先核實：是真的假，還是一場誤會
在下結論之前，先確認材料確實有問題。常見的「看起來像假的」情況，有些其實是誤會：學校改了名、合併或停辦，查不到記錄；證書是真的但翻譯件寫錯了；學歷認證機構的格式和你以為的不一樣。也有確實偽造或買來的。兩種情況的處理完全不同。
核實的途徑：向發證學校或機構的官方渠道書面查詢（不要用材料上印的電話或郵箱，那可能是偽造方留的）；通過有資質的學歷認證機構核驗；對照員工入職時提交的其他材料，看時間線是否合理。核實時由公司出面，必要時取得員工書面同意，不要私下找人「幫忙查一下」。
同時保全材料：當初交給勞工部和移民局的申請材料副本、公司內部留存的入職材料、經辦人和代辦機構信息、付款憑證。不要讓任何人刪改或「補一份新的」。員工的原件證件不要扣留，拍照留存即可。
核實期間，員工可以先照常工作或按公司制度安排暫時調整，但不要在團隊裏散佈結論。如果核實結果是誤會，要書面告知員工核實已結束、沒有問題，並更正內部記錄。
AEP和9G會不會因此失效
勞工許可和工作簽證是基於申請材料批出的，如果關鍵材料被證實是虛假的，主管機關有可能重新審視已批出的許可；具體會怎樣處理、是否撤銷，以勞工部和移民局的決定為準，本文不做預測。
公司需要明白的是兩點：第一，許可是以公司作為申請方提交的，材料的真實性雖然首先是員工本人的責任，但公司作為申請方也會被問到當時是怎麼核對的；第二，公司發現之後怎麼做，會直接影響公司在這件事裏的位置——是「被員工欺騙、發現後依法處理」，還是「發現後繼續使用、選擇隱瞞」。
學歷或工作經歷在某些崗位上是批准勞工許可的重要依據，比如需要專業資格的崗位；在另一些崗位上可能不是決定性因素。造假的材料對批准結果影響有多大，會影響後續處理的輕重，這一點需要律師根據具體崗位和申請記錄判斷。
如果公司當初是通過代辦機構辦理、由代辦機構「建議」或「準備」了相關材料，情況就更復雜，可能涉及代辦機構的責任，處理思路可參考 公司HR通過中間人辦證的責任。個案請諮詢執業律師，本文不構成法律意見。
依正當程序處理僱傭關係
即使造假證據確鑿，解約也要走正當程序：書面通知讓員工解釋、聽取説明、作出書面決定。外籍員工同樣適用，不能因為「材料是假的」就當天讓他走人。
書面通知裏寫清楚：公司核實到的事實、依據的材料、可能違反的公司制度或勞動合同條款（例如入職時承諾所提交材料真實），給員工合理時間書面回覆。員工收到這類通知怎麼應對，見 收到 NTE 怎麼回，公司可對照着檢查自己的通知是否清楚具體。
聽取説明時要有記錄。員工可能承認、可能説是代辦做的、也可能拿出新的證明。如果有新證明，再核實一次。在調查期間如有必要暫停員工到崗，按公司制度和法律允許的方式安排，相關思路見 預防性停職。
最終書面決定要和事實、公司制度、合同條款對得上。造假在多數公司制度裏屬於嚴重違紀，但是否構成合法解約理由、程序是否完備，由律師判斷。僱傭關係結束後，及時辦理AEP和9G的註銷，註銷時點和書面決定銜接。
要不要主動向勞工部或移民局説明
這是本文最需要律師參與的一步：公司不應隱瞞，但説明的時機、方式和範圍要在律師指導下決定。一方面，公司是許可的申請方，發現申請材料虛假後繼續若無其事地使用，風險最大；另一方面，未經核實就對外作出指控，也可能引發名譽方面的糾紛。
通常的思路是：核實完成、僱傭決定作出後，通過正常的註銷手續收尾，並在律師認為必要時附上情況説明；如果員工還要繼續工作、公司希望在合規基礎上保留他，則需要先評估能否以真實材料重新申請，不能在明知材料虛假的情況下繼續讓舊許可「掛着」。
説明材料要寫事實，不寫推測：公司何時發現、怎樣核實、核實結果、採取了哪些措施。不要在説明裏替員工辯解，也不要擴大指控範圍。
無論最後是否主動説明，公司內部要把整個過程完整留檔。將來如果主管機關自己發現了問題來問，公司拿得出發現日期和處置記錄，處境會主動得多。個案請諮詢執業律師，本文不構成法律意見。
幾件不要做的事
不要私下「補一份真的」去替換舊材料。不管是讓員工去補辦、還是找人重新做一份，在已提交的申請記錄上做手腳，會把員工的問題變成公司的問題。
不要用這件事要挾員工。「你不配合降薪我就去舉報你」這類做法，性質就變了，公司可能反過來陷入勞資糾紛甚至更嚴重的指控。
不要扣員工的護照或證件，不要限制他的人身自由，不要在離職時拒發應得的工資款項來「抵」什麼損失。損失如何追償，要另走合法途徑。
不要在公司羣裏公開這件事。處理範圍限於人事、管理層和律師，對其他員工只説公司在依程序處理。
也不要拖着不處理、等以後有矛盾再翻出來。公司一旦知情，拖延本身就會讓公司的處境變差：主管機關問起時，公司就成了明知材料有問題仍繼續使用的申請方。發現了就按程序處理，處理結果完整留檔，這是對公司最好的保護。
怎麼預防，以及易行能做什麼
預防的關鍵是在遞件之前把材料核對一遍，而不是批下來之後才發現。入職時，學歷和職業證書走官方渠道核驗或經有資質機構認證，工作經歷證明儘量向前僱主核實；所有材料留存副本，並讓員工簽署「所提交材料真實」的聲明。
委託代辦機構辦理時，只選有正式認證資質的機構，要求所有材料由員工本人提供、由公司核對，不接受代辦機構「代為準備」任何證明文件。辦證流程中經辦人和複核人分開。
每年的外籍員工證件複核裏，把「申請材料是否已核驗」列為一項。接手一家公司或併購後，如果發現歷史申請材料沒有核驗記錄，可以借全面盤點的機會一起補核，相關思路見 接手公司後發現外籍員工證件過期。
易行可以協助公司核對外籍員工申請材料、依正規程序辦理勞工許可與工作簽證，或在僱傭結束時辦理註銷，由 簽證與人力服務承接。易行是在菲律賓 SEC 註冊的私營諮詢公司（註冊號 CS202009551），持移民局認證（BI Accreditation No. CA-202624381-1，有效至 2027-06-30）與勞工部 DOLE 認證，與政府部門無隸屬關係，不承諾任何審批結果。是否解約、是否以及如何向主管機關説明，請由執業律師判斷。