年會不是白天開會：場地要同時滿足晚宴、舞台、流程三件事
年會場地看三項：扣掉舞台後的圓桌淨容量、淨高與吊點、進場搭建時段，標稱人數排在其後。
圓桌每桌 10 人，舞台、LED 主屏、燈光桁架與舞池通常吃掉 15% 到 30% 的面積，標稱 1,000 人的廳辦頒獎年會常只剩 700 到 850 人，擺台換算見母文菲律賓會議場地怎麼選。桁架吊掛通常要 6 米以上淨高（經驗值），酒店宴會廳吊點有限，會展中心寬裕。年會多在 18:00 到 23:00，搭台要前一天下午或當天 08:00 進場，拆台常到凌晨 1 到 2 點，前一天進場要按半天或一天場租另談；境外員工的住宿，酒店可打包客房，會展中心要另找。
馬尼拉按容量檔列表：從 300 人宴會廳到 4,000 人無柱大廳（不排名）
馬尼拉分 4 檔，同檔按字母序、不排名；數字來自場館官網、Cvent 或媒體報道。
| 容量檔 | 場館（同檔不排名） | 類型 | 適合的年會形態 | 核實過的數據與來源 |
|---|---|---|---|---|
| 100 到 300 人 | 馬卡蒂、BGC、Ortigas、Pasay 灣區、Newport 的五星酒店中型宴會廳 | 酒店宴會廳 | 部門年會、經銷商答謝晚宴 | 以各酒店 fact sheet 為準，選區見馬尼拉商務酒店選區 |
| 300 到 1,500 人 | Okada Manila Grand Ballroom（Parañaque） | 綜合度假村宴會廳 | 全員年會、頒獎晚宴 | 1,649 平方米，最多 1,500 人，可分 3 廳（Okada 官網） |
| 1,500 到 2,500 人 | Marriott Grand Ballroom（Newport，NAIA 第 3 航站樓對面） | 酒店無柱大宴會廳 | 千人以上年會、經銷商大會晚宴 | 3,000 平方米無柱，雞尾酒 4,000 人、宴會 2,500 人（Inquirer、萬豪資料） |
| 2,500 人以上或需展區 | PICC；SMX Convention Center Manila；World Trade Center Metro Manila（均在 Pasay） | 會展中心 | 大型頒獎、發佈會加展區 | PICC Plenary Hall 劇院式 3,500 人以上（PICC 官網）；SMX 可租 21,000 平方米（SMX 官網）；WTCMM 室內 11,560 平方米、地面展區 8,300 平方米（WTCMM 官網） |
會展中心是空場，餐飲與桌椅外接，搭建預算明顯高於酒店。Newport 緊鄰 NAIA 第 3 航站樓，Okada、SMX、PICC 在 Pasay 到 Parañaque 灣區一線，從馬卡蒂或 BGC 過去晚高峯 60 到 90 分鐘是常態，散場要提前約大巴。數字下單前以場地方最新 fact sheet 為準。
宿務按容量檔列表：市區酒店還是 Mactan 度假村，按第二天要不要玩來定
宿務先定「辦在哪一頭」：市區（Cebu City、Mandaue）與 Mactan 島隔着 2 座跨海橋加 1 條 CCLEX 大橋。
| 容量檔 | 場館（同檔不排名） | 類型 | 適合的年會形態 | 核實過的數據與來源 |
|---|---|---|---|---|
| 100 到 600 人 | Shangri-La Mactan；Sheraton Cebu Mactan Resort（前 Mövenpick） | 度假村宴會廳 | 中型年會加次日團建 | Shangri-La Mactan Ballroom 宴會 480 人、酒會 600 人（Cvent）；Sheraton Grand Ballroom 727 平方米、宴會約 540 人（TTGmice 2022） |
| 600 到 1,200 人 | Radisson Blu Cebu（Santa Maria Grand Ballroom，毗鄰 SM City Cebu） | 市區酒店宴會廳 | 全員年會、頒獎晚宴 | 最多 1,200 人（Radisson 官網） |
| 1,200 到 3,300 人 | NUSTAR Resort Cebu（SRP）；Waterfront Cebu City Hotel & Casino（Lahug） | 綜合度假村或酒店大宴會廳 | 千人以上年會、演出型慶典 | NUSTAR Grand Ballroom 2,536 平方米，宴會 1,760 人、劇院 3,290 人（NUSTAR 官網）；Waterfront Pacific Grand Ballroom 數千人級，各來源差異大，以酒店為準 |
| 3,000 人以上或需展區 | IEC Convention Center Cebu（Mandaue）；SMX Convention Center Seaside Cebu | 會展中心 | 大型頒獎加展區 | IEC 最大廳約 3,500 人（SunStar）；SMX Seaside Cebu 官網公告 2026 年啓用、可租 21,000 平方米以上，以 SMX 官網為準 |
機場到 Mactan 度假村通常 15 到 30 分鐘，到市區 45 到 90 分鐘，以路況為準。市區還是 Mactan 按第二天要不要玩定：只辦一晚選市區；加次日團建或獎勵旅遊選 Mactan 度假村，人數夠多可談包場（buyout），條件通常是最低房晚數與最低餐飲消費，以報價（報價）為準。海邊晚宴按 PAGASA 口徑，東北季風季 10 月底到次年 3 月初風浪小，西南季風季 5 月下旬到 10 月要有室內 B 方案。2 到 3 天海島項目的流程見菲律賓會獎旅遊全流程指南，境外公司整團來菲見公司去菲律賓海島團建怎麼選。
頒獎、抽獎、演出：年會流程對 AV 與彩排時間的要求
AV 由流程決定，不由廳決定：先寫流程單，再配設備與彩排時段，最後才對參數。
頒獎名單前 30 天定、順序前 7 天定，上台動線與追光畫在平面圖上；員工節目單前 14 天交，當天留 3 到 4 小時彩排，彩排與搭台撞時段是最常見的延誤；抽獎前 30 天定獎品並算好税與許可；中餐 8 到 10 道的上菜節奏對齊流程，前 30 天試菜。室內 LED 主屏常見 P2.5 到 P3.9 點距（經驗值），屏寬取舞台寬的 60% 到 80%。酒店是否強制內部 AV、外部 AV 是否收技術費，簽約前問清。煙花、大功率音響與臨時結構的許可見在菲律賓辦企業活動要什麼許可與供應商。
檔期：12 月聖誕晚會季與春節前華人年會疊加，好廳要提前 4 到 6 個月
兩個高峯疊在一起：菲企聖誕晚會集中在 12 月上中旬，華人年會集中在 1 月中旬到春節前，11 月中到 1 月底馬尼拉與宿務的大廳幾乎都滿。
《總統令》第 851 號要求 12 月 24 日前發第 13 個月工資，聖誕晚會慣例排在發薪前後；12 月 25 日、30 日與 1 月 1 日是法定假日（24 日、31 日以年度總統公告為準），法定假日出勤按《勞動法》第 94 條付 200% 工資，供應商人力報價隨之上浮。2027 年春節是 2 月 6 日，華人年會窗口落在 1 月 11 日到 2 月 5 日。所以 11 月中到 12 月中的週五週六要提前 4 到 6 個月鎖廳或改週中，12 月 20 日到 1 月 3 日避開，春節前 4 周菜單先鎖；2 到 3 月與 6 到 10 月是淡季，週年慶與答謝會挪到這裏議價空間更大。本地員工與華人管理層並存的公司常把兩場合並，菜單要中菲並列、節目雙語，宴請禮儀見菲律賓商務宴請禮儀。
獎品税、公眾抽獎許可與開瓶費：三條最容易事後補票的規則
最容易事後補票的是三條：獎品税、公眾抽獎許可、開瓶費（開瓶費）。
獎品税。《國內税收法典》第 24(B)(1) 條規定個人取得超過 1 萬比索的獎品按 20% 最終税課税；給員工的獎品還可能計入薪酬福利，第 13 個月工資與其他福利合計 9 萬比索以內免税（RA 10963），代扣與申報請會計師按 BIR 最新規定處理。
公眾抽獎許可。面向客户或公眾的抽獎屬《消費者法》RA 7394 第三編第六章的銷售促銷，要向 DTI 申請促銷許可；純內部員工抽獎一般不在此列，向經銷商抽獎是否算「面向公眾」以 DTI 答覆為準。
開瓶費與「++」。多數酒店對自帶酒水收開瓶費或不允許；報價裏的「++」指 10% 服務費加 12% 增值税，按 RA 11360 服務費須全額分給員工，不能免。支出要拿 BIR 註冊的正式發票（發票）。個案請諮詢執業律師或會計師，本文不替代專業意見。
面向客户或經銷商的抽獎屬於銷售促銷，要先向 DTI 申請促銷許可；獎品的最終税與代扣往往是活動結束後才被提醒——這兩筆加上開瓶費，正是年會預算最後超支的地方。 讓我們把抽獎、獎品與酒水三項在鎖廳前算進預算 →
從鎖廳到散場：180 天時間線與落地陪同
按 180 天倒排：前 90 天定成本，後 30 天定現場。
| 時間點 | 要做的事 | 產出物 |
|---|---|---|
| 前 180 到 120 天 | 定人數檔、城市、備選日期，向 3 到 5 家詢價，場勘 | 場地短名單 |
| 前 120 到 90 天 | 簽合同、付訂金（訂金／按金），鎖客房，定 AV 方案 | 合同與平面圖 |
| 前 60 天 | 定流程與節目，獎品税務口徑，音響、煙花、酒水許可 | 流程單 |
| 前 30 天 | 試菜，境外員工機票簽證，活動保險 | 菜單與名單 |
| 前 7 天 | 彩排排期、物料進場、颱風預案 | 最終流程單 |
| 當天 | 08:00 搭台、15:00 彩排、18:00 開場、23:00 散場 | 結算單 |
最費溝通的是場勘、AV 對接與當天現場協調。易行做的是諮詢與落地陪同：陪同場勘、把需求單翻成場地方聽得懂的技術語言、協調供應商進場與當天流程，不代辦政府文件。需要人到現場時看商務活動落地陪同服務。