第一周：逐人盘点，做一张状态表
先不讨论责任，先把每个人的情况摸清楚。新管理层最容易犯的错，是听前任一句「都办了」就放心，或者看到一两个过期就以为全部过期。正确做法是逐人核对，做一张状态表。
状态表至少包括：姓名、国籍、岗位；9G的类型和到期日、是否在办续签、是否有回执；AEP的到期日和状态；ACR I-Card到期日；护照到期日；家属是否随行办了身份；当年由谁经办、通过哪家机构。每一项都要有对应的文件或查询结果，不能只凭口述。
公司内部找不到的记录，以公司担保方身份通过正规窗口或有认证资质的机构查询。不要找「能在系统里看一下」的人，那样既有风险，也拿不到可用的书面结果。
盘点期间，所有外籍员工的原件证件归本人保管，公司拍照留存即可。向员工说明公司在做全员证件核对，请他们配合提供资料，语气平和，不要让大家误以为要被集体辞退。
按风险排序：先处理哪几个
不是所有「过期」都一样紧急，先处理风险最高的。一般可以分成几档：第一档，签证和劳工许可都已过期、人仍在岗工作；第二档，签证有效但AEP过期，或者反过来，两者错开；第三档，正在续签、有回执但临近或刚过期限；第四档，证件有效但档案缺失、需要补齐材料。
第一档最紧急：在状态没理清之前，继续让他们照常在岗工作，会让新管理层从「发现问题」变成「明知继续」。是否需要暂停这些人的工作、以什么方式安排，要和律师商量后按法律允许的方式处理，相关思路见 预防性停职。
第二档，两份证件错开时的处理顺序见 AEP过期但9G还有效，原则是两边都要理顺，不能只补一边。第三档，重点是确认回执状态和窗口对在办期间的当期口径，不要自行假设「有回执就没事」。
第四档虽然不紧急，但也要排进计划，避免下一次续签时卡住。整张排序表交律师和熟悉流程的机构看一遍，再定执行顺序。
补办还是注销：每个人单独决定
每个过期的员工，都要回答一个问题：公司还需不需要他、他还愿不愿意留下？答案决定是补办还是注销。
公司继续需要、员工也愿意留下的，走补办路径：先处理过期带来的身份问题，再依规定重新申请或续办劳工许可和工作签证。过期之后能否直接续、需要补什么材料、要不要先处理逾期，以移民局和劳工部窗口当期口径为准，最好由有认证资质的机构先去问清楚再递件。签证过期多久、个人层面怎么补救，员工一方的视角见 9G签证忘了续过期了。
公司不再需要、或员工自己打算离开的，走注销路径：依正当程序结束雇佣关系，及时办理注销，书面通知员工后续身份需自行处理。不要因为「反正已经过期」就不办注销，那样记录会一直挂在公司名下，见 前员工9G多年没注销。
批量处理时，不要让所有人用同一套说辞、同一份情况说明。每个人的过期时间、原因、岗位都不同，说明材料要分别写清楚事实。
责任怎么划：前任、现任和公司本身
对外，公司作为担保方整体承担责任，不会因为换了管理层就免除；对内，前任管理层或经办人的责任，按交接协议、公司章程和相关合同另行处理。
公司能为自己争取的，是一条清楚的时间线：哪天完成交接或收购、哪天发现问题、发现后做了什么。这条时间线越清楚、证据越完整，越能说明「问题产生在接手之前，接手后公司及时发现并依法处理」。
如果是通过股权收购或资产收购接手的，交易文件里的陈述与保证条款、赔偿条款，可能涉及卖方对这类历史合规问题的责任。是否能向卖方或前任追偿，由律师根据交易文件判断。
主管机关是否会处罚、以什么形式，本文不做预测，也不写任何金额。公司能做的是尽快理顺、如实说明、保留完整记录。个案请咨询执业律师，本文不构成法律意见。
交接证据：现在就留，越早越好
证据的价值随时间递减，接手后第一时间就要把现状固定下来。包括：交接清单和交接日期；前任移交的外籍员工档案原样副本（不要整理、不要补写）；盘点状态表及每项的查询结果；与前任、员工、代办机构就证件问题的往来记录；发现问题后公司采取每一步措施的日期和经办人。
把这些材料按时间顺序归档，注明来源。前任留下的文件即使不完整、有错误，也原样保留，不要替前任「补齐」或修改，修改过的档案反而说不清楚问题出在哪个阶段。
如果在盘点中发现有证件可疑、不像是过期而像是伪造，立刻按另一套流程处理，并交律师，见 发现AEP申请材料是假的 和前面提到的假工签处理。
归档完成后，公司内部做一份简短的书面报告给董事会或股东，说明发现的问题、已采取的措施和接下来的计划，这份报告本身也是公司依法处理的证据。
以后怎么管，以及易行能做什么
一次性补救之后，要把外籍员工证件管理变成制度，不再依赖某个人。建一份全员证件台账，记下每个人的签证、AEP、ACR、护照到期日和担保状态，设提前启动的提醒；每年做一次全员复核，和年度报到时间合并；人员交接时，台账作为必交项。
外籍员工在职期间的典型问题，比如不配合续签、在外兼营、刚办好签证就离职，都要在台账里留记录，处理方式见 外籍员工不配合续签、外籍员工在外兼营 和 刚办好9G员工就跳槽。
以后再收购或接手公司，把外籍员工证件合规列入尽职调查清单，在交易完成前就核对清楚，并在交易文件里写明卖方对历史问题的责任。
易行可以协助新管理层逐人盘点外籍员工证件状态、制定补办与注销计划，并依正规程序办理劳工许可、工作签证的续办或注销，由 签证与人力服务承接。易行是在菲律宾 SEC 注册的私营咨询公司（注册号 CS202009551），持移民局认证（BI Accreditation No. CA-202624381-1，有效至 2027-06-30）与劳工部 DOLE 认证，与政府部门无隶属关系，不承诺任何审批结果。责任划分与向前任追偿，请由执业律师处理。