果有新证明，再核实一次。在调查期间如有必要暂停员工到岗，按公司制度和法律允许的方式安排，相关思路见 预防性停职。
最终书面决定要和事实、公司制度、合同条款对得上。造假在多数公司制度里属于严重违纪，但是否构成合法解约理由、程序是否完备，由律师判断。雇佣关系结束后，及时办理AEP和9G的注销，注销时点和书面决定衔接。
要不要主动向劳工部或移民局说明
这是本文最需要律师参与的一步：公司不应隐瞒，但说明的时机、方式和范围要在律师指导下决定。一方面，公司是许可的申请方，发现申请材料虚假后继续若无其事地使用，风险最大；另一方面，未经核实就对外作出指控，也可能引发名誉方面的纠纷。
通常的思路是：核实完成、雇佣决定作出后，通过正常的注销手续收尾，并在律师认为必要时附上情况说明；如果员工还要继续工作、公司希望在合规基础上保留他，则需要先评估能否以真实材料重新申请，不能在明知材料虚假的情况下继续让旧许可「挂着」。
说明材料要写事实，不写推测：公司何时发现、怎样核实、核实结果、采取了哪些措施。不要在说明里替员工辩解，也不要扩大指控范围。
无论最后是否主动说明，公司内部要把整个过程完整留档。将来如果主管机关自己发现了问题来问，公司拿得出发现日期和处置记录，处境会主动得多。个案请咨询执业律师，本文不构成法律意见。
几件不要做的事
不要私下「补一份真的」去替换旧材料。不管是让员工去补办、还是找人重新做一份，在已提交的申请记录上做手脚，会把员工的问题变成公司的问题。
不要用这件事要挟员工。「你不配合降薪我就去举报你」这类做法，性质就变了，公司可能反过来陷入劳资纠纷甚至更严重的指控。
不要扣员工的护照或证件，不要限制他的人身自由，不要在离职时拒发应得的工资款项来「抵」什么损失。损失如何追偿，要另走合法途径。
不要在公司群里公开这件事。处理范围限于人事、管理层和律师，对其他员工只说公司在依程序处理。
也不要拖着不处理、等以后有矛盾再翻出来。公司一旦知情，拖延本身就会让公司的处境变差：主管机关问起时，公司就成了明知材料有问题仍继续使用的申请方。发现了就按程序处理，处理结果完整留档，这是对公司最好的保护。
怎么预防，以及易行能做什么
预防的关键是在递件之前把材料核对一遍，而不是批下来之后才发现。入职时，学历和职业证书走官方渠道核验或经有资质机构认证，工作经历证明尽量向前雇主核实；所有材料留存副本，并让员工签署「所提交材料真实」的声明。
委托代办机构办理时，只选有正式认证资质的机构，要求所有材料由员工本人提供、由公司核对，不接受代办机构「代为准备」任何证明文件。办证流程中经办人和复核人分开。
每年的外籍员工证件复核里，把「申请材料是否已核验」列为一项。接手一家公司或并购后，如果发现历史申请材料没有核验记录，可以借全面盘点的机会一起补核，相关思路见 接手公司后发现外籍员工证件过期。
易行可以协助公司核对外籍员工申请材料、依正规程序办理劳工许可与工作签证，或在雇佣结束时办理注销，由 签证与人力服务承接。易行是在菲律宾 SEC 注册的私营咨询公司（注册号 CS202009551），持移民局认证（BI Accreditation No. CA-202624381-1，有效至 2027-06-30）与劳工部 DOLE 认证，与政府部门无隶属关系，不承诺任何审批结果。是否解约、是否以及如何向主管机关说明，请由执业律师判断。