先算清楚还能撑多久
第一步是算出剩余的票还能用几天，而不是凭感觉说「快没了」。按每个营业场所、每种票据分别清点：还剩几本、每本剩多少张、最近一个月平均每天开多少张。用剩余张数除以日均用量，就得到大致的可用天数。旺季、促销和月底集中开票的日子要单独估，宁可算紧一点。
同时确认几件和授权有关的事：现有票本的授权编号和有效期是什么，票面上的公司名称、地址和税号是否与当前登记一致，是否有某个分店的票本快用完而另一处还有很多。分店之间的票本通常不能互相挪用，地址不一致的票本开出去会出问题。票面应当具备哪些要素，见 菲律宾发票与收据的开具规定。
算完之后列出一个截止日：如果新票本在这一天之前到不了，就会断档。这个日子是后面所有动作的倒计时，要告诉会计、印刷厂和店长。
申请和催办：授权、印刷、领取三个环节都会卡
新票本要经过三个环节：申请印制授权、合规印刷厂印制、领取后登记启用，任何一环都可能比预期慢。授权申请按税务分局当期要求的方式提交，常见的卡点是登记信息不一致、前期申报有遗漏、上一批票本的使用情况没有按要求报告。印刷必须交给经税务机关认可的印刷厂，不要找来路不明的印店「先印出来」。
催办要有记录：每一次查询的日期、对象、得到的答复，都记在台账里；向分局书面查询进度，保存回复。印刷厂那边，确认授权下来后多久能交货、交货前能不能先确认样张。领取后按要求核对票本的起止号码、授权编号和票面信息，有误当场退回，不要先用起来再说。
如果授权卡在登记信息或申报遗漏上，先把根本问题解决，否则怎么催也催不下来。申报方面的处理见 BIR 未申报 open cases 怎么清；登记地址或名称不一致的，见 搬了办公室却没更新 BIR 登记。
新票本没到之前，有哪些合规的过渡做法
过渡期的做法要以税务机关认可为前提，最稳妥的是先书面向登记的税务分局说明情况、询问可接受的过渡方式，并按答复执行。说明信写清楚：票本用到哪一号、新授权申请的日期和进度、预计断档的日期，以及你打算如何记录过渡期的交易。分局的书面答复或签收的说明信，是日后被问到时最重要的依据。
如果公司已经登记并获准使用电脑化开票系统或电子开票，过渡期是否可以依靠这些系统开具，要以登记内容和税务机关当期规定为准，不要临时自行上线未经登记的系统。电子开票的背景见 BIR 电子开票系统。
无论采用哪种过渡方式，都要做一份过渡期交易台账：日期、客户、品名、数量、金额、收款方式和对应的单据号码，每天由负责人签字。等新票本到了，再按税务分局认可的方式处理过渡期的交易，不要倒签日期补开一批「看起来连续」的发票。
断档时绝对不要做的四件事
断档最危险的不是慢，而是为了不断而走捷径。第一，不要用过期或授权已经失效的票本，即使号码还没用完；这正是很多企业日后被查出问题的源头。第二，不要借用关联公司、朋友公司或别的分店的票本开给自己的客户，票面卖方和实际卖方不一致，买方的抵扣和你自己的申报都会出问题。
第三，不要找没有资质的印店私印票本，或者用电脑自己排版打印「临时发票」；这类票据在税务上通常不被认可，还可能被视为伪造。第四，不要干脆不给票、只收现金，或者告诉客户「下次一起补」。不开票被发现的后果，往往比断档本身严重得多，背景见 BIR 封店行动。
如果有人主动上门推销「现成的发票本」或「能马上拿到授权」，一律拒绝并记录。买来的票本既不合规，也会把你卷入别人的问题，相关风险见 供应商开的是假发票怎么办。
跟客户怎么说：买方要的是合规凭证
对企业客户，要提前、坦白地告知过渡期安排，并承诺在合规前提下尽快提供正式发票。企业客户需要发票来入账和抵扣进项，你断档会直接影响他们的结账。提前发邮件说明：目前在等新票本，过渡期的交易会如何记录、何时会提供正式凭证，以及对接人是谁。这样对方可以安排自己的月结，不至于因为凭证延迟而压款。
对零售顾客，按照税务分局认可的过渡方式处理，并在台账里完整记录；顾客如果需要正式发票，记下联系方式，新票本到位后按认可的方式提供。不要因为没有票本就拒绝交易，也不要承诺「补一张以前日期的发票」。
过渡期结束后，主动和主要企业客户对一次账，确认他们收到的凭证和你的台账一致。客户如果反映发票信息错误，按作废重开的规范处理，见 发票开错了怎么作废重开。
以后怎么排期，以及易行能做什么
避免断档的办法，是把发票本当作库存来管理，设一个安全库存线。每个营业场所按日均用量设定一个「剩余可用天数」的警戒线，低于这条线就启动申请，而不是等到最后一本。每月盘点一次票本存量，把授权编号、有效期、剩余号码登记在一张表里，由会计和店长共同签字。
同时留意授权本身的有效期，不要只盯着张数。旺季前、搬迁前、开分店前、更改公司名称前，都要提前检查票本能不能继续用。营业场所的其他展示文件，例如税务登记证和「索取发票」告示，也放进同一张检查表，见 BIR 税务登记证丢了怎么补。
易行国际旅行社（SEC 注册号 CS202009551，菲律宾移民局认证代办 CA-202624381-1）为在菲中资企业提供 税务合规与优惠申请支持：协助估算票本用量、准备印制授权申请材料、跟进税务分局进度、起草过渡期说明信，并协助建立票本库存管理表。我们不是税务机关，也不是印刷厂，不承诺授权时限或任何处理结果，不替代注册会计师和律师的专业意见。个案请咨询注册会计师或执业律师，本文不构成税务或法律意见。