先算清楚還能撐多久
第一步是算出剩餘的票還能用幾天，而不是憑感覺説「快沒了」。按每個營業場所、每種票據分別清點：還剩幾本、每本剩多少張、最近一個月平均每天開多少張。用剩餘張數除以日均用量，就得到大致的可用天數。旺季、促銷和月底集中開票的日子要單獨估，寧可算緊一點。
同時確認幾件和授權有關的事：現有票本的授權編號和有效期是什麼，票面上的公司名稱、地址和税號是否與當前登記一致，是否有某個分店的票本快用完而另一處還有很多。分店之間的票本通常不能互相挪用，地址不一致的票本開出去會出問題。票面應當具備哪些要素，見 菲律賓發票與收據的開具規定。
算完之後列出一個截止日：如果新票本在這一天之前到不了，就會斷檔。這個日子是後面所有動作的倒計時，要告訴會計、印刷廠和店長。
申請和催辦：授權、印刷、領取三個環節都會卡
新票本要經過三個環節：申請印製授權、合規印刷廠印製、領取後登記啓用，任何一環都可能比預期慢。授權申請按税務分局當期要求的方式提交，常見的卡點是登記信息不一致、前期申報有遺漏、上一批票本的使用情況沒有按要求報告。印刷必須交給經税務機關認可的印刷廠，不要找來路不明的印店「先印出來」。
催辦要有記錄：每一次查詢的日期、對象、得到的答覆，都記在台賬裏；向分局書面查詢進度，保存回覆。印刷廠那邊，確認授權下來後多久能交貨、交貨前能不能先確認樣張。領取後按要求核對票本的起止號碼、授權編號和票面信息，有誤當場退回，不要先用起來再説。
如果授權卡在登記信息或申報遺漏上，先把根本問題解決，否則怎麼催也催不下來。申報方面的處理見 BIR 未申報 open cases 怎麼清；登記地址或名稱不一致的，見 搬了辦公室卻沒更新 BIR 登記。
新票本沒到之前，有哪些合規的過渡做法
過渡期的做法要以税務機關認可為前提，最穩妥的是先書面向登記的税務分局説明情況、詢問可接受的過渡方式，並按答覆執行。説明信寫清楚：票本用到哪一號、新授權申請的日期和進度、預計斷檔的日期，以及你打算如何記錄過渡期的交易。分局的書面答覆或簽收的説明信，是日後被問到時最重要的依據。
如果公司已經登記並獲准使用電腦化開票系統或電子開票，過渡期是否可以依靠這些系統開具，要以登記內容和税務機關當期規定為準，不要臨時自行上線未經登記的系統。電子開票的背景見 BIR 電子開票系統。
無論採用哪種過渡方式，都要做一份過渡期交易台賬：日期、客户、品名、數量、金額、收款方式和對應的單據號碼，每天由負責人簽字。等新票本到了，再按税務分局認可的方式處理過渡期的交易，不要倒簽日期補開一批「看起來連續」的發票。
斷檔時絕對不要做的四件事
斷檔最危險的不是慢，而是為了不斷而走捷徑。第一，不要用過期或授權已經失效的票本，即使號碼還沒用完；這正是很多企業日後被查出問題的源頭。第二，不要借用關聯公司、朋友公司或別的分店的票本開給自己的客户，票面賣方和實際賣方不一致，買方的抵扣和你自己的申報都會出問題。
第三，不要找沒有資質的印店私印票本，或者用電腦自己排版打印「臨時發票」；這類票據在税務上通常不被認可，還可能被視為偽造。第四，不要乾脆不給票、只收現金，或者告訴客户「下次一起補」。不開票被發現的後果，往往比斷檔本身嚴重得多，背景見 BIR 封店行動。
如果有人主動上門推銷「現成的發票本」或「能馬上拿到授權」，一律拒絕並記錄。買來的票本既不合規，也會把你捲入別人的問題，相關風險見 供應商開的是假髮票怎麼辦。
跟客户怎麼説：買方要的是合規憑證
對企業客户，要提前、坦白地告知過渡期安排，並承諾在合規前提下儘快提供正式發票。企業客户需要發票來入賬和抵扣進項，你斷檔會直接影響他們的結賬。提前發郵件説明：目前在等新票本，過渡期的交易會如何記錄、何時會提供正式憑證，以及對接人是誰。這樣對方可以安排自己的月結，不至於因為憑證延遲而壓款。
對零售顧客，按照税務分局認可的過渡方式處理，並在台賬裏完整記錄；顧客如果需要正式發票，記下聯繫方式，新票本到位後按認可的方式提供。不要因為沒有票本就拒絕交易，也不要承諾「補一張以前日期的發票」。
過渡期結束後，主動和主要企業客户對一次賬，確認他們收到的憑證和你的台賬一致。客户如果反映發票信息錯誤，按作廢重開的規範處理，見 發票開錯了怎麼作廢重開。
以後怎麼排期，以及易行能做什麼
避免斷檔的辦法，是把發票本當作庫存來管理，設一個安全庫存線。每個營業場所按日均用量設定一個「剩餘可用天數」的警戒線，低於這條線就啓動申請，而不是等到最後一本。每月盤點一次票本存量，把授權編號、有效期、剩餘號碼登記在一張表裏，由會計和店長共同簽字。
同時留意授權本身的有效期，不要只盯着張數。旺季前、搬遷前、開分店前、更改公司名稱前，都要提前檢查票本能不能繼續用。營業場所的其他展示文件，例如税務登記證和「索取發票」告示，也放進同一張檢查表，見 BIR 税務登記證丟了怎麼補。
易行國際旅行社（SEC 註冊號 CS202009551，菲律賓移民局認證代辦 CA-202624381-1）為在菲中資企業提供 税務合規與優惠申請支持：協助估算票本用量、準備印製授權申請材料、跟進税務分局進度、起草過渡期説明信，並協助建立票本庫存管理表。我們不是税務機關，也不是印刷廠，不承諾授權時限或任何處理結果，不替代註冊會計師和律師的專業意見。個案請諮詢註冊會計師或執業律師，本文不構成税務或法律意見。