先把通知讀懂：它在問什麼、給了多久、要你交什麼
通知最重要的是三件事：指出的差異是什麼、回覆的方式和期限、要求提交哪些資料。把這三件事用中文抄在一張紙上，交給會計和負責人各一份。差異通常表現為：監察期間觀察到的開票數量或銷售額，按某種方法推算到整月、整季甚至整年，高於你申報的數字；也可能是監察人員看到有交易沒有開票。注意通知裏引用的期間、門店地址和税號是否都是你的，抬頭寫錯的也要在回覆裏指出。
期限以通知上寫的為準，不要憑印象。哪天收到的、誰簽收的，記在台賬裏，並把信封、簽收單一併保存。如果通知要求面談，同樣記下時間地點和要帶的文件。看不懂英文法律用語的地方不要猜，讓會計或律師逐句解釋。
讀通知時不要做的事：不要當場打電話給通知上的個人去「談談」，不要把原始賬本交給任何沒有出示書面授權的人，不要在沒對賬之前就口頭承認「我們是少報了」。所有溝通都以書面為主，口頭溝通後補一封郵件或信件確認內容。
收到後馬上做的事：封存資料、內部對賬、指定一個對口人
收到通知後儘快做三件事：把監察期間的所有銷售資料原樣封存、做一次內部對賬、指定唯一的對口人。封存範圍包括：收銀系統或 POS 的流水與日結報表、發票和收據存根、作廢票、電子發票記錄、電子錢包和刷卡的到賬明細、銀行流水，以及那幾天的排班表和進貨記錄。原樣導出、打印、簽字確認，之後任何調整都另做説明，不要改動原始記錄。
內部對賬從監察期間的每一天開始：當天開出多少張票、合計多少、電子收款到賬多少、現金日結多少。如果監察記錄裏有具體時段和客流數字，就逐段對應。對賬的目的不是證明「我們一張都沒漏」，而是先讓自己知道真實情況：差異來自統計口徑、來自季節性，還是確實有漏開票。
對口人建議由會計或熟悉賬務的負責人擔任，所有往來經他一人，避免員工各説各話。老闆如果不熟悉英文或税務流程，可以出面簽字但不單獨接電話。資料怎麼分類保存，可參照 賬簿登記要求 裏對賬簿和原始憑證的説法。
差異從哪來：常見的五種合理解釋和一種不合理解釋
大多數差異來自推算方法：監察那幾天恰好是旺季、發薪日、節假日或促銷期，被拿去推算整個期間，自然偏高。你要做的是用證據把經營的真實節奏擺出來：過去一年按月的銷售曲線、促銷活動的日期和海報、商場的客流淡旺季、節假日營業時間的變化。第二種常見原因是口徑不同：監察記錄的是客流或下單數，而退貨、取消、賒賬、團購拆單等都會讓開票數和客流對不上。
第三種是收款渠道分散：部分交易走電子錢包或刷卡，到賬日期與交易日期錯開，或者由總店統一開票。第四種是分店、倉庫、線上訂單共用同一個税號，監察只看到一個點。第五種是開票時點：先收訂金後交貨、交貨時才開票。每一種都要配上對應的單據，而不是隻寫一句「當天是促銷」。
不合理的那一種，是確實有交易沒開票。如果對賬發現確有漏開，不要在答辯信裏否認，也不要事後補一批日期倒簽的票。正確的方向是和會計評估漏開的範圍，考慮主動更正申報並説明整改措施，見 BIR 更正申報怎麼做。主動説明和被查出來，在後續處理上通常差別很大。
書面答辯怎麼寫：結構、附件和語氣
答辯信要短、要有附件編號、每一個結論都指向一份證據。建議結構：開頭寫明通知的編號和日期、公司名稱與税號、回覆人身份；第二部分逐條回應通知列出的差異，每條用「通知所稱」「實際情況」「證據見附件幾」三段寫；第三部分説明你方的計算方式，例如用全年真實月度數據替代幾天的推算；最後寫明聯繫人與可以配合補充資料的方式。
附件逐份編號，並在首頁附清單：銷售日結表、發票存根複印件、電子收款明細、促銷與節假日證明、分店與線上訂單的劃分説明、過去若干個月的申報記錄。複印件上標註「與原件核對無誤」並由負責人簽字。原件自己保留，除非對方以書面方式要求提交原件。
語氣保持客觀，不指責監察人員，也不寫「我們一向守法」這類空話。英文不好就請會計或律師執筆，中文草稿可以自己先寫清事實。遞交時要拿到簽收憑證；用郵件遞交的，保存發送記錄。收入和成本的賬務基礎要穩，日常記賬的分工可以參考 菲律賓記賬報税的範圍。
交了答辯之後：面談、補件，以及什麼情況會升級
交了答辯不等於結束，接下來可能是面談、補件，或者對方接受説明結案。面談時帶上答辯信和附件的副本，由對口人和會計一起出席，只回答問到的事實，不確定的當場説「回去核對後書面補充」。每次面談後用郵件把談話要點發回確認，要求補件的寫明補什麼、什麼時候交。
如果對方不接受你的解釋，下一步可能是正式稽查授權，也就是常説的 LOA，那時的程序和你的權利見 BIR 税務稽查 LOA 全流程；如果對方認為你嚴重不開票，還可能涉及封店類措施，背景見 BIR 封店行動。也可能先收到要求提交賬簿的傳票，處理方式見 收到 BIR 傳票（Subpoena Duces Tecum）。
任何階段都不要私下給錢「把事情壓下來」。這既不會消除記錄，還會把一個可以解釋的税務問題變成刑事風險。遇到有人暗示可以「幫你處理」，禮貌拒絕並記錄，必要時交給律師處理。
以後怎麼防，以及易行能做什麼
防止再被蹲點出差異，核心是讓每一筆交易都留下可以對得上的記錄。做法包括：收銀系統與開票同步，杜絕「先收錢、晚點再開票」；電子收款每日對賬，到賬差異當天備註原因；促銷、團購、預售、賒賬這些特殊交易單獨標記；分店和線上訂單的開票主體寫進內部流程；每月由會計對一次銷售流水、發票和申報數。
門店員工也要培訓：顧客沒要票也要開，作廢票不要撕，交接班時發票本交接簽字。張貼類的登記證明和「索取發票」告示要一直掛在顯眼處，掉了或丟了要及時補，見 BIR 税務登記證丟了怎麼補。發票本快用完時提前申請新的，不要斷檔，見 發票本快用完新授權還沒下來怎麼辦。
易行國際旅行社（SEC 註冊號 CS202009551，菲律賓移民局認證代辦 CA-202624381-1）為在菲中資企業提供 税務合規與優惠申請支持：協助整理監察期間的銷售資料、對賬表和答辯附件，對接執業會計師與律師起草答辯、陪同面談，並協助建立日常開票與對賬流程。我們不是税務機關，不承諾任何處理結果，也不替代註冊會計師和律師的專業意見。個案請諮詢執業律師或註冊會計師，本文不構成法律或税務意見。