先扔掉中国那套：菲律宾没有「增值税专用发票」
把国内的经验带过来，是这件事上最大的成本来源。先把三个根本差异摆清楚：
- 谁来开票。 国内是税务机关监制票样、企业通过税控设备或电子发票平台开具；菲律宾是纳税人自己找 BIR 认可的印刷厂印，或用自己经登记的系统开。这里没有「去税务局代开发票」这回事。
- 怎么控制。 国内靠税控设备与全国联网的发票系统；菲律宾靠的是登记 + 授权编号 + 连续序列号 + 事后稽查。你的票有没有效力，取决于它是否在授权范围内、票面要素是否齐全、序列号是否连续、有没有如实入账申报。
- 怎么分类。 国内分专票与普票，看能不能抵扣进项；菲律宾的分类维度是纳税人身份（VAT 还是非 VAT）和交易性质（货物还是服务）。
所以这里的合规重点完全换了位置：不是「怎么去开票」，而是「我这套票是不是被批准使用的、票面写对了没有、序号有没有断」。
要看你公司到底被批准用哪几种票，最直接的办法是把两份文件拿出来对：BIR 注册证（Form 2303），上面写明你的登记税种与被核准的业务类型；以及你的票据授权文件，上面写明被批准印制或系统开具的票种、序列号范围与有效期。不要凭同行的口述或几年前的经验操作——同一条街上两家公司的票种可能就不一样。
Sales Invoice 与 Official Receipt：传统分野与近年调整
这是所有人第一个问题：这两张纸到底什么时候开哪一张。
传统的分野
菲律宾长期以来的做法，是按交易性质区分票种：
- Sales Invoice（销售发票，SI）：销售货物时开具，是买卖发生、货物交付的凭证。传统上在交货时开，不以收到钱为前提。
- Official Receipt（正式收据，OR）：提供服务或收到款项时开具，是收款凭证。传统上服务方先出 Billing Statement 或 Statement of Account 催款，实际收到钱的时候才开 OR。
- 配套还有两张：卖货方收到货款时开 Collection Receipt；服务方在收款前先出 Billing Statement。这两张都不是主凭证。
为什么要这么分？根源在税基的确认时点：货物销售的税通常在交货时发生，服务的税传统上在收到款项时发生。票种分开，是为了让凭证与纳税义务发生时点对上。
近年的调整
这里必须说清楚：制度近年有调整。 税制简化改革把服务方的主凭证也向 Invoice 统一，Official Receipt 的角色相应变成补充性的收款凭证；同时对过渡期内已印制未用完的旧票，规定了加盖字样后继续使用的安排。这意味着——
- 不要拿几年前的旧口径套现在的业务，也不要照抄网上没标日期的老文章；
- 你手上的票该怎么用、能不能继续用、要不要重新申请，以 BIR 现行规定与你公司实际登记的票种为准；
- 如果你的供应商开来的票种与你的预期不一致，先看他的授权文件，再决定要不要退回重开——直接拒收可能是你搞错了。
一个稳妥的操作原则：每次制度调整或公司登记事项变更后，让会计把「我们该开什么票、什么时候开」重新确认一遍并写成一页内部指引，发给销售和出纳。绝大多数票据问题不是不懂规则，是一线开票的人还在按旧习惯做。
VAT 与非 VAT 纳税人：票面写法不一样
票开得对不对，很大程度上取决于票面要素。而 VAT 纳税人和非 VAT 纳税人的票面要求，是两套不同的写法。
VAT 纳税人
- 票面要明确标示公司为 VAT 登记纳税人，并印出税号（含分支代码）。
- 销售要按性质分列：应税销售、免税销售、零税率销售分开列示，不能混成一行。
- VAT 税额要单独列示，不能只给一个含税总额。
- 交易金额达到规定门槛时，还要写上买方名称、地址与税号（门槛以 BIR 现行规定为准）。这一条对 B2B 特别重要——买方信息没写全，对方可能没法抵扣，票会被退回来。
- 免税或零税率交易要在票面上明确标注依据，标不清可能被视同应税处理。
非 VAT（Percentage Tax）纳税人
- 票面要明确标示 NON-VAT。
- 绝对不能在票上列示 VAT 税额。非 VAT 纳税人却在票面上收了 VAT，通常会被追缴并加处罚则，这是很实在的风险。
- 非 VAT 纳税人开出的票，买方不能据以抵扣进项——这一点在你选择供应商时就要考虑，因为它直接影响你的实际成本。
从买方角度看这件事更实用：你付出去的钱，能不能抵进项、能不能作为费用扣除，取决于对方给你的票是否合规。收票时至少要现场看四样：有没有印公司名与税号、有没有 VAT 或 NON-VAT 的标示、序列号在不在、开票单位是不是你实际付款的对象。票上的公司和你转账的收款方不一致，是稽查里最难解释的一种情形。
还有第三种票面：零税率交易必须在发票上正确标注，否则退税一到稽查就站不住——见 菲律宾 VAT 零税率销售与出口进项退税。
收不到合规票据 = 费用不能抵扣
这是全篇最该记住的一句话。BIR 稽查中最常见、也最难反驳的一类调整，就是把没有合规凭证支持的费用整笔剔除——不是打折，是剔除。剔除之后应税所得上升，补税、附加与利息一起来。
要让一笔费用站得住，通常需要一条完整的凭证链，而不只是一张票：
- 合规的销售发票或收据：由授权票据开出，票面要素齐全，抬头是你的公司。
- 预扣税凭证（Form 2307）：你付款时如果属于应代扣预扣税的项目，必须依法代扣，并向对方出具 2307。没有依法代扣，你自己这笔费用的扣除也可能被否定——很多人只知道 2307 是给对方用的，不知道它同时保护自己。
- 付款证据与业务实质：银行记录、合同、验收单、交付证明。稽查问的从来不只是「有没有票」，还有「这笔业务真的发生过吗」。
三种最贵的省钱做法
- 「不开票便宜一点」。省下的那一点，在被剔除费用、补税加罚之后，几乎必然是净亏。而且这笔账不是当年结，是几年后一次性结。
- 用白条、手写便条、或者别家公司的票充数。抬头不对、开票方与收款方不一致，在稽查里等于自证。
- 该代扣的没代扣。付房租、付顾问费、付服务商，这些通常都涉及预扣税。少扣的税最终仍要由你补，还会影响费用扣除。
另外提醒一句归档：收到的票要按你的记账期间及时入账归档，跨期票据的处理有规则，年底才把一整箱票倒出来找会计的做法，既容易漏、也容易出现无法解释的时间差。涉税个案请咨询菲律宾执业会计师或律师，本文不替代专业意见。
凭证链缺一环，整笔费用就可能被稽查剔除？→ 发票与账务合规托管
作废、更正与保存：开错了怎么办
票开错是常事，处理方式错了才是问题。核心原则只有一句：票据是有序列号的受控文书，只能作废，不能涂改、不能撕掉丢弃。
作废（VOID）
- 把所有联次全部收回，在票面标注作废，并按序列号原样保存在票本里。
- 已经交给客户的，要请客户退回原件再作废；退不回来的，要有书面说明与替代证据。
- 缺失的联次在稽查时必须解释得清。解释不清的，通常会被按「已开具的销售」处理——也就是说，一张丢掉的空白票，可能被当成一笔你没申报的收入。
更正与退货折让
- 金额或内容错了，正确做法是作废原票、重开一张，或按规定出具贷记通知（Credit Note / Credit Memo），并在相应期间的申报中做调整。
- 发生退货、折让、销售退回时，同样通过贷记通知处理，不是把原票销毁。原票已经进了序列，销毁它只会制造一个无法解释的缺口。
- 用系统开票的，作废与红冲要走系统与 BIR 认可的流程，绝对不要直接改数据库或删记录——系统日志与报表是能被调取比对的。
保存
所有已开、作废、未使用的票据，连同账簿与相关凭证，都要按法定年限保存，具体年限以 BIR 现行规定为准。搬家、换会计、换系统这三个时点是票据丢失的高发期，交接时务必把票本、授权文件与序列号台账一起清点移交。
一份可以照着走的自查
- 你公司被批准使用哪几种票？2303 和票据授权文件拿得出来吗？
- 开票的人知道什么情况开哪一种、票面要写哪些要素吗？有没有一页内部指引？
- 序列号连续吗？作废票是否全联次留存在册？
- 收到的每一张供应商票，抬头、税号、VAT 标示、开票方与收款方是否都对得上？
- 该代扣预扣税的付款，2307 是不是都出了？
票据这件事的特点是：平时看起来无关紧要，稽查时集中爆发，而且几乎无法事后补救——因为票是有序号和时间的。与其到时候一张张解释，不如在开业或制度调整时就把规则定对。如果你不确定自己现在的票种、票面与凭证链是否站得住，可以让易行帮你把票据与凭证链核一遍，从授权文件、开票规则到供应商票据的验收标准一起理清。本文只讲通用机制，且制度近年有调整，一律以 BIR 现行规定为准；涉税涉法个案请咨询菲律宾执业会计师或律师，本文不替代专业意见。