發現開錯的當下：三件不要做，一件馬上做
發票是連續編號的法定憑證，任何一號都要「有去向」——正確的做法是作廢留存，而不是讓它消失或變樣。
- 不要塗改。劃掉重寫、貼紙覆蓋、修正液，都會讓這張發票的可信度歸零。稽查人員看到塗改，首先懷疑的是事後改金額。
- 不要撕毀或丟棄。發票本里缺了一號，等於留下一個需要解釋的空洞；解釋不清時，對方可以推定這一號對應一筆沒有申報的銷售。
- 不要在原號上「再開一次」。同一號碼出現兩個版本，比開錯本身嚴重得多。
馬上做的一件事：把這張發票的全部聯次收齊，逐聯清楚寫上「CANCELLED／作廢」，註明日期、原因並由經辦人簽名，然後原樣釘回或留在發票本里。如果客户聯已經撕下交給客户，就要把它拿回來和存根聯放在一起；一時拿不回來的，見下文「客户已經拿走」一節。
使用電腦開票系統或電子發票的公司，原則相同，只是動作換成在系統裏走作廢流程並保留作廢記錄，不要直接改數據庫或刪除記錄；系統能否作廢、作廢後如何留痕，取決於你當初向税務機關登記的系統功能，電子發票的整體要求可以看電子發票新規。
作廢不是一件丟人的事。一本發票裏有幾張作廢頁完全正常，只要每一張都在、都寫明瞭原因，就是一本乾淨的賬。發票上到底該有哪些要素，可對照發票開具規則逐項核對後再重開，避免第二張又錯。
先分清錯在哪裏：四類錯誤，處理輕重不同
不是所有錯誤都一樣重。先判斷這張發票錯的是「誰」「多少」「什麼時候」還是「怎麼算」，再決定除了作廢重開之外還要不要動申報。
- 買方信息錯（抬頭、TIN、地址）。對你的銷售額和税額沒有影響，但對客户影響最大：買方信息不符的發票，客户申報進項或列支費用時可能被質疑。這類錯誤通常只需作廢重開，不涉及更正你自己的申報，但要儘快，因為客户有自己的申報期。
- 金額或數量錯。直接影響你的銷售額和銷項税。多開了，你多報了收入和税；少開了，你少報了。兩種都要重開，並核對這張發票所在期間的申報是否已經提交。
- 日期或期間錯。把上個月的銷售開到了這個月，或者提前開了票，會讓收入落在錯誤的申報期。金額小、同一季度內的，影響有限；跨季度、跨年度的，要和會計師商量是否需要更正申報。
- 税務處理錯。應税銷售寫成了零税率或免税，或者相反；含税價和不含税價拆分錯誤；該不該寫預扣税搞混了。這類錯誤最需要專業判斷，因為它往往不是「這一張」的問題，而是同類交易一直都這麼開。
還有一種情況不屬於「開錯」：發票本身沒錯，但事後發生了退貨、折讓或價格調整。這時不應該作廢原發票，而是另行出具貸記或借記憑證來調整，原發票保持有效。把退貨當成「作廢重開」來處理，是很常見的誤操作，會讓兩期的銷售額都對不上。
如果翻賬時發現同一類錯誤已經重複了幾個月，先別急着一張張改，把範圍摸清楚再定方案；要是連申報都出現了成片的缺口，可以對照未申報記錄怎麼清一併處理。
怎麼重開：順序號、交叉註明與交付
重開的發票用發票本里的下一個可用號碼，日期寫實際開具日，並在兩張票上互相註明對方的號碼——這樣任何人翻到其中一張，都能找到另一張。
- 用下一個順序號。不要跳號去找一個「好看」的號碼，也不要倒回去補在作廢那張的位置。
- 日期如實寫。重開日就是開具日。交易實際發生在更早的日期，可以在備註或品名欄寫明「補開／更正某月某日交易」，而不是把開票日期倒簽。倒簽日期會造成發票號碼順序與日期順序不一致，這是稽查時很容易被看出來的異常。
- 交叉註明。新發票備註欄寫「替代第某號已作廢發票」；作廢的那張上寫「由第某號發票替代」。
- 重新核對全部要素。買方登記名稱（不是品牌名或簡稱）、TIN、登記地址、品名、數量、單價、税額拆分、合計。買方名稱和 TIN 最好讓客户用郵件或書面形式再確認一遍，留下記錄。
- 正式交付並留簽收。新發票交給客户時，請對方簽收或郵件回覆確認；同時把舊的客户聯收回。
內部要留一份簡短的更正記錄：哪一號作廢、原因、替代號碼、誰經辦、客户是否已退回原件。這份記錄不需要給誰看，但在一兩年後被問到「這一號為什麼作廢」時，它能讓你在幾分鐘內説清楚。作廢頁、替代發票和更正記錄應當和賬簿一起按規定年限保存，保存年限與賬簿登記方式有關，可參考賬簿登記一文並以税務機關當期規定為準。
如果發票本已經用完或恰好在換本，新舊本之間的銜接要更小心：作廢頁留在舊本，替代發票開在新本，兩邊的交叉註明都不能省。
客户已經拿走、已經入賬甚至已經報税了怎麼辦
客户已經把錯的發票入了賬，你仍然要更正，但順序要變成「先和客户對齊，再作廢重開」——單方面作廢一張客户已經使用的發票，會把麻煩轉嫁給對方。
分三種情形處理：
- 客户還沒申報。最簡單。請客户把原件退回，你作廢後重開，客户用新發票入賬。
- 客户已經入賬並申報，錯的是買方信息。這時客户比你更着急，因為信息不符的發票可能影響他的進項或費用列支。通常的做法是收回原件、重開正確的發票，由客户決定是否需要更正他那一期的申報。
- 客户已經申報，錯的是金額或税額。雙方的申報都受影響。需要先書面確認差額與更正方式——是作廢重開，還是原發票保留、另以貸記或借記憑證調整差額——再各自處理申報。
原件拿不回來怎麼辦。客户説丟了、歸檔到總部了或不願配合時，不要因此就不更正。請客户出一份書面確認，寫明原發票號碼、已知悉該發票作廢並由某號發票替代、原件無法退回的原因，由對方有權簽字的人簽署。把這份確認和你手裏的存根聯一起留存，作為「這一號已經作廢」的證據鏈。
要提防一種情況：客户要求你「再開一張」但不肯退回或確認舊的。這等於市面上同時存在兩張有效發票對應同一筆交易，風險全部在你這邊。沒有收回原件或取得書面確認之前，不要交付替代發票。
如果發票牽涉預扣税——客户付款時按發票金額扣了税——更正後的金額還要和對方出具的扣税憑證對得上，否則年底抵扣時會卡住，相關處理見客户不給 2307 怎麼辦。
已經報過税：什麼時候要更正申報
判斷標準只有一條：更正之後，你那一期申報表上的數字還對不對。對，就只需留好作廢與重開的憑證；不對，就要和會計師商量更正申報。
常見的幾種結果：
- 只改了買方信息，金額税額不變。你的申報數字不變，通常不需要更正申報表；但如果你有隨申報提交的銷售明細，其中的買方信息需要以正確的為準，是否補正以會計師意見為準。
- 同一申報期內作廢並重開。作廢和重開都發生在還沒申報的期間，直接按正確的數字申報即可。
- 已申報的期間，金額開多了。你多報了收入、多繳了税。可以更正該期申報；多繳的部分如何處理（留抵、抵減後期或其他方式）要看税種和當期規定，不要自行在下一期「少報一點扯平」。
- 已申報的期間，金額開少了。你少報了收入、少繳了税。應當主動更正並補繳，隨之產生的附加費用由補繳、滯納等部分構成，具體以税務機關當期規定為準。主動更正和被查出來，性質完全不同。
更正申報是有窗口的：一旦税務機關已經就該期間啓動稽查，納税人自行更正的空間就會受到限制。所以發現錯誤後拖着不處理，是最不划算的選擇。稽查的大致流程可參考BIR 税務稽查全流程。
還要順帶檢查所得税口徑：發票錯誤如果跨了年度，影響的不只是增值税或百分比税，還有年度所得税的收入確認。你的公司適用哪一種間接税、申報節奏如何，可以對照百分比税與 VAT 的區別。如果這筆應收最後根本收不回來，税務上是另一套處理，見壞賬的税務處理。
把出錯率降下來，以及易行能做什麼
發票開錯大多不是粗心，而是開票的人手裏沒有準確的客户資料、也沒有人複核。把這兩件事補上，錯誤會少掉一大半。
- 建一份客户開票資料表。每個客户的登記名稱、TIN、登記地址、是否預扣税、適用的税務處理，由客户書面提供並定期更新。開票時照表抄，不靠記憶。
- 先出形式發票或賬單給客户確認。正式發票開出之前，讓對方先確認抬頭和金額，尤其是第一次交易的客户。
- 開票和複核分開。哪怕公司只有兩三個人，也讓另一個人在交付前看一眼。
- 每月月結時翻一遍發票本。檢查號碼是否連續、作廢頁是否齊全、作廢原因是否寫明、當月申報數字是否和發票合計一致。
- 把作廢率當成一個信號。作廢頁突然變多，往往意味着客户資料表過期了，或者新來的同事沒有交接清楚。
如果是外包給記賬代理開票或報税，也要自己留一份發票本的掃描件，不要讓唯一的記錄只在別人手裏；代理出錯後怎麼收拾，可以看記賬代理漏報錯報怎麼辦。
這類事情易行能做的是流程上的協助：幫你把作廢與替代的對應關係理成清單，協助準備給客户的書面確認函，對照申報記錄找出受影響的期間，並把需要專業判斷的部分交給合作的註冊會計師處理。是否更正申報、如何更正，由持牌的會計師出具意見。
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